Consultores Documentales

Haz lo posible para organizar una buena presentación ejecutiva de la propuesta del plan de implantación, se trata de una actividad de gran trascendencia en el proyecto de consultoría.

Tienes que ser capaz de reunir en un acto breve a la mayor parte de las personas que tengan alguna capacidad de decisión sobre la propuesta. En algunos casos hemos comentado que el buen gestor además de un sólido perfil técnico debe ser un habilidoso comunicador. Si consigues esa reunión, no te quepa duda de que esos treinta minutos pueden implicar el éxito o el fracaso de tu propuesta.

Encontrarás en Internet una ingente cantidad de consejos y fórmulas mágicas para hacer presentaciones eficaces (busca por ejemplo “cómo hacer presentaciones eficaces”).

Te recomiendo prestar especial atención a:

-Preparación. Nada se improvisa.

-Simplicidad. El resultado del análisis, propuesta, plan de implantación y valoración deben quedar sintetizadas entre cinco y siete trasparencias si se utiliza un programa ofimático de presentaciones.

-Estrategia. Debes estar convencido de lo que estás haciendo y saber qué quieres conseguir.

-Organización. Deberás verificar con anterioridad toda la logística de la presentación, convocatoria previa, confirmación de agendas y documentación a entregar, así como la sala y los medios.

Una vez finalizada la presentación y analizado el resultado de la misma, deberás definir el siguiente paso. Si todo ha salido bien puede ser la implantación del proyecto.

El Escribano, fecit.

Completamos los contenidos de la propuesta.

6.- Recursos humanos

Teniendo en cuenta los objetivos y alcance del proyecto se deben identificar los perfiles profesionales que intervendrán en la ejecución del mismo. La mayoría de los proyectos exigirán la configuración de un equipo temporal que se vincula al proyecto y se extingue con él.

Tomando como referencia dos variables de proyecto, carga de trabajo y plazo, se puede hacer una propuesta de configuración de equipo de proyecto consistente.

Además del número de recursos, se deben aportar los perfiles profesionales, titulación y experiencia mínima requerida, funciones, responsabilidades, estructura organizativa y modelo de relación.

7.- Recursos materiales

Se hará una relación de los medios materiales más importantes que deban ser empleados en la ejecución del proyecto y las exigencias logísticas de los mismos. Equipos tecnológicos, materiales especiales, adecuación de espacios de trabajo, almacenamiento o manipulación, servicios auxiliares, etc.

8.- Plazo estimado o recomendado

Tomando como referencia el contexto interno y externo de la organización se propondrá un plazo recomendado de implantación. En algunos casos el plazo puede ser crítico y en otros casos no tanto. Por ejemplo en un proyecto de organización de un fondo documental que se ha estimado como resultado de un inventario previo no debería producirse una demora excesiva ya que el paso del tiempo puede afectar a la calidad de información del inventario.

9.- Valoración económica

Todo lo anterior debe ser culminado con una valoración económica en la que se detalle sin lugar a duda aquellos aspectos requeridos por el cliente como precio final, impuestos, gastos incluidos y excluidos, precio por unidad de proceso y cualquier otro dato necesario.

Es muy recomendable además acompañar la propuesta económica con información como vigencia de la oferta, plazo de garantía, etc.

Como continuación de la entrada anterior seguimos describiendo los contenidos a incluir en el plan de implantación y valoración. 3.- Marco metodológico y operativo

Debemos dejar constancia, de forma sucinta, del marco metodológico a emplear en el proyecto, metodología archivística, modelos de digitalización, contexto normativo y de calidad a emplear, y cualquier otro aspecto que permita transmitir seguridad y garantía al cliente de que se está tratando con especialistas.

4- Modelo de seguimiento, control y ejecución del proyecto

Se deben señalar las principales líneas de actuación en esta materia para que se pueda conocer en tiempo real la información operativa. Se monitorizará el servicio, la productividad, las incidencias, etc., de forma constante y se complementará además con los informes de seguimiento regular que se deban emitir.

5.- Requisitos generales del servicio

Una parte importante de los proyectos documentales se desarrollan en las propias instalaciones del propietario y gestor del fondo documental, sea un organismo público o una institución privada.

