El día 15 de noviembre asistí, en la Biblioteca Nacional, al acto de entrega del VII PREMIO NACIONAL SEDIC A LA CALIDAD Y LA INNOVACIÓN a la mejor contribución en iniciativas emprendedoras en gestión de información, otorgado al Archivo de la Ciudad del Ayuntamiento de Arganda del Rey, y cuyo responsable es Julio Cerdá Díaz. Había formado parte del Comité Organizador y quería estar presente en el acto de entrega.

Además, durante el 2012 tuve oportunidad de colaborar con Julio Cerdá, facilitando apoyo con aulas virtuales a una acción formativa que impartía en colaboración con la Asociación de Archiveros de Canarias: Introducción a las técnicas de archivo y gestión de documentos.

En esta charla de intercambio de opiniones no me quiero aproximar tanto a la faceta de Julio Cerdá como archivero, sino a la de innovador y emprendedor. Está claro que no se pueden separar, pero me interesa más, en este momento, su opinión sobre determinadas actitudes y puntos de vista.

Le comuniqué hace ya unos cuantos días mi interés por publicar esta charla en Consultores Documentales y, aunque su agenda es con seguridad muy compleja, me comentó: “puedes contar conmigo”.

Dicho y hecho, ¡vamos allá!

Emprendedor e innovador

Sería muy poco original por mi parte empezar esta charla pidiendo a Julio Cerdá Díaz que se presente. Ni se me pasa por la cabeza, mejor pregunten a Google o a algún ingenio similar que, con seguridad, les devolverá mucha información para satisfacer todas las preguntas de este tipo.

Pregunta. Vamos a tratar que Julio nos de unas pinceladas iniciales de su faceta como emprendedor de proyectos e innovador en el Archivo Municipal de Arganda.

Respuesta. Simplemente un profesional curioso, poco más. Esa curiosidad te lleva a aprender y desaprender, realmente forma parte del mismo proceso, y no tiene más mérito que llevar un montón de años, casi un cuarto de siglo, en ese mismo empeño. Y con esos kilómetros recorridos no te queda otra que saber gestionar, la innovación no se improvisa se organiza.

Preséntanos a tu Equipo de Trabajo

Pregunta. Julio, por favor, preséntanos a tu equipo de trabajo antes de entrar en temas más particulares.

Respuesta. Somos bastantes menos de los necesarios pero eso sí, totalmente convencidos y comprometidos. María José Huelves que, por su formación, está más volcada en las tareas relacionadas con la documentación histórica y Victor Santos con una muy buena base de conocimientos informáticos y que tiene una dedicación con las tareas técnicas de archivo fuera de lo común. También hay que mencionar a José Manuel Mesonero que trabaja como Técnico de Gestión Documental en el área de modernización, y fundamental, las decenas de contratados, siempre gente muy joven y llena de energía, que han pasado en los últimos años por el servicio y que son los que han hecho el trabajo más duro, sin ellos hubiera sido totalmente imposible poder sacar adelante la mayoría de proyectos. Desde aquí mi sincero agradecimiento a todos.

El Archivo Municipal de Arganda del Rey

Pregunta. Arganda del Rey es un municipio de 53.000 habitantes y dispone de un catálogo de servicios en su archivo municipal sorprendente. Julio, ¿cómo habéis llegado a esto?

Respuesta. No hay más secreto que el trabajo y creer en el potencial de lo que estás haciendo. Las posibilidades son tantas como ideas tengas, si lo sabes entender así no hay fronteras para el archivo. Tenemos la enorme suerte de vivir una época que te obliga a no dejar de aprender, donde puedes explorar formas de gestión absolutamente impensables hace nada de tiempo. Nosotros apostamos por la tecnología desde el primer momento, ya en 1990 tuvimos nuestra primera base de datos y en 1999, antes de la llegada de los todopoderosos buscadores, la primera web con búsquedas documentales e imágenes digitales de los documentos. Y ahora, que acabamos de estrenar la tercera web, ya estamos trabajando en la siguiente que está centrada en visualizar los datos sobre el territorio, seguramente lo llamaremos «geoarchivo», y siempre en plataformas open source y en una gran parte autogestionado.

