Consultores Documentales

Os facilitamos información detallada del primer Taller Práctico que vamos a realizar en las próximas fechas y que repetiremos sucesivamente:

Título del taller y descripción:

Taller práctico sobre gestión de proyectos aplicado a un supuesto documental de propuesta de plan de implantación y valoración relativo a un servicio de inventario somero y cotejo en un archivo de pólizas de seguro (definición, planificación, cargas de trabajo y costes, organización, control y resumen ejecutivo de la propuesta)

 Objetivos:

• Definir alcances
• Identificar, valorar y dimensionar recursos (humanos y materiales)
• Planificar, organizar y controlar
• Estimar esfuerzo en horas de trabajo y costes
• Presentar una propuesta resumida de elaboración básica de plan de implantación y valoración económica.

Duración:

40 horas distribuidas en 30 días naturales.

Nivel:

Básico

Fechas estimadas:

Inicio: 12-04-2010

Fin:  11-05-2010

Estructura del taller:

TEMA 1 Introducción: conocimiento del aula virtual, descarga del supuesto práctico, resolución de dudas, planificación y lecturas recomendadas.

TEMA 2 Definición: elaborar la secuencia de actividades y tareas necesarias para cumplir con la meta y objetivos del supuesto práctico.

TEMA 3 Planificación: realizar una estimación de esfuerzo en horas,  costes y cronograma.

TEMA 4 Organización: configurar el organigrama del equipo de proyecto y la definición de responsabilidades de cada perfil que intervendrá en el mismo. 

TEMA 5 Control: elaborar el plan de control y seguimiento del proyecto 

TEMA 6 Elaboración de la propuesta ejecutiva:

• Cronograma
• Plazo de ejecución máximo comprometido
• Relación de perfiles profesionales y horas de dedicación
• Relación de medios materiales requeridos
• Coste total estimado

Operativa del taller:

- Dirección y elaboración de contenidos: Consultores Documentales (El Escribano)

- Participantes: abierto a cualquier participante interesado

- Entregables: Entregas parciales por tema y propuesta final de implantación. Todas las propuesta finales elaboradas por los participantes se unificarán en un único documento anónimo que se distribuirá a cada uno para conocer los diversos planteamientos y soluciones elaboradas.

-Plazas: entre 3 y 5 (el taller práctico se repetirá regularmente con grupos distintos) 

-Modalidad: online

-Importe: gratuito

-Matriculación: solicitar inscripción al correo electrónico de contacto

-Contacto: tallerdeprueba@sorprendemos.com

Inicialmente vamos a arrancar con talleres de prueba gratuitos limitados a un número reducido de participantes, sobre todo para minimizar el impacto si algo no sale como esperamos.  No obstante, tenemos intención de repetir el mismo taller con grupos diferentes.

Trabajaremos sobre una plataforma de formación virtual Moodle,  sistema de gestión de cursos en línea (LMS, Learning Management System),  en el que el tutor del curso/taller es sobre todo un orientador o facilitador cuya meta es tratar de que el participante capte el conocimiento de forma proactiva.

Las plataformas Moodle soportan actualmente más de 33 millones de usuarios en más de 45.000 instalaciones, 200 países y 75 idiomas,  con una amplia difusión en entornos académicos, institucionales, empresariales y particulares (Estadísticas de Moodle.org / febrero 2010).

Somos conscientes de que nuestras primeras experiencias serán mejorables y queremos contar con la ayuda y la crítica constructiva de nuestros primeros participantes con los que vamos a intercambiar nuestra práctica a cambio de sus sugerencias con el objetivo de mejorar los talleres (contenidos, uso, información, calidad, alcance…).

Hemos habilitado una dirección de correo electrónico provisional para esta fase de puesta en marcha y prueba ( tallerdeprueba@sorprendemos.com ) a la que os podéis dirigir si estáis interesados en participar. A través de la misma entraremos en contacto personal con cada uno de vosotros.

Arrancaremos con un supuesto sencillo: plan de implantación y valoración relativo a un servicio de inventario somero y cotejo en un archivo de pólizas de seguro: definición, planificación, cargas de trabajo y costes, organización, control y resumen ejecutivo de la propuesta.