Por lo tanto, será interesante detallar algunos requisitos que pueden condicionar el servicio como:

-Localización de las ubicaciones de trabajo y horario.
-Medidas en materia de acceso, seguridad, control y confidencialidad.
-Composición, características técnicas y profesionales del equipo de trabajo.
-Acuerdos de nivel de servicio, medidas e indicadores de calidad.
-Entrega y recepción de los trabajos.
-Coordinación, inspección y seguimiento.
-Etc.

Cualquiera de estos aspectos, como la  seguridad o la logística, deben ser tenidos en cuenta porque condicionan la operativa del servicio y en definitiva los costes.

Imagina que debes digitalizar documentos que por la naturaleza de la información no pueden salir del archivo que los custodia y además el servicio sólo se puede operar en turno de mañana. Este aspecto limita nuestras capacidades productivas al no poder operar un segundo turno en la misma jornada, quedando las máquinas paradas. Esto supone que debes contemplar un plazo temporal mayor, así como la imputación de esos costes a la valoración del proyecto.

Continuamos en la siguiente entrada.

El Escribano,  fecit.

Nuestra propuesta de implantación no va a recoger toda la información disponible pero sí aquella que debemos entender como prioritaria para todos los interlocutores, no sólo técnicos sino también directivos.

Los mensajes deben ser directos, comprensibles, resumidos y cuantificados de tal forma que su lectura deje poco lugar a la duda, evitando de este modo interpretaciones ambiguas.

Vamos a sugerir unas ideas como siempre abiertas a lo que cada uno considere oportuno, si bien entendemos que estas informaciones que detallamos a continuación, de una forma u otra, deberían estar presentes en este informe de propuestas:

1.- Introducción.

Brevemente se debería describir la solución propuesta enumerando los datos más significativos en cuanto al alcance de la misma. Se trata sencillamente de resumir el entregable anterior, mucho más técnico y elaborado, haciéndolo accesible a los interlocutores finales.

Por ejemplo:

• Trabajos de tratamiento archivístico de un fondo de naturaleza administrativa, ubicado en dos depósitos centrales en el edificio sede de la compañía. Comprenden aproximadamente 737 metros lineales, con el alcance que se detalla a continuación:
  • Identificación, clasificación, descripción e instalación normalizada de 670 metros lineales de archivo administrativo, equivalente aproximadamente a 6.030 unidades de instalación normalizadas y 102.500 expedientes ente los años 1985-2003.
  • Propuesta de expurgo de documentos de apoyo administrativo sin valor documental, estimado aproximadamente en un 10% del mismo, equivalente a 67 metros lineales (fotocopias, publicaciones periódicas…).
  • Destrucción certificada de la propuesta de expurgo revisada y aprobada.
  • Informatización en base de datos de archivo a nivel de caja y expediente de acuerdo con la ficha normalizada de descripción vigente.
  • Digitalización de la serie documental de Contratos Corporativos, estimada en 2.000 expedientes y 400.000 páginas, formato A4, fichero de salida Tiff Grupo IV, blanco y negro a 150 dpi. Indexación por número único de contrato (12 dígitos). Exportación y carga.
  • Exportación de ficheros de imagen a formato pdf para explotación.

2.- Fases principales con EDT y diagrama de Gantt.

La secuencia de objetivos descrita en la introducción debe ser planteada en una EDT o estructura de desglose de tareas y, aprovechando este esfuerzo, lo encuadraremos en un marco temporal a través de un diagrama de Gantt.

El resultado del mismo deberá representar el despliegue del proyecto en el tiempo con la secuencia lógica de tareas programadas. Puesto que estamos en un resumen ejecutivo, quizá sea excesivo mostrar todo el detalle pero no deben faltar las actividades principales, de tal forma que cualquier interlocutor conozca en el marco temporal la estimación de avance y las áreas comprometidas en cada momento.

Sólo con estos dos elementos habremos conseguido sintetizar dos aspectos muy importantes, pero no los únicos.

Seguimos avanzando en la siguiente entrada.

