Gestión del cambio

Una meta y objetivos claros y delimitados son esenciales en una buena gestión, sin embargo no podemos evitar que en ocasiones sea imprescindible introducir cambios en el plan de proyecto. En estos casos el Comité de Dirección, deberá tomar una serie de decisiones, partiendo de la base de una información de calidad.

El cambio no es algo que se deba improvisar ya que supone asumir un riesgo sin análisis ni control. Es preciso dotarse desde el principio de un procedimiento de gestión del cambio que permita analizar con rigor la necesidad de un determinado cambio y permita evaluar distintos escenarios y alternativas. El método de gestión del cambio tiene entre sus objetivos principales:

  • Controlar desde la Dirección del Proyecto los factores que producen cambios, para asegurarse de que son beneficiosos
  • Determinar si se ha producido un cambio y gestionar los cambios aprobados, incluyendo cuando se producen. Este proceso se realiza a lo largo de todo el proyecto
  • Asegurar la correcta comunicación de todos los involucrados respecto al alcance
  • Incrementar la visibilidad y comunicación de los cambios entre los diferentes equipos implicados en la ejecución del proyecto
  • Revisar todas las solicitudes de cambio, para evaluar y estimar el impacto (esfuerzo, calidad, costes) asociados al cambio en el proyecto
  • Revisar, aprobar o rechazar los cambios solicitados
  • Planificar la realización de los cambios de acuerdo con los intereses del proyecto

Cualquier variación en el alcance del proyecto deberá ser aprobado por el Comité de Dirección, así como su eventual valoración económica e impacto en plazos del proyecto.

¿qué ocurriría si en vez de tener que hacer una toma de datos de 20 departamentos alguien nos dice que es absolutamente necesario hacerlo en 35? Si nuestro archivero dice que sí, asumirá un riesgo añadido no valorado ni cuantificado… parece evidente que es necesario hacer una gestión adecuada del cambio.

Seguimos con la gestión del cambio en la siguiente entrada.

Emilio Sanz, fecit.

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