Los conocimientos previos requeridos para participar no son especializados:

• Conocimientos generales/básicos de archivística y/o gestión documental
• Conocimientos a nivel de usuario de Microsoft Excel y Microsoft Word
• Conocimientos básicos de Internet

El Taller Práctico no contempla una dedicación específica a:  

• Metodología archivística o de gestión documental. La práctica no consiste en discutir sobre la metodología archivística o documental a emplear en la solución. Esta circunstancia no es tan importante en el taller aunque los conocimientos básicos son necesarios para poder afrontar más cómodamente la práctica. Se trata principalmente de trabajar aspectos prácticos de la gestión de proyectos.
• Ofimática básica. Los participantes del taller deben tener los conocimientos básicos para completar una plantilla en Excel o escribir un documento en Word y por lo tanto no se contempla soporte técnico de ofimática como parte de los contenidos del taller.

En la próxima entrada daremos más detalle sobre la planificación del taller práctico de prueba, informaciones complementarias y próximos pasos.

El Escribano, fecit.

A finales del 2009 anunciábamos de forma discreta nuestra nueva línea de servicio actualmente en fase de pruebas internas, los Talleres Prácticos de Consultores Documentales. No se trata tanto de cubrir un aspecto formativo si no más bien de participar en un ejercicio práctico sobre los principios de la sencillez y el sentido común.

Desde los Talleres queremos potenciar el “Conocimiento Práctico” utilizando simuladores y casos sobre los que trabajar una selección de habilidades:

• Definir alcances
• Identificar, valorar y dimensionar recursos (humanos y materiales)
• Planificar, organizar y controlar
• Estimar de esfuerzo en horas de trabajo y costes
• Presentar propuestas

Como meta buscamos provocar una reflexion sobre los elementos cualitativos y cuantitativos del ciclo de vida de un proyecto y no tanto en contenidos metodológicos y/o técnicos (gestión documental, archivística, etc.). Por lo tanto  la casuística documental o de servicios no es el foco de la materia sino el contexto sobre el que trabajar los contenidos.

Inicialmente no se van a tratar todas las materias posibles pero si una selección de las que estimamos importantes y que permiten dar respuesta a muchas preguntas que un buen gestor debe conocer, generalmente cifras y fechas:

• Cómo…
• Cuánto…
• Cuándo…
• Cuáles…

Desde luego dejamos la puerta abierta a la experiencia real para que nos vaya dirigiendo y orientado en cada momento sobre lo que resulta útil a nuestros lectores y participantes  y desde aquí somos capaces de ofrecer.

Os seguimos  informando a través del Blog.

El Escribano, fecit.

Se hace necesaria una sencilla reflexión sobre cuestiones económicas muy simples, pero de gran trascendencia cuando tratamos algunos aspectos en la gestión económica de proyectos.

No vamos a entrar en los modelos de determinación de precios y aspectos similares más propio de un ámbito estratégico y comercial.  Por otro lado, tampoco pretendo profundizar en detalles de contabilidad por dos motivos: no soy experto, y necesito expresarlo de una forma muy sencilla y operativa.

Muchas veces hablamos de coste, margen y precio sin tener muy claro a qué nos estamos refiriendo y es un aspecto muy trascendente para poder entender correctamente el alcance económico que estamos valorando.

-Coste: es el valor económico que imputamos en las estimaciones para acometer las metas y objetivos que tenemos planteados en el alcance. Pueden ser de naturaleza muy variada: consumos materiales, servicios profesionales auxiliares, personal, etc.

-Margen: es el margen de beneficio que queremos aplicar sobre el producto o servicio que vamos a proveer.

-Desviación por IPC: si se trata de un proyecto a varios años se debe incluir el valor oficial para corregir la desviación del índice de precios al consumo.

-Precio: el precio final se determina por la suma de coste+margen, aplicando además otros elementos que van a determinar el precio final como impuestos, política de descuentos, etc.

Vamos a utilizar dos ejemplos simples y probablemente incompletos pero que sirven para ver un par de enfoques distintos en dos aspectos a valorar:

1.- Determinación de precio/hora de un recurso técnico:

-Coste hora empresa con seguros sociales incluidos : 22 euros/hora
-Incremento sobre el coste = 5 euros/hora
-Descuento = 0
-Impuestos +20% = 27 + 5,4
-Precio: 32,4 euros
-El margen obtenido es = (precio sin impuestos-coste)/precio = 18,52 %

En este caso se trata de un recurso humano del equipo cuya capacidad intelectual y experiencia “se venden al cliente”. Este recurso tiene un coste fijo para la empresa al que además se repercuten impuestos obligatorios, políticas de descuento (en este caso no se aplican) y se obtiene un precio final que debemos tener en cuenta para la valoración.