Ha sido un año muy interesante de intercambio de información entre todos los que participamos en Consultores Documentales escribiendo, comentando, leyendo, corrigiendo, sugiriendo, etc., que nos llena de satisfacción y de ganas de seguir con el proyecto.

Somos de naturaleza inquieta y eso nos hace, sin duda, curiosos y “emprendedores”. Esperamos que durante el primer trimestre de 2010 vea la luz nuestra plataforma virtual de talleres prácticos basada en Moodle. El objetivo inicial de la misma es profundizar en la dimensión práctica de los contenidos sobre los que escribimos. Estamos dedicando un esfuerzo extra para entrar en pruebas cuanto antes, e iremos publicando información precisa sobre este nuevo proyecto en el blog (ver también pestaña Talleres).

Sin entrar en detalles cuantitativos, desde enero a diciembre de 2009 se han multiplicado casi por nueve las visitas al blog, lo que nos ilusiona pero en ningún caso nos obsesiona. Más que un crecimiento sostenido queremos mantener un grupo de lectores estable, inquieto y exigente.

La experiencia de escribir desde una plataforma abierta es insuperable, os la recomendamos a todos. Impresiona ver cómo los contenidos se dispersan desde nuestro teclado en España y llega a tantos países: Estados Unidos, Méjico, Chile, Venezuela, Perú, Francia, Colombia, Ecuador, Costa Rica, Argentina, Japón, República Dominicana, Gran Bretaña, El Salvador, Guatemala, Bolivia, Puerto Rico, Finlandia, Panamá, Canadá, Nicaragua, Honduras, Cuba, Alemania, Polonia, Israel, Uruguay, Brasil, Paraguay, Italia, China, Marruecos, Holanda, India, Dinamarca, Bélgica, Suiza, Suecia, Australia, Portugal, Omán, Vietnam, Pakistán, Emiratos Árabes, Hungría, Tailandia, Turquía, Noruega, y algún lugar más que seguro que se nos ha pasado.

Una ayuda muy importante en esta “dispersión” se consigue a través de RSS en sitios como ArchiveBlogs, Conference.archimuse y otros que nos han permitido formar parte de comunidades expertas más amplias. A esto se unen las vinculaciones a otros blogs conocidos como @archivista, archivos de Iberoamérica,  La herramienta del documentalista y doYgestión, principalmente.

Nos hizo mucha ilusión la reseña en Acal y la presentación en Arxiforum / Iwetel, así como todos los comentarios, las consultas vía correo interno que hemos recibido y nuestra lista gratuita creciente de suscriptores por e-mail.

En fin, como es propio en estas fechas, vamos a parar para descansar unos días (disculpad si nos demoramos en alguna contestación) y reincorporarnos con nuevos aires.

Como siempre, recibid un cordial saludo.

Consultores Documentales

El Escribano, fecit (2009)

Para cerrar el círculo lo que se espera de la colaboración es facilitar a nuestro interlocutor un Plan de Implantación con detalle, al menos de las estimaciones de plazo, recursos humanos, materiales y coste o precio.

Esa información permite trasladar un mensaje útil en el que las partes implicadas, desde la Dirección hasta las oficinas más técnicas, pueden valorar a qué se deben enfrentar.

Hagamos una autocrítica: ¿De qué vale hacer un catálogo de problemas en nuestros servicios archivísticos sin proponer una solución delimitada en los aspectos más importantes? Creo que es una idea que he repetido en diferentes ocasiones y de la que estoy convencido. Un responsable de un servicio de naturaleza horizontal, como es la gestión documental corporativa, debe ser un buen técnico y un habilidoso gestor.

Para llegar a este punto, la culminación del proyecto de consultoría, se debe haber recibido la aprobación de cada una de las fases anteriores, lo que garantiza no sólo la conformidad de los trabajos de análisis y propuestas, sino la implicación en el proyecto de nuestro interlocutor.

En las siguientes entradas veremos un esquema sencillo de Plan de Implantación:

• Introducción
• Descripción del proyecto
• Recursos humanos
• Decursos materiales
• Estimación económica
• Presentación ejecutiva

El Escribano, fecit

Hoy recibíamos en el blog una consulta de Jaime que por su contenido nos ha parecido interesante y hemos decidido contestar haciendo una entrada con la consulta y la respuesta.

