AHEBConocí personalmente a Anabella Barroso, Directora del Archivo del Archivo Histórico Eclesiástico de Bizkaia (en adelante AHEB/BEHA) el 21 de octubre de 2006, durante la celebración del I Congreso de Archivos de Canarias en Fuerteventura, donde, cada uno de nosotros, presentaba una comunicación que resumía algunos de los proyectos en los que estábamos participando.

A mi derecha, Anabella acababa de terminar de exponer su comunicación y he de ser sincero al decir que no recuerdo muchos datos del AHEB/BEHA, pero si me llamó la atención el foco de su exposición. Allí se había expuesto un proyecto innovador, distinto y atrevido, ya que en ese momento se hablaba entre otras cosas de difusión, internet, digitalización y software libre.

Casi seis años después, el 6 de octubre de 2012, Anabella me recogía en el aeropuerto de Bilbao, como representante y miembro de la junta directiva de Aldee, Asociación Vasca de profesionales de Archivos, Bibliotecas y Centros de Documentación, con quien colaboro impartiendo un taller práctico de Dirección y Gestión de Proyectos en Servicios de Información. Anabella me invitó a conocer en AHEB/BEHA y el Centro Avanzado de Conocimiento de la Historia, conocido como ICARO.

El día empezaba, pero que muy bien para mí.

PREGUNTA: Anabella, brevemente, me gustaría que te presentaras a nuestros lectores y que hagas lo mismo con tu equipo de proyecto.

RESPUESTA: Soy doctora en Historia Contemporánea (Deusto, 1993) y cursé el postgrado en Archivística (UNED, 2005). Desempeño labores  docentes en diversas instituciones (Universidad de Deusto, Escuela de Magisterio de Bilbao, ESAGED, etc). Desde 1997 dirijo el AHEB-BEHA y el Servicio Diocesano de Archivos de la diócesis de Bilbao y desde el 2008, el Centro ICARO. He vivido el mundo de los archivos desde ambos lados de la barrera, con todas las ventajas que tiene ver las cosas desde distintas perspectivas. Primero como usuaria e investigadora de la época contemporánea, ardua tarea, sin duda. Y sobre todo, durante estos últimos 15 años dirigiendo y modernizando un Archivo Histórico y como responsable de la implantación y coordinación del sistema archivístico diocesano, dando directrices y normativas a todos los archivos de parroquias y organismos diocesanos. Además, desde 2010 formo parte de la junta directiva de ALDEE como vocal de relaciones institucionales y soy vicepresidenta de la Coordinadora de Asociaciones de Archivos (en representación de ALDEE). Desde 2006, coordino también el Grupo de Trabajo de Archiveros de la Iglesia (GTAI) dentro de la Asociación de Archiveros de la Iglesia en España. La labor en las diversas asociaciones me acerca a la realidad de otro tipo de archivos y me permite estar en contacto con diversos profesionales de distintos tipos de archivos.

En el AHEB-BEHA cuento con un equipo excelente, profesional, creativo y polivalente, que destaca por su capacidad de adaptación, por su creatividad, buen humor y apuesta por la mejora continua. Cristina Castillo es la responsable de catalogación, automatización y del área de difusión y formación, del Servicio de Información del Archivo y de la biblioteca auxiliar. Elena Cortázar se encarga de la política de preservación y del Servicio de Reproducción Documental, así como de la gestión de infraestructuras, la gestión medioambiental y el área de comunicación. Por su parte, Ana Belén Sánchez lleva la administración y el área de atención al público presencial y virtual. Llevamos trabajando juntas desde el año 1999 y entre todas hemos logrado modernizar el Archivo y convertirlo en un centro de excelencia, dedicado al conocimiento de la historia y actuando como un centro de interpretación de archivos. Durante estos años hemos contado con un equipo más amplio para proyectos concretos, pero desde junio de 2011 tenemos el reto y el mérito de llevarlo adelante nosotras.

PREGUNTA: Si os acercáis a Derio, en las afueras de Bilbao, el edificio que alberga el archivo y la entrada al mismo os van a sorprender. Por supuesto que no desvelo el motivo, pero lo que está claro es que cuando traspasas la puerta, accedes a un centro de archivo diferente. Por favor, descríbenos en dos párrafos, qué es el AHEB/BEHA y el Centro Avanzado de Conocimiento de la Historia, conocido como ICARO.