2.- Alquiler de oficina para ejecución del proyecto:

-Coste metro cuadrado mes (todos los servicios incluidos): 26 euros/metro cuadrado (sin impuestos).
-Necesidad de espacio estimada de 100 metros cuadrados.
-Incremento sobre el coste = 0
-Descuento = 0
-Impuestos +20% = 2.600 + 520
-Gastos internos de gestión = 60 euros mes
-Precio: 2.600 + 520 + 60  = 3.180 euros / mes
-Margen: 0 euros

En este caso se trata de una infraestructura que hemos estimado necesaria para la realización del proyecto, una oficina temporal con todos los servicios requeridos para el equipo de trabajo. Este aspecto se valora en este caso sólo como un coste obligatorio para la ejecución, pero sobre el mismo no se aplica ninguna política de incremento ni descuento. Trato de evitar que el precio final aumente en un concepto que no aporta valor a mi cliente. He considerado 60 euros/mes de gasto por gestiones relativas al alquiler y similares.

El Escribano, fecit.

Desde finales de septiembre de 2009 hasta principios de febrero de 2010 hemos repasado diversos aspectos metodológicos relacionados con proyectos de consultoría documental.

Como en otros contenidos del blog  se propone un nivel de partida general para que el lector profundice a través de consultas específicas casos reales o supuestos.

Para seguir de forma cómoda estos contenidos os facilito la siguiente guía:

• Introducción a la Consultoría Documental
• Toma de datos (I, II, III, IV y V)
• Análisis de situación actual (I, II, III y IV)
• Propuestas de mejora (I y II)
• Propuestas de implantación y valoración (I, II, III y IV)
• Presentación ejecutiva

Espero que estas pautas resulten útiles a los que tengáis que hacer alguna aproximación a este tipo de proyectos y como en otros casos podamos ir enriqueciendo los contenidos de forma conjunta.

El Escribano, fecit.

Haz lo posible para organizar una buena presentación ejecutiva de la propuesta del plan de implantación, se trata de una actividad de gran trascendencia en el proyecto de consultoría.

Tienes que ser capaz de reunir en un acto breve a la mayor parte de las personas que tengan alguna capacidad de decisión sobre la propuesta. En algunos casos hemos comentado que el buen gestor además de un sólido perfil técnico debe ser un habilidoso comunicador. Si consigues esa reunión, no te quepa duda de que esos treinta minutos pueden implicar el éxito o el fracaso de tu propuesta.

Encontrarás en Internet una ingente cantidad de consejos y fórmulas mágicas para hacer presentaciones eficaces (busca por ejemplo “cómo hacer presentaciones eficaces”).

Te recomiendo prestar especial atención a:

-Preparación. Nada se improvisa.

-Simplicidad. El resultado del análisis, propuesta, plan de implantación y valoración deben quedar sintetizadas entre cinco y siete trasparencias si se utiliza un programa ofimático de presentaciones.

-Estrategia. Debes estar convencido de lo que estás haciendo y saber qué quieres conseguir.

-Organización. Deberás verificar con anterioridad toda la logística de la presentación, convocatoria previa, confirmación de agendas y documentación a entregar, así como la sala y los medios.

Una vez finalizada la presentación y analizado el resultado de la misma, deberás definir el siguiente paso. Si todo ha salido bien puede ser la implantación del proyecto.

El Escribano, fecit.

Completamos los contenidos de la propuesta.

6.- Recursos humanos

Teniendo en cuenta los objetivos y alcance del proyecto se deben identificar los perfiles profesionales que intervendrán en la ejecución del mismo. La mayoría de los proyectos exigirán la configuración de un equipo temporal que se vincula al proyecto y se extingue con él.

Tomando como referencia dos variables de proyecto, carga de trabajo y plazo, se puede hacer una propuesta de configuración de equipo de proyecto consistente.

Además del número de recursos, se deben aportar los perfiles profesionales, titulación y experiencia mínima requerida, funciones, responsabilidades, estructura organizativa y modelo de relación.

7.- Recursos materiales

Se hará una relación de los medios materiales más importantes que deban ser empleados en la ejecución del proyecto y las exigencias logísticas de los mismos. Equipos tecnológicos, materiales especiales, adecuación de espacios de trabajo, almacenamiento o manipulación, servicios auxiliares, etc.