¡Qué suerte tienes Julio!

Pregunta. Algunos pueden llegar a pensar que tienes mucha suerte y por eso vuestro servicio público de archivo tiene esas características. Qué incomodo resulta ese comentario, ¿verdad? En la entrevista que hice a Anabella Barroso, me dijo: “Muchos nos dicen que hemos tenido suerte y yo siempre contesto que la suerte nos pilló trabajando”

Julio, a tu equipo ¿le pillo también la suerte trabajando?

Respuesta. Una acertada frase, y así es, para cualquier faceta de la vida. Las oportunidades no se producen por generación espontánea, hay que salir a buscarlas. Hay que llevar en el ADN el instinto de exploración, disfrutar con la novedad y el riesgo, la necesaria curiosidad que conduce a la creatividad y siempre bajo la bandera de la perseverancia, tozudamente positivos. Nada es fácil ni sencillo, afrontar un nuevo reto supone salir de la zona de confort y seguridad. Hay que saber asumir riesgos, no dar un paso atrás ante las dificultades y estar preparados para los posibles fracasos, y si cometemos errores, eso es inevitable, no pasa nada, más aprenderemos.

Julio, doy un giro total a la charla y me centro en el emprendimiento y la innovación como motores de cambio. Dejo un tanto de lado mi faceta de entrevistador y ahora te hablo desde mi perfil de emprendedor para intercambiar contigo una serie de comentarios y punto de vista.

Motivación y cierto grado de pasión a la hora de innovar y emprender

Pregunta. Julio, tengo claro desde el principio que el auténtico motor del emprendimiento y la innovación es un cóctel que tiene como base la motivación y,  para mejorarlo, un poco de pasión en su justa medida. Esa especie de energía que te proporciona ese supuesto cóctel divino es lo que te permite, en muchas ocasiones, surfear situaciones complicadas.

¿Qué opinas al respecto?

Respuesta. Completamente de acuerdo. Cada vez me quedo más fascinado con los equipos de trabajo, heterogéneos y multidisciplinares, que son capaces de llevar a buen puerto una determinada idea. Esa suma de capacidades y habilidades puestas a trabajar conjuntamente son imprescindibles. Ahora es el momento de los proyectos en colaboración, de la administración relacional, de la interoperabilidad en su sentido más amplio, incluida la profesional. Mucho más importante de lo que hacemos o tenemos es lo que somos capaces de compartir, no hay otra posibilidad de futuro.

Reflexión y acción

Pregunta. En mi experiencia como emprendedor y, en parte, innovador, desarrollo una actividad muy ligada al conocimiento, a mi formación y a mi experiencia real en la operación de proyectos de servicios de gestión de información. He recorrido un proceso previo de mucha reflexión, formación complementaria y diseño de lo que quería hacer, no como una meta sino, más bien, como un punto de partida. He fijado una dirección, una especie de rumbo, porque tengo siempre la sensación de que voy a ir transformando todo esto en algo que, afortunadamente, no conozco pero que percibo y que alimenta mi curiosidad. Esto me permite ser flexible y permeable ante lo que me rodea, adaptarme y transformarme si es necesario. De esta forma no descarto nada a priori. Sin embargo, sí que hay algo que tengo muy claro desde el principio, la idea no vale para nada sino se convierte en algo útil para un cliente o usuario. Veo a mucha gente con ideas geniales, pero ¿están dispuestas a recorrer el camino de transformar eso en un proyecto innovador y útil? Porque lo que sí es cierto es que hay que escalar esas pendientes y no todos se atreven o pueden.

Julio,  ¿cuál es tu mejor consejo para ese paso a la acción desde la idea? 

Respuesta. Muy claro, ponerse a trabajar de inmediato, la energía de ese primer impulso tienes que ponerlo a caminar y traducirlo en acciones en el corto plazo. No hay  un mapa del territorio y recorrerlo requiere tiempo, hay que ir paso a paso, aunque inicialmente sean pequeños retos.