RESPUESTA: El Archivo Histórico Eclesiástico de Bizkaia–Bizkaiko Elizaren Histori Artxiboa (en adelante AHEB-BEHA)  cuenta  con 2 kilómetros lineales de ocupación de depósito. Es uno de los archivos históricos más importantes del País Vasco por la naturaleza de sus fondos (en un arco cronológico desde el s. XII al XXI) y por su amplia oferta. Permite consultar  toda la documentación parroquial de Bizkaia desde 1500 hasta prácticamente 1940 más la documentación de más de 70 fondos no parroquiales -en su mayoría organismos diocesanos y movimientos laicales-. Su creación en 1976 responde a la necesidad de  recoger los fondos parroquiales que hasta entonces estaban desperdigados por toda Bizkaia para ponerlos a disposición del público. Desde 1997, la creación del Servicio Diocesano de Archivos, marca el inicio de una nueva etapa, dándose los pasos necesarios para la implantación del sistema de gestión integral de los archivos de la diócesis de Bilbao. Esto reconvierte al AHEB-BEHA en pieza fundamental del sistema, donde ha de llegar toda la documentación de conservación permanente de todos los organismos diocesanos, no sólo de las parroquias.

En 2000 iniciamos un proyecto de digitalización e indexación de los registros sacramentales, gracias a sucesivos convenios con el Departamento de Cultura del Gobierno Vasco. En ese marco de colaboración, en 2004 ponemos  en marcha el Servicio Digital del Archivo que posibilita el acceso en línea al catálogo en la base de datos, descargarse en pdf el catálogo de cada parroquia y consultar  más de dos millones de registros extractados de libros sacramentales de bautismo, matrimonios y difuntos

La creación del Centro ICARO supone un paso más en la difusión interactiva dentro del AHEB-BEHA. Gracias a una subvención del Plan Avanza Contenidos en su convocatoria de 2008, a la aportación diocesana y al empeño y esfuerzo del equipo del Archivo que no ha escatimado esfuerzos ni ilusión el Centro ICARO es una realidad desde noviembre de 2010. La palabra ICARO hace referencia a Investigación, Conocimiento, Archivo, Red, Organización. ICARO es un Centro Avanzado y Organizado de conocimiento e investigación para la difusión de la riqueza documental depositada en el AHEB-BEHA. Tratamos de convertir en información útil y, sobre todo, accesible física o virtualmente, y a todo tipo de usuario, el conocimiento acumulado durante siglos en los documentos que se conservan en el Archivo. Queremos, además, sensibilizar sobre la importancia de los documentos actuales como garantes de derechos, pero también para preservar la memoria del futuro. Con ICARO el Archivo se ha convertido en un Centro de Interpretación de Archivos y en un Centro Avanzado de conocimiento de la Historia. El uso de nuevas tecnologías para la difusión y la interactuación de los usuarios se combina con la apuesta por la conservación de la memoria y la historia. Historia, memoria y cultura, innovación y tradición se unen en ICARO que, ante todo, es una apuesta de futuro. Es un centro de excelencia con actividades virtuales y presenciales, destinadas a todos los grupos de usuarios y personas interesadas por motivos profesionales, lúdicos, culturales y de ocio. Hay una amplia oferta de actividades presenciales (visitas guiadas y talleres) y virtuales a través de la web (información, exposiciones virtuales, juegos interactivos, archivo digital, etc.)

PREGUNTA: En la documentación informativa que te facilitan en el AHEB/BEHA, quedan claros desde un principio, los objetivos de este centro: recoger, conservar y difundir. Pero lo que me ha quedado más claro, tras la visita y explicaciones de todas las profesionales que trabajan allí, es que la calidad de servicio al usuario y la difusión, son dos estrategias prioritarias que tratan de hacer el fondo documental útil y visible. Anabella, ¿quiénes son vuestros usuarios?, ¿dónde se localizan geográficamente? ¿y qué información buscan?