Jaime:

“Hola Escribano podrías comentarme si conoces alguna ventaja del uso de metodologías? que más te ha impactado y por qué?. ¿Cuál es la desventaja principal que le encuentras al uso de metodologías? ¿Por qué? ¿Cómo lo solucionarías? Gracias de antemano es urgente.”

Buenos días Jaime. Sin duda interesante cuestión la que planteas, vamos allá.

¿Ventajas en el uso de las metodologías?

Desde mi punto de vista muchas, si no todas. La metodología aplicada con inteligencia facilita el trabajo eficiente, eficaz y altamente productivo. Piensa que detrás de un corpus metodológico, el que sea, hay mucha experiencia, resolución de problemas, minimización de riesgos, control de costes, etc. En definitiva, son guiones normalizados y accesibles más o menos teóricos de muchos proyectos y seguramente quebraderos de cabeza.

¿Qué más me ha impactado?.

Desde mi propia experiencia en la que mi trabajo se orienta a consultoría, definición e implantación de proyectos en entornos de servicios, desde luego por encima de todo me ha resultado muy rentable la aplicación de métodos de dirección y gestión de proyectos cuyo origen creo que está en las disciplinas de ingeniería (definición, planificación, organización, control y conclusión). Hace años cursé un postgrado en Dirección Integrada de Proyectos, creo que impartido por personal de la Escuela de Ingenieros Industriales donde esas metodologías tienen su nicho natural, disciplinas por otro lado que deberían formar parte de la mayoría de planes de estudio porque ¿quién no se enfrenta en su día a día a la gestión de un proyecto como una reforma de una vivienda, la digitalización de un archivo, un ciclo de conferencias o la organización de un curso académico?

No obstante, ese método me he visto obligado a personalizarlo con el resto de metodologías que he empleado en materias específicas en las que he trabajado, por ejemplo, como puedes ver en el blog de Consultores Documentales, vinculado con métodos archivísticos.

¿Cuál es la desventaja principal que le encuentras al uso de metodologías?

Sin duda aplicar las metodologías en un plano teórico y al pie de la letra sin personalizarlas, adaptarlas y adecuarlas a cada contexto y caso. Creo que todos conocemos a más de uno que dice saber cómo se debe acometer “X” (hacer una zanja u organizar un archivo,) y si se le encomienda que lo haga por no saber no sabe en la práctica real qué es izquierda y qué es derecha.

¿Cómo solucionar esa desventaja?

Aplicar metodologías en una dimensión real de operaciones. Es ahí donde te “bates el cobre”, especialmente si lo que haces tiene que tener una rentabilidad económica positiva. Con esto quiero decir que si no trasladas los modelos metodológicos a la realidad no dejan de ser literatura.

Otro aspecto que me ha resultado útil es que con el paso del tiempo y con el conocimiento teórico y práctico al que he podido acceder, he ido seleccionando aquellos elementos de cada metodología que me han parecido interesantes y los he mezclado y adaptado a mis necesidades y proyectos.

Creo que el cóctel metodológico para que sea útil debe configurarse con conocimientos metodológicos + experiencia práctica + sentido común, un trago insuperable.

Jaime, un saludo y espero que la reflexión te resulte útil.

El Escribano

Decíamos en la entrada anterior “… las fantasías aquí no tienen cabida…” refiriéndome a aquellos planteamientos etéreos y nebulosos que ocupan mucho pero en el fondo aportan poco porque puestos a escribir el papel lo aguanta todo pero la realidad no.

Abro la entrada con una postura crítica pero creo que necesaria… si nos piden que aportemos valor y conocimiento para resolver algo hagámoslo y si no sabemos dejemos paso a los que saben y aprendamos, así de sencillo.

Hasta este punto incluso algún atrevido puede haberlo intentarlo pero ¿qué ocurrirá en el siguiente paso cuando haya que valorar económicamente, planificar y presentar formalmente las soluciones?, pocos pasarán el corte y otros se retirarán.

Respecto al informe de propuestas poco se puede decir más que se trata de un documento que debe estar bien estructurado y fácilmente comprensible.

