Análisis de situación actual

Antes de entrar en la fase de propuestas me gustaría repertir de nuevo que la fase que más recursos consume (especialmente tiempo y dinero) es la toma de datos y por lo tanto debemos ser muy cuidadosos en la misma, en su planificación, en el método y en el resultado final.

En este punto ya con el análisis DAFO concluido nuestro cliente debe tener encima de la mesa una fotografía lo más fiel posible de la problemática objeto de análisis, pero se trata de una fotografía comentada con un criterio técnico, cualitativo y cuantitativo. Siempre he defendido la fase de consultoría como paso previo a una implantación de un proyecto, especialmente si es complejo. Permite priorizar y tomar decisiones basadas en un criterio razonado.

Si quisiéramos hacer una equivalencia sencilla podemos pensar en la metodología que se sigue en una consulta médica. El enfermo explica al especialista que no se encuentra bien y el médico realiza la primera aproximación a los síntomas. Es como nuestro cliente que nos dice que algo en su gestión documental no funciona y nosotros hacemos una visita y verificamos los primeros síntomas (inexistencia de especialistas, fondos documentales no organizados, falta de procedimientos, infraestructuras insuficientes…), lógicamente se necesita más conocimiento, tiempo e inversión para valorar el punto de partida.

El médico autoriza y solicita pruebas, análisis y valoraciones de diversa naturaleza… en nuestro caso realizamos la toma de datos que hemos venido comentando. Reunida toda la información  se analiza, valora y diagnostica.

El médico le podrá decir  “su estado de salud es delicado por el motivo X tal y como manifiestan estos indicadores médicos, pero vamos a definir un plan de choque para tratar devolverle un estado de salud óptimo”. Nosotros haremos lo mismo con la gestión documental, con todos los datos analizados emitiremos un diagnóstico y es a partir de este punto donde vamos a definir las estrategias de mejora.

Entramos en una fase donde el conocimiento técnico pero sobre todo la experiencia práctica adquiere un valor especial. Además quiero aprovechar la oportunidad para recordar una idea que siempre me ha gustado y sobre la que he escrito anteriormente,  la búsqueda del equilibrio entre lo útil y lo práctico.

Pasamos al planteamiento de propuestas

Emilio Sanz, fecit.

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8 Responses to Análisis de situación actual IV

  1. Carlos Díez dice:

    Quiero darle las gracias pues todos estos post, son muy interesantes y he aprendido mucho. Hace una labor muy gratificante y desde aquí le felicito. Muchas gracias.

  2. El Escribano dice:

    Estimado Carlos, gracias por sus atentas palabras, me satisface que estos contenidos le resulten útiles y gratificantes. Espero seguir cumpliendo con sus expectativas. Reciba un cordial saludo, El Escribano.

  3. Carlos Arce dice:

    Estimados:
    Tenemos la iniciativa de preparar a jóvenes recién egresados para iniciarlos como consultores en soluciones de TI, especialmente en el área de consultoría funcional y en ese sentido necesitamos evaluarlos dentro 4 areas que pienso son fundamentales:
    · Estrategia
    · Procesos (ejm: Estandarizaciones, Gestión de procesos, Buenas Practicas, etc.)
    · Tecnología de la Información
    · Personas (Liderazgo, comunicación, empatía, etc.)
    En ese contexto, cual es su recomendacion, debo elaborar una prueba o alguna sugerencia para definir quienes estan mejor preparados para iniciar la 2da etapa que consiste en ejeuctar un plan de capacitacion.
    Anticipadamente, gracias.
    Saludos
    Carlos

  4. El Escribano dice:

    Apreciado Carlos,
    Tu consulta excede mi práctica profesional habitual si bien igual te traslado algunas informaciones que pudieran resultarte útiles.

    Hace unos años llevé a cabo un postgrado en materia de consultoría de empresa que impartía en ese momento la Universidad Nacional de Educación a Distancia, Facultad de Ciencias Económica y Empresariales y la Fundación Universidad Empresa en España. En varios módulos se trataron algunos contenidos de los que haces mención y que quizá te puedan dar alguna pista.

    Módulo nº 4, “Técnicas fundamentales del consultor de empresa”. El equipo docente seleccionó al menos cinco técnicas que consideraban imprescindibles en el material didáctico:

    1.- Utilización eficaz del tiempo
    2.- Dirección de reuniones
    3.- Análisis de problemas
    4.- Técnicas de negociación y resolución de conflictos
    5.- Presentaciones eficaces

    En el texto se señalaba que “estas cinco técnicas son de uso cotidiano en consultoría, tanto en las relaciones consultor-cliente, como en las relaciones entre el responsable de un equipo de consultoría y los restantes consultores que lo forman”.