8.- Plazo estimado o recomendado

Tomando como referencia el contexto interno y externo de la organización se propondrá un plazo recomendado de implantación. En algunos casos el plazo puede ser crítico y en otros casos no tanto. Por ejemplo en un proyecto de organización de un fondo documental que se ha estimado como resultado de un inventario previo no debería producirse una demora excesiva ya que el paso del tiempo puede afectar a la calidad de información del inventario.

9.- Valoración económica

Todo lo anterior debe ser culminado con una valoración económica en la que se detalle sin lugar a duda aquellos aspectos requeridos por el cliente como precio final, impuestos, gastos incluidos y excluidos, precio por unidad de proceso y cualquier otro dato necesario.

Es muy recomendable además acompañar la propuesta económica con información como vigencia de la oferta, plazo de garantía, etc.

Como continuación de la entrada anterior seguimos describiendo los contenidos a incluir en el plan de implantación y valoración. 3.- Marco metodológico y operativo

Debemos dejar constancia, de forma sucinta, del marco metodológico a emplear en el proyecto, metodología archivística, modelos de digitalización, contexto normativo y de calidad a emplear, y cualquier otro aspecto que permita transmitir seguridad y garantía al cliente de que se está tratando con especialistas.

4- Modelo de seguimiento, control y ejecución del proyecto

Se deben señalar las principales líneas de actuación en esta materia para que se pueda conocer en tiempo real la información operativa. Se monitorizará el servicio, la productividad, las incidencias, etc., de forma constante y se complementará además con los informes de seguimiento regular que se deban emitir.

5.- Requisitos generales del servicio

Una parte importante de los proyectos documentales se desarrollan en las propias instalaciones del propietario y gestor del fondo documental, sea un organismo público o una institución privada.

Por lo tanto, será interesante detallar algunos requisitos que pueden condicionar el servicio como:

-Localización de las ubicaciones de trabajo y horario.
-Medidas en materia de acceso, seguridad, control y confidencialidad.
-Composición, características técnicas y profesionales del equipo de trabajo.
-Acuerdos de nivel de servicio, medidas e indicadores de calidad.
-Entrega y recepción de los trabajos.
-Coordinación, inspección y seguimiento.
-Etc.

Cualquiera de estos aspectos, como la  seguridad o la logística, deben ser tenidos en cuenta porque condicionan la operativa del servicio y en definitiva los costes.

Imagina que debes digitalizar documentos que por la naturaleza de la información no pueden salir del archivo que los custodia y además el servicio sólo se puede operar en turno de mañana. Este aspecto limita nuestras capacidades productivas al no poder operar un segundo turno en la misma jornada, quedando las máquinas paradas. Esto supone que debes contemplar un plazo temporal mayor, así como la imputación de esos costes a la valoración del proyecto.

Continuamos en la siguiente entrada.

El Escribano,  fecit.

Nuestra propuesta de implantación no va a recoger toda la información disponible pero sí aquella que debemos entender como prioritaria para todos los interlocutores, no sólo técnicos sino también directivos.

Los mensajes deben ser directos, comprensibles, resumidos y cuantificados de tal forma que su lectura deje poco lugar a la duda, evitando de este modo interpretaciones ambiguas.

Vamos a sugerir unas ideas como siempre abiertas a lo que cada uno considere oportuno, si bien entendemos que estas informaciones que detallamos a continuación, de una forma u otra, deberían estar presentes en este informe de propuestas:

1.- Introducción.

Brevemente se debería describir la solución propuesta enumerando los datos más significativos en cuanto al alcance de la misma. Se trata sencillamente de resumir el entregable anterior, mucho más técnico y elaborado, haciéndolo accesible a los interlocutores finales.