RESPUESTA: Nuestros usuarios son de todo tipo y condición. Me explico. La documentación sacramental, la más utilizada sin duda, facilita datos sobre las personas y las familias y no hace falta una especial preparación para buscarla y analizarla. Con lo cual nuestros usuarios son muy variados en cuanto a edad, procedencia y formación. Al archivo puede acceder virtual o presencialmente todo el mundo sin ningún tipo de restricción En la web sólo tendrá que registrarse y facilitar un correo electrónico si realiza una petición de reprografía. Para ir a la sala del archivo hay que solicitar cita previa. La implantamos en 1998 para poder asegurar una atención de calidad. Con la cita, asignamos un puesto de trabajo que tiene acceso a un ordenador y lector de microfilm. Si además es nuevo usuario, le explicamos el funcionamiento y normas de uso e incluso en muchas ocasiones orientamos en la investigación. A medida que la oferta documental y de servicios más cualificados aumenta, también se eleva la demanda. La mayoría de los usuarios presenciales proceden de Bizkaia y provincias limítrofes, hay más hombres que mujeres y una edad media de entre 50 y 70 años. Pero esto cambia si vemos los usuarios que vienen por las tardes, hay más mujeres y en general son más jóvenes. Entre los usuarios virtuales, la procedencia cambia porque se amplía hasta America (donde muchas consultas proceden de vascos de la diáspora), resto del Estado español y Europa.

Gracias a la web se cumple el tópico de que el archivo está accesible 365 días al año, 7 días a la semana durante 24 horas. La página web multiplicó las posibilidades  de difusión de los fondos y actividades del AHEB-BEHA, ampliando el radio geográfico y lingüístico (euskera, castellano e inglés) de sus usuarios. La web ha sido un poderoso altavoz y nos conoce mucha más gente. Los aproximadamente 4000 usuarios que contaban con carnet de investigador desde el año 1976 hasta el 2004, han pasado a ser más de 13.000  usuarios dados de alta en el sistema de servicios on line y hemos atendido a  más de 23.000 solicitudes de reprografía en los últimos 6 años y los más de 3000 usuarios diferentes que visitan la web del archivo cada mes, llegando a 5000 cada vez que el Archivo sale en algún medio de comunicación.  En estos últimos meses, se está notando que hay más consultas pero menos peticiones de reprografía, sin duda por la crisis económica.

Desde la puesta en marcha de la web, que fue un salto sin red, hemos notado varios cambios en el comportamiento de los usuarios presenciales. Antes de ir al Archivo, han consultado previamente en casa la base de datos y realizan las peticiones de reprografía directamente desde el Sistema SIGA-AKIS, bien desde casa o desde los terminales de consulta de la sala de investigación –ya a pleno rendimiento desde febrero de 2010-. Nuestro objetivo actual es que la gestión interna de esos servicios se ajuste, en la media de lo posible, a la rapidez con la que nuestros usuarios pueden acceder a la información expuesta y a los servicios que ofrecemos.

En cuanto a los temas de investigación, la estrella principal sigue siendo la genealogía y la historia familiar. Más del 80 % de nuestros usuarios se acercan virtual o presencialmente  al archivo para buscar datos sobre sus antepasados y para hacer estudios genealógicos, pero también para la realización de diversos trámites civiles y eclesiales. Apreciamos un constante y significativo aumento de las consultas para investigación histórica.

PREGUNTA: Hay tres elementos que quiero señalar en este servicio de información, porque destacan más allá del concepto tradicional de centro de archivo y entiendo que es el resultado de la estrategia de sus gestores:

  • Innovación tecnológica, representada por ICARO
  • Búsqueda activa de medios y/o reutilización de equipos para mejorar el servicio, conteniendo costes.
  • Difusión, pedagogía y educación, para un perfil de usuario muy poco presente en los archivos, los niños. 

Me voy a quedar con este último elemento porque me ha parecido excepcional, por favor, explícanos ¿cómo habéis conseguido en la campaña de verano de 2012 recibir la visita de 1500 niños y cuál es el foco de esta actividad?

RESPUESTA: Tanto el espacio virtual avanzado, con el avance en la digitalización de fondos y su puesta a disposición del público, como el Centro de Interpretación de Archivos en el que hay un espacio expositivo importante, obedecen a un intento de dar a conocer al máximo número de personas la documentación depositada en el Archivo. Existe un  programa de conferencias y talleres, un servicio de información sobre trámites completa la amplia actividad del Area de Atención al Público del Archivo y un programa educativo. ICARO combina visitas guiadas a diversos colectivos, jornadas de puertas abiertas,  con la posibilidad de realizar talleres infantiles, en familia y visitas al archivo, así como cursillos de formación para usuarios.  Nuestra propuesta quiere dar un paso más y convertir al Archivo en un agente que interactúe con el sistema educativo ofreciendo no sólo el acceso a las fuentes primarias, sino unidades didácticas y lo más importante la posibilidad de interactuar antes, durante y después de las visitas al Archivo, de forma presencial y sobre todo aprovechando las oportunidades que brindan las redes sociales.

