Meta y objetivos

Adiana, una de nuestras lectoras y partícipe en el blog nos hace una consulta que me parece interesante contestar en una entrada, por ser básica en la gestión de proyectos y probablemente crítica. Adiana pregunta: “Buenas Tardes. quisiera saber que es objetivo general y que es objetivo especifico”. Sintetizo a continuación lo que suponen esos dos conceptos para mí.

META (Objetivo general): En todo proyecto existe sólo una meta general a alcanzar, digamos el propósito general. Vamos a poner algunos ejemplos:

  • Digitalización e indexación de todos los contratos de arrendamiento de una entidad bancaria, para que sean accesibles desde cualquier delegación internacional de la compañía y puedan ser consultados por sus respectivos departamentos de gestión financiera a través de la intranet en un plazo total de 6 meses.
  • Otro ejemplo. Organización y transferencia de los archivos de oficina de una compañía de seguros para que los documentos tramitados y semiactivos, de uso poco frecuente, no ocupen espacio útil en las oficinas donde el coste de metro cuadrado es muy elevado, tomando como fecha límite septiembre de 2010.
  • Otros ejemplo. Consultoría documental en un plazo máximo de tres meses, para determinar el coste, el plazo y el método de implantación de un departamento corporativo de gestión de información con responsabilidad en gestión documental.

En definitiva la META debe servir para:

  • Define el resultado final esperado (producto o servicio)
  • Es el punto de referencia permanente para solucionar dudas o conflictos.  Imagina que en el primer ejemplo que he puesto con el proyecto definido y en marcha, la entidad a la que presto servicio (un banco) decide que se deben digitalizar además todos las pólizas hipotecarias. Lógicamente yo deberé argumentar que eso no forma parte de la META del proyecto planteado y que se debe gestionar o bien como un cambio o bien como un nuevo proyecto.
  • Da coherencia a todos los objetivos (ahora veremos a qué me refiero) que conforman el proyecto.

OBJETIVOS (Objetivo específico): para poder llevar a cabo la META especificada anteriormente deben alcanzarse hitos parciales o fases. La suma de los mismos producirá como resultado final (si se hace bien) el cumplimiento de la meta general planteada. Los objetivos son más específicos y orientados a la acción. Tienen las características que aparecen sintentizadas en esta entrada anterior.

Te pongo un ejemplo sencillo, fuera del contexto documental por si tienes alguna duda:

METADisfrutar 15 días de Vacaciones en New York durante el mes de agosto de 2009

OBJETIVOS:

  1. Realizar un presupuesto general: transportes, alojamiento, manutención y otros gastos. Si no dispongo de ese presupuesto deberé modificar la META general planteada (¿otro sitio? ¿menos tiempo?…)
  2. Solicitar a mi Jefe autorización para disponer de esos días libres antes del 15 de junio de 2009.
  3. Reservar billetes de avión entre el 15 de junio y el 25 de junio.
  4. Localizar y reservar alojamiento, preferiblemente en Manhatan antes de 30 de junio.
  5. Renovar el pasaporte antes del 30 de junio y verificar los trámites legales necesarios para acceder como turista europeo a Estados Unidos…

En definitiva los objetivos son concretos, medibles, con un responsable, un logro y delimitados en el tiempo para poder alcanzar la META GENERAL de forma exitosa.

Adiana, espero que te resulte útil.

Emilio Sanz, fecit.