Generalmente en nuestro ámbito profesional los escenarios de solución abordarán un modelo organizativo tanto del fondo documental, como de los procesos operativos, perfiles y responsabilidades, medios materiales, líneas de servicio, etc., como tecnológico ya que todo ese modelo para ser eficaz y eficiente debe estar soportado en soluciones tecnologías de naturaleza diversa que se integrarán de acuerdo con el modelo organizativo y no al contrario.

Pasemos a repasar algunos aspectos importantes de la valoración y planificación del escenario propuesto.

El Escribano, fecit.

Tal y como comentaba en la entrada anterior entramos en la fase de consultoría donde se debe poner de manifiesto el conocimiento, la experiencia y la originalidad si existe la oportunidad para ello.

Hace poco recibía una consulta interna de una lectora en la que hemos intercambiado una serie de opiniones respecto a la implantación de indicadores de gestión en un proyecto y coincidíamos en un aspecto que se debe tener siempre presente en esta fase… no dejes de reutilizar soluciones que hayas probado, te permite presentar una propuesta más consistente, mejor valorada así como reducir los riesgos e incertidumbres respecto al producto final. No obstante casi siempre deberás personalizar tu solución, cada organización aun siendo muy parecidas nunca son iguales.

Para no perderte respecto a los posibles escenarios de mejora a proponer toma como referencia los objetivos del proyecto. Apuntamos además un dato importante, los escenarios pueden ser varios y cada uno puede depender de contextos diferentes, por ejemplo una primera fase urgente y una segunda más estable por que el contexto actual así lo determina aunque a priori pueda no parecer la solución perfecta aunque si la necesaria.

Lógicamente interesa validar con el cliente las posibles soluciones ya que en la siguiente fase deberás valorarlas, dimensionarlas y planificarlas por lo tanto las fantasías aquí no tienen cabida.

Seguimos comentando sobre propuestas en la siguiente entrada.

El Escribano, fecit.

Antes de entrar en la fase de propuestas me gustaría repertir de nuevo que la fase que más recursos consume (especialmente tiempo y dinero) es la toma de datos y por lo tanto debemos ser muy cuidadosos en la misma, en su planificación, en el método y en el resultado final.

En este punto ya con el análisis DAFO concluido nuestro cliente debe tener encima de la mesa una fotografía lo más fiel posible de la problemática objeto de análisis, pero se trata de una fotografía comentada con un criterio técnico, cualitativo y cuantitativo. Siempre he defendido la fase de consultoría como paso previo a una implantación de un proyecto, especialmente si es complejo. Permite priorizar y tomar decisiones basadas en un criterio razonado.

Si quisiéramos hacer una equivalencia sencilla podemos pensar en la metodología que se sigue en una consulta médica. El enfermo explica al especialista que no se encuentra bien y el médico realiza la primera aproximación a los síntomas. Es como nuestro cliente que nos dice que algo en su gestión documental no funciona y nosotros hacemos una visita y verificamos los primeros síntomas (inexistencia de especialistas, fondos documentales no organizados, falta de procedimientos, infraestructuras insuficientes…), lógicamente se necesita más conocimiento, tiempo e inversión para valorar el punto de partida.

El médico autoriza y solicita pruebas, análisis y valoraciones de diversa naturaleza… en nuestro caso realizamos la toma de datos que hemos venido comentando. Reunida toda la información  se analiza, valora y diagnostica.

El médico le podrá decir  “su estado de salud es delicado por el motivo X tal y como manifiestan estos indicadores médicos, pero vamos a definir un plan de choque para tratar devolverle un estado de salud óptimo”. Nosotros haremos lo mismo con la gestión documental, con todos los datos analizados emitiremos un diagnóstico y es a partir de este punto donde vamos a definir las estrategias de mejora.

Entramos en una fase donde el conocimiento técnico pero sobre todo la experiencia práctica adquiere un valor especial. Además quiero aprovechar la oportunidad para recordar una idea que siempre me ha gustado y sobre la que he escrito anteriormente,  la búsqueda del equilibrio entre lo útil y lo práctico.

Pasamos al planteamiento de propuestas

El Escribano, fecit.