La imagen por si misma no vale para nada en un sistema de información electrónico si la misma no se acompaña de los índices, metadatos e informaciones complementarias que permitan una explotación óptima de la misma.
El acceso secuencial a la información en formatos físicos (un original sólo puede ser consultado por una misma persona al no existir más, salvo el caso de los originales múltiples), queda superado por la consulta concurrente a través de un sistema electrónico bien diseñado.
El análisis coste beneficio de estas soluciones está más que demostrado si:
- Las necesidades de los usuarios han sido bien entendidas e implementadas.
- Se ha analizado y diseñado correctamente el sistema.
- Se dispone de una política de respaldo de la información y de migración de datos.
- Si el sistema tiene capacidad de escalado y adaptación a necesidades futuras…
En definitiva los sistemas electrónicos no sirven para nada por si mismos si no existe un modelo de captura, gestión y explotación de información adecuado a la organización.
En todo esto la indización que necesariamente acompaña los procesos de digitalización tiene un gran protagonismo. Se trata de un proceso masivo, costoso de naturaleza manual y automática (dependiendo el tipo de datos a capturar) y que exige un razonamiento previo para determinar qué informaciones son necesarias. Un análisis erróneo implica un resultado pobre en la explotación del sistema y un elevado coste a asumir por la organización.
Para hacer más productivo un proceso de captura de datos es más que recomendable que se haga desde la imagen digitalizada y si es posible que el sistema presente al operador un recorte de la imagen del dato a grabar, de forma que no exista distracción y sea cómodo. Conviene además especializar a los grabadores en tipos de datos: numéricos, alfanuméricos, fechas, codificaciones, importes…
El nivel de automatización que se puede implementar sobre estas imágenes es actualmente importante a través de tecnologías ICR/OCR, limitando la intervención de grabadores especializados a la resolución de incidencias o «dudosos», obteniendo una ventajosa reducción de costes de producción, pero no nos llevemos a engaño con estos sistemas, hay que analizar correctamente la certeza de reconocimiento no sea que índice de errores sea tan elevado que tengamos que grabar nuevamente todos los datos.
Disponer de un modelo de captura de información sobre imagen nos permitirá distribuir el trabajo a centros remotos y bascular la carga de trabajo para atender adecuadamente las puntas de producción.
En el caso de que el documento a procesar no sea papel sino en un formato electrónico, pdf, documentos ofimáticos, etc., habrá que analizar y considerar igualmente estrategias de captura e indización automática.
La preparación de documentos y la grabación de datos probablemente son dos de las actividades más costosas de la cadena de digitalización, no las pase por encima o será superado por la complejidad y el coste de las mismas.
Emilio Sanz, fecit.
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