    El módulo nº 6 trató sobre “Consultoría de organización y procedimientos”. En este apartado se identificaron las fases principales de un proyecto de elaboración de procedimientos:

    1.- Preparación y presentación del proyecto
    2.- Recopilación y análisis de información
    3.- Preparación de los procedimientos en forma narrativa y de flujograma
    4.- Aprobación y difusión de los procedimientos

    El módulo nº 7 se dedicó a “Consultoría en Sistemas de Información”. Como cualquier disciplina de ingeniería las metodologías están bastante depuradas y responden a modelos habituales y suficientemente probados que por tu perfil profesional conocerás:

    1.- Fase de análisis de requerimientos
    2.- Fase de diseño funcional
    3.- Fase de diseño técnico
    4.- Fase de desarrollo y pruebas
    5.- Fase de implantación

    Lógicamente cada una de estas fases se desarrolla ampliamente, en el caso de la Fase de diseño funcional las actividades que quedaban recogidas eran:

    Fase de diseño funcional:
    o Organización y administración del equipo de trabajo
    o Especificaciones funcionales del nuevo sistema
    o Especificaciones de control, seguridad y rendimiento
    o Análisis de recursos para explotación del sistema
    o Diseño de conversión para carga inicial de datos
    o Documentación
    o Plan global de proyecto

    He seleccionado estas pinceladas que eran desarrolladas ampliamente y que lógicamente no te puedo reproducir aquí.

    Te recomiendo que en cuestiones técnicas de SI/TI recurras a modelos estandarizados, he mirado por encima en la red y tienes mucha información disponible. Echa un vistazo a metodologías tipo ISO/IEC 12207 (Information Technology – Software Life Cycle Processes) así como en la norma ISO/IEC 15504 SPICE (Software Process Improvement And Assurance Standards Capability Determination). Puedes mirar también la metodología Métrica 3 que emplea la Administración Pública Española.

    En cuanto al modelo de evaluación si no te pones en manos de profesionales y decides abordarlo por tu cuenta creo que debes recurrir a literatura especializada, al menos para no errar en el planteamiento y ser productivo.

    Es un tema que requiere esfuerzo pero parece lógico pensar en pruebas de naturaleza práctica. Si personalmente tuviera que hacer eso elegiría una supuesto práctico (que puede ser perfectamente un proyecto que hayas dirigido) lo adaptaría al nivel de tus candidatos haciéndoles no sólo pruebas escritas sino también presenciales y/o grupales, pero creo que no es algo sencillo si no lo has hecho habitualmente.

    Otra opción es trasladar la práctica o las pruebas a un entorno de formación virtual basado en plataforma Moodle o similar que te permite valorar la práctica de una forma muy precisa. Lógicamente tienes que crear el contenido práctico, metodología de valoración, pruebas, etc…, lo que supone un esfuerzo.

    Espero que algo de esto te pueda resultar útil.

    Recibe un cordial saludo.

    El Escribano.

  5. Carlos Arce dice:

    Muchas Gracias por la importante información relacionada al tema. Es una muy buena idea trasladar la experiencia de un proyecto al supuesto practico para las pruebas.
    Nuevamente gracias y muchos exitos.
    Carlos Arce

  6. El Escribano dice:

    Me alegra mucho saber que nuestro intercambio de información te ha resultado útil y provechoso. Si necesitas comentar algo más ya sabes dónde nos podemos encontrar. Un saludo, El Escribano.

  7. christian dice:

    estimado:
    en mi empresa me delegaron una consultoria de archivo documental donde la solucion es la digitalizacion de una parte de sus documentos, los mas importantes, en realidad no se por donde comenzar, con la informacion que brindas puedo realizar una idea del trabajo pero no se como plasmarlo en un informe, es la primera vez que realizo este tipo de trabajo y deseo hacerlo bien. Seguire investigando y si tienes informacion que pueda ayudar espero de favor me la puedas brindar. Gracias por el tiempo y el apoyo brindado.
    saludos,

  8. Emilio Sanz dice:

    Buenos días Christian

    Te paso está hoja de ruta por si te resulta de utilidad para la definición de tu proyecto.

    1.- Accede y consulta los contenidos de la Guía de Introducción a la Consultoría Documental

    http://sorprendemos.com/consultoresdocumentales/?p=980

    2.- Si ya tienes identificados los tipología documental objeto de digitalización, te recomiendo que hagas un muestro para identificar los datos cuantitativos y cualitativos del fondo documental (volumen, formatos, soportes, uso y consulta, estado de conservación, manipulación, datos de indexación, logística, etc…).

    Para la parte más técnica del proceso de digitalización te recomiendo que repases está Guía que tenemos publicada sobre Introducción a los servicios de digitalización:

    http://sorprendemos.com/consultoresdocumentales/?p=739

    3.- Cuando tengas la información cualitativa y cuantitativa de naturaleza documental recopilada y analizada deberás presentarla en modo informe. No se que te piden en ese contenido pero te paso un par de enlaces que quizá te ayuden a enfocar tu caso:

    http://sorprendemos.com/consultoresdocumentales/?p=330

    http://sorprendemos.com/consultoresdocumentales/?p=909

    Espero que te pueda resultar útil y que tengas éxito en tu proyecto.

    Recibe un cordial saludo.

    Emilio Sanz

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