Desde el principio quisimos que ICARO tuviera una vertiente didáctica y educativa muy importante. Es una de las líneas principales de actuación. Nos interesa llegar al público más joven, porque son el futuro.  Nos interesa explicar por qué en la cultura actual en que todo vale apenas tres minutos, nuestro trabajo consiste en conservar documentos antiguos que reflejan la memoria de la sociedad y además queremos sensibilizar sobre la importancia de los documentos actuales –mayoritariamente electrónicos- como memoria del futuro. Por ello planteamos un programa educativo con distintos espacios.

a) Espacio virtual.- De la mano de Icaroto e Icarota que invitan a aprender jugando, la página web recoge juegos interactivos para diversos niveles en los que poder conocer letras antiguas, pergaminos, fotografías, hacer puzzles.

b) Del Archivo a las aulas y viceversa. En interacción con el sistema educativo y deseando ser un agente educativo más, el AHEB-BEHA y el Centro Icaro pretenden  dar un paso más y ofrecer unidades didácticas que puedan utilizar a los centros educativos y que estarán disponibles on line para que puedan ser utilizadas en la enseñanza reglada, según los diferentes niveles educativos, potenciando las competencias básicas de convivencia cívica mediante la conservación y respeto a la memoria individual y colectiva, con especial atención y fomento de las competencias digitales. Nos interesa especialmente el aspecto de interactuación con el alumnado y que incluso puedan, sobre todo, en los grupos de mayor edad convertirse en agentes generadores de memoria.

c) Oferta  socio-cultural adaptada a distintos colectivos (centros escolares de Enseñanza Primaria y Secundaria, universidades, colectivos infanto-juveniles y de adultos) demandan en relación a la accesibilidad adaptada y oferta cultural destinada al sistema educativo no formal y oferta de ocio en espacios informales.

Hemos trabajado los tres espacios, pero, sin duda, el que más éxito ha tenido ha sido este último.  Estamos contactando con centros educativos, aulas de cultura, empresas de turismo y ocio, etc. Varios centros han visitado el archivo y también grupos de jubilados o de escuelas de adultos.  A principio de año ofrecimos la visita a Suspergintza, la empresa que llevaba las colonias de verano en varios Ayuntamientos, entre ellos el de Bilbao y ellos ganaron el concurso, siendo la visita al Centro ICARO lo que más puntos les dio. Efectivamente, casi 1500 niños y niñas han llenado de luz y color el Archivo este verano. Es un público exigente y sincero y para nosotras ha sido una gran prueba y un soplo de aire fresco. La media de edad de nuestros usuarios ha descendido y todavía conservamos el panel donde nos dejaban los post-it con sus opiniones. Leer que les ha gustado mucho, que la visita era corta, que quieren volver… nos anima a seguir en el empeño. Nuestra idea es profundizar en esta línea, sin abandonar la parte virtual creando nuevos recursos y seguir con el programa del Archivo a las aulas y viceversa. Incluso me gustaría extender y compartir este programa y las unidades didácticas con distintos tipos de archivos y ver qué resultados tiene.

PREGUNTA: Tengo la sensación de que este equipo de trabajo, liderado por Anabella Barroso, no busca en ningún caso una meta definida para situarse en un umbral de comodidad, sino todo lo contrario. Si les preguntas hacia dónde van, te van identificando nuevos frentes que van a tratar de atacar con crisis o sin ella. De hecho, se buscan la vida olfateando medios y esforzándose por conseguirlos, como los del Plan Avanza, que cofinanció el Centro Icaro, dentro del Plan Nacional de Investigación Científica, Desarrollo e Innovación Tecnológica 2008-2011. Anabella me parece que puede ser una buena oportunidad comentar vuestros próximos pasos, porque quizá alguno de nuestros lectores encuentre sinérgicas con vosotras.

RESPUESTA En estos momentos la búsqueda de financiación es una losa importante, o un incentivo para seguir adelante, según se mire. Desde luego no estamos en situación de acomodarnos. Es un lujo que no nos hemos podido permitir nunca. Hemos tenido que ganar credibilidad en nuestra propia institución y también en el exterior. Contamos con aportación diocesana, pero no ha aumentado desde el año 2000.  Nuestra historia durante todos estos años ha consistido en buscar medios con subvenciones, convenios