Análisis de situación actual

Antes de entrar en la fase de propuestas me gustaría repertir de nuevo que la fase que más recursos consume (especialmente tiempo y dinero) es la toma de datos y por lo tanto debemos ser muy cuidadosos en la misma, en su planificación, en el método y en el resultado final.

En este punto ya con el análisis DAFO concluido nuestro cliente debe tener encima de la mesa una fotografía lo más fiel posible de la problemática objeto de análisis, pero se trata de una fotografía comentada con un criterio técnico, cualitativo y cuantitativo. Siempre he defendido la fase de consultoría como paso previo a una implantación de un proyecto, especialmente si es complejo. Permite priorizar y tomar decisiones basadas en un criterio razonado.

Si quisiéramos hacer una equivalencia sencilla podemos pensar en la metodología que se sigue en una consulta médica. El enfermo explica al especialista que no se encuentra bien y el médico realiza la primera aproximación a los síntomas. Es como nuestro cliente que nos dice que algo en su gestión documental no funciona y nosotros hacemos una visita y verificamos los primeros síntomas (inexistencia de especialistas, fondos documentales no organizados, falta de procedimientos, infraestructuras insuficientes…), lógicamente se necesita más conocimiento, tiempo e inversión para valorar el punto de partida.

El médico autoriza y solicita pruebas, análisis y valoraciones de diversa naturaleza… en nuestro caso realizamos la toma de datos que hemos venido comentando. Reunida toda la información  se analiza, valora y diagnostica.

El médico le podrá decir  “su estado de salud es delicado por el motivo X tal y como manifiestan estos indicadores médicos, pero vamos a definir un plan de choque para tratar devolverle un estado de salud óptimo”. Nosotros haremos lo mismo con la gestión documental, con todos los datos analizados emitiremos un diagnóstico y es a partir de este punto donde vamos a definir las estrategias de mejora.

Entramos en una fase donde el conocimiento técnico pero sobre todo la experiencia práctica adquiere un valor especial. Además quiero aprovechar la oportunidad para recordar una idea que siempre me ha gustado y sobre la que he escrito anteriormente,  la búsqueda del equilibrio entre lo útil y lo práctico.

Pasamos al planteamiento de propuestas

Emilio Sanz, fecit.

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