Servicios de digitalización

Sería un atrevimiento en una breve entrada sintetizar los contenidos relativos a la captura de imagen. Ofreceré como es habitual unos sencillas ideas que resulten de utilidad para los que se aproximan por primera vez a este tipo de proyecto, sobre todo en lo relativo a costes de operación.

La producción de alto rendimiento se basa en escáneres de gran capacidad, muy productivos en trabajo con lotes preparados. Esto implica que el operador de escáner recibe el lote, lo da de alta en el sistema y lo procesa. No es el único modelo ya que en otros casos sobre todo en los que se precisa por ejemplo una selección de determinados documentos de un expediente para digitalizar no tiene sentido la preparación de lotes ni los equipos de alto rendimiento, se desaprovechan.

Pongamos un ejemplo ilustrativo. Tenemos un proyecto de digitalización de contratos de suministro de una empresa de energía. La serie documental objeto de proceso se compone de 50.000 expedientes, pero sólo se van a tratar los contratos superiores a 300.000 euros. En ese caso se digitalizarán los contratos con empresas de suministros que no pertenecen al grupo empresarial. Esta situación implica un esfuerzo intelectual e interpretativo sobre los documentos. Habitualmente rechazaríamos el modelo más industrial adaptando los medios de producción a la productividad estimada.

De una forma o de otra (por lote o por expediente) el operador dará de alta el item en el sistema  con unos datos de cabecera que acompañarán al mismo durante todo el ciclo de vida del proceso (formatos, fechas y horas de procesos, operadores que han intervenido..).

El formato original generalmente será papel, pero no olvide hacer catas en el fondo documental para detectar formatos y/o soportes que podrían implicar la modificación de la cadena de proceso o los medios de producción, ¿se imagina arrancar el proyecto con infraestructuras preparadas para digitalizar formatos A4 en blanco y negro a 200 ppp y descubre que debe tratar planos de ingeniería con formatos hasta A0 a escala de grises?.

No desestime en estos tiempos que corren que parte de la información además se la remitan directamente en formato electrónico y deba ser integrada en el proceso.

Como hemos comentado a lo largo del blog, defina correctamente el alcance y planifique. Cualquier modificación se debe entender como un cambio y se debe gestionar como tal (metodología de gestión de cambios I y II), no lo olvide, estas situaciones implican un impacto en plazo, coste y resultado final esperado.

La digitalización puede ser sencilla o acompañarse de subprocesos con mayor o menor complejidad dirigidos por ejemplo a mejorar la calidad de la imagen original, lectura de campos codificados, etc.

Seguimos avanzando con la captura o grabación de datos.

Emilio Sanz, fecit.

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