DSpaceDspace, Massachusetts Institute of Technology + Hewlett-Packard

DSpace fue liberado en 2002, como resultado de en un esfuerzo conjunto del MIT y HP. Actualmente es la plataforma más usada a nivel mundial para la implementación y gestión de repositorios digitales en entidades que generan investigación y conocimiento.

Funcionalidad: centralizar, normalizar, almacenar, diseminar y preservar

Los objetivos principales de DSpace son centralizar, normalizar, almacenar, diseminar y preservar  la producción científica y académica de las instituciones. Su estructura permite organizar la información en comunidades que a su vez, se segmentan en colecciones de documentos.

Dspace almacena casi cualquier tipo de formato y documento, así como la catalogación de los mismos utilizando el estándar Dublin Core. Es posible crear repositorios que integran contenidos de texto plano, documentos con formato, imágenes, bases de datos, programas ejecutables y contenido multimedia.

Al ser una plataforma de software libre, es muy factible la configuración de funcionalidades que respondan a las necesidades específicas de cada organización.

Retos principales de las organizaciones al implementar DSpace

Mencionamos algunos de los retos principales de las organizaciones públicas y privadas al implementar DSpace:

  • Contar con los permisos necesarios por parte de los autores para depositar, conservar y dar acceso (en proyecto de acceso libre) a documentos digitales dentro del repositorio.
  • Disponer de un equipo específico dentro de la organización  para definir las necesidades que cubrirá el repositorio, así como darle la estructura completa y mantenimiento al mismo.
  • Definir las políticas de acceso, metadatos de cada comunidad, así como el proceso de intercambio de información.
  • Establecer un equipo técnico que defina un plan de actualización y mantenimiento de la plataforma, así como la infraestructura tecnológica para la implementación del proyecto. 

Algunas ventajas en la organización de la información para las instituciones, organizaciones y empresas que usan Dspace

  • Cada departamento podrá definir el flujo de trabajo y proceso de publicación de sus documentos de forma independiente.
  • Cada departamento podrá formar las colecciones de documentos que requiera, según sus necesidades.
  • Cada colección de documentos puede contar con un esquema de metadatos personalizado.
  • Cada colección de documentos puede contar con restricciones de acceso personalizadas.
  • Cada registro permite almacenar uno o varios documentos (archivos que pueden ser de diversos formatos, por ejemplo, texto, imágenes, vídeo o audio), de acuerdo con la configuración del sistema.
  • Cuenta con un sistema de búsqueda muy depurado que permite utilizar filtros para delimitar búsquedas por comunidad, colección, autor, título, año, temática, área de interés, clasificación, etc.
  • El sistema de búsqueda permite localizar información dentro del texto completo de los documentos (para formatos de texto, PDF y MS Office).
  • Permite recibir alertas a través del protocolo RSS.
  • Las colecciones pueden contener archivos de texto, imágenes, sonido y vídeo. Los contenidos no textuales se enlazan con los documentos textuales o se acompañan de descripciones textuales (como las leyendas de las figuras) para poder buscar y consultar en modo de texto completo.
  • Cada colección puede manejar permisos diferentes para cada usuario, de forma que los objetos que el usuario puede consultar irán variando dependiendo de los permisos asignados; de igual forma es posible ocultar los objetos que no serán utilizados por los usuarios sin necesidad de borrarlos o darlos de baja de la colección.
  • Un mismo objeto publicado puede mostrarse en tantas colecciones como se definan, sin necesidad de duplicarlo dentro de la plataforma.
  • Al ser una plataforma de código abierto, DSpace no se adquiere como un software comercial, ni establece límites de concurrencia, almacenamiento o de descarga de objetos y documentos.

Servicios profesionales de Dspace

Al ser una de las plataformas más usadas a nivel mundial, existen empresas de servicios profesionales que apoyan a las instituciones, organizaciones y empresas  en los proyectos de implantación de repositorios con DSpace. Además de brindar la asesoría necesaria para poner en funcionamiento un repositorio institucional, algunas empresas de servicios han desarrollado módulos con funcionalidades específicas como visores de documentos, reproductores de vídeos que permiten descargar el contenido en streaming, migradores de contenidos, plugins de conexión con otras plataformas libres de gestión del conocimiento, etc.

Asimismo, estas empresas especializadas, suelen ofrecer servicios de formación /capacitación desde niveles de usuario hasta administración avanzada que complementan la documentación y materiales de apoyo disponibles en Internet.

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Emilio Sanz / www.conocimientopractico.es  / @InfoPractico


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