Por ejemplo:

• Trabajos de tratamiento archivístico de un fondo de naturaleza administrativa, ubicado en dos depósitos centrales en el edificio sede de la compañía. Comprenden aproximadamente 737 metros lineales, con el alcance que se detalla a continuación:
  • Identificación, clasificación, descripción e instalación normalizada de 670 metros lineales de archivo administrativo, equivalente aproximadamente a 6.030 unidades de instalación normalizadas y 102.500 expedientes ente los años 1985-2003.
  • Propuesta de expurgo de documentos de apoyo administrativo sin valor documental, estimado aproximadamente en un 10% del mismo, equivalente a 67 metros lineales (fotocopias, publicaciones periódicas…).
  • Destrucción certificada de la propuesta de expurgo revisada y aprobada.
  • Informatización en base de datos de archivo a nivel de caja y expediente de acuerdo con la ficha normalizada de descripción vigente.
  • Digitalización de la serie documental de Contratos Corporativos, estimada en 2.000 expedientes y 400.000 páginas, formato A4, fichero de salida Tiff Grupo IV, blanco y negro a 150 dpi. Indexación por número único de contrato (12 dígitos). Exportación y carga.
  • Exportación de ficheros de imagen a formato pdf para explotación.

2.- Fases principales con EDT y diagrama de Gantt.

La secuencia de objetivos descrita en la introducción debe ser planteada en una EDT o estructura de desglose de tareas y, aprovechando este esfuerzo, lo encuadraremos en un marco temporal a través de un diagrama de Gantt.

El resultado del mismo deberá representar el despliegue del proyecto en el tiempo con la secuencia lógica de tareas programadas. Puesto que estamos en un resumen ejecutivo, quizá sea excesivo mostrar todo el detalle pero no deben faltar las actividades principales, de tal forma que cualquier interlocutor conozca en el marco temporal la estimación de avance y las áreas comprometidas en cada momento.

Sólo con estos dos elementos habremos conseguido sintetizar dos aspectos muy importantes, pero no los únicos.

Seguimos avanzando en la siguiente entrada.

Ha sido un año muy interesante de intercambio de información entre todos los que participamos en Consultores Documentales escribiendo, comentando, leyendo, corrigiendo, sugiriendo, etc., que nos llena de satisfacción y de ganas de seguir con el proyecto.

Somos de naturaleza inquieta y eso nos hace, sin duda, curiosos y “emprendedores”. Esperamos que durante el primer trimestre de 2010 vea la luz nuestra plataforma virtual de talleres prácticos basada en Moodle. El objetivo inicial de la misma es profundizar en la dimensión práctica de los contenidos sobre los que escribimos. Estamos dedicando un esfuerzo extra para entrar en pruebas cuanto antes, e iremos publicando información precisa sobre este nuevo proyecto en el blog (ver también pestaña Talleres).

Sin entrar en detalles cuantitativos, desde enero a diciembre de 2009 se han multiplicado casi por nueve las visitas al blog, lo que nos ilusiona pero en ningún caso nos obsesiona. Más que un crecimiento sostenido queremos mantener un grupo de lectores estable, inquieto y exigente.

La experiencia de escribir desde una plataforma abierta es insuperable, os la recomendamos a todos. Impresiona ver cómo los contenidos se dispersan desde nuestro teclado en España y llega a tantos países: Estados Unidos, Méjico, Chile, Venezuela, Perú, Francia, Colombia, Ecuador, Costa Rica, Argentina, Japón, República Dominicana, Gran Bretaña, El Salvador, Guatemala, Bolivia, Puerto Rico, Finlandia, Panamá, Canadá, Nicaragua, Honduras, Cuba, Alemania, Polonia, Israel, Uruguay, Brasil, Paraguay, Italia, China, Marruecos, Holanda, India, Dinamarca, Bélgica, Suiza, Suecia, Australia, Portugal, Omán, Vietnam, Pakistán, Emiratos Árabes, Hungría, Tailandia, Turquía, Noruega, y algún lugar más que seguro que se nos ha pasado.

Una ayuda muy importante en esta “dispersión” se consigue a través de RSS en sitios como ArchiveBlogs, Conference.archimuse y otros que nos han permitido formar parte de comunidades expertas más amplias. A esto se unen las vinculaciones a otros blogs conocidos como @archivista, archivos de Iberoamérica,  La herramienta del documentalista y doYgestión, principalmente.

Nos hizo mucha ilusión la reseña en Acal y la presentación en Arxiforum / Iwetel, así como todos los comentarios, las consultas vía correo interno que hemos recibido y nuestra lista gratuita creciente de suscriptores por e-mail.

En fin, como es propio en estas fechas, vamos a parar para descansar unos días (disculpad si nos demoramos en alguna contestación) y reincorporarnos con nuevos aires.

Como siempre, recibid un cordial saludo.

Consultores Documentales

El Escribano, fecit (2009)