Reinventarse

Pregunta. En nuestro ámbito profesional se han perdido muchos puestos de trabajo y las oportunidades laborales, bajo los modelos más tradicionales, no tienen holgura suficiente para absorber la demanda de muchos profesionales. Está claro que hay tratar de buscar caminos alternativos, poco claros y de recorrido muy complejo. En definitiva, propuestas muy alejadas de la comodidad.

Si estoy en lo cierto, Julio, por favor, danos tus mejores consejos para identificar oportunidades donde los profesionales de nuestro ámbito puedan encontrar puntos de apoyo desde los que iniciar acciones de emprendimiento e innovación.

Respuesta. Si no cambiamos, nada cambia, si hacemos lo que siempre hemos hecho llegaremos siempre al mismo sitio. Somos lo que hacemos, no lo que decimos. Tengamos eso siempre muy presente, si nos limitamos a hacer lo que sabemos qué podemos hacer nunca haremos lo suficiente, hay que atreverse con aquellos nuevos espacios donde pensamos que podemos ser más útiles. Y parece evidente donde existe una demanda de profesionales motivados y preparados, en la gestión eficaz de la información de las organizaciones, en sus muy diferentes facetas. Si ahora el primer objetivo es ahorro+transparencia habrá que trabajar en proyectos de simplificación de procesos y explorar las nuevas vías de acceso y explotación de datos, es una disciplina relacionada con la gestión documental con unas enormes posibilidades.

Formación

Pregunta. A estas alturas no me equivoco si afirmo que una parte del tiempo del emprendedor  e  innovador se debe dedicar a la formación. Muchos profesionales de nuestro sector son magníficos técnicos, pero el emprendimiento exige más y no todo se conoce por muy buena formación técnica que tengas. Definir un plan de negocio, dirigir, gestionar, tomar decisiones, realizar inversiones, hacer campañas en redes sociales, presentar productos y servicios, negociar, entender las necesidades de tu usuario/cliente, etc., son tareas imprescindibles en muchos proyectos de emprendimiento e innovación y que no se pueden dejar de lado si quieres aumentar las posibilidades de éxito.

Por poner un ejemplo personal, una parte de mis servicios profesionales tienen que ver con impartir formación en materia de dirección y gestión de proyectos para no expertos y/o emprendedores que necesitan reforzar habilidades de gestión de proyectos. En muchas ocasiones compruebo la dificultad que tienen los participantes de mis talleres prácticos para gestionar, de forma equilibrada, las variables básicas de plazo, calidad y presupuesto.

Julio, desde tu experiencia como emprendedor, innovador y formador ¿cómo debería ser una hoja de ruta útil para el emprendedor de nuestro sector profesional?

Respuesta. Estás en lo cierto, los nuevos tiempos nos obligan a ser gestores antes que archiveros. Esas habilidades relacionales que mencionas hay que aprenderlas. El único equipaje necesario es de la actitud, cada profesional debe elegir el lugar a ocupar a partir de tres elementos que son el soporte de toda actuación: querer, saber y poder. La motivación se presupone, la capacidad se soluciona aprendiendo, y el poder llevarlo a cabo va a depender de nuestra inteligencia ejecutiva, saber encontrar la estrategia a seguir en función de cada situación.

Julio, te cedo la palabra para que nos traslades tu último consejo antes de despedirnos y agradecerte que hayas compartido tu experiencia con nuestros lectores.

Respuesta. Intentemos hacer un sencillo ejercicio, el futuro se construye siempre desde el presente: imagina tu servicio en diez o quince años … traza un plan y actúa. No hay más camino que intentarlo, las veces que sean necesarias, motivos para el «we can,t» nos sobran a todos. Y para concluir, una frase del filósofo estadounidense Eric Hoffer, pensando en aquellos que aún no se han dado cuenta que hay un mundo nuevo ahí fuera:

“En tiempos de cambio, quienes están dispuestos a aprender heredarán la tierra, mientras que los que creen que ya lo saben todo –antes exitosos- se encontrarán perfectamente equipados para lidiar con un mundo que ya no existe”.

Emilio Sanz / www.conocimientopractico.es  / @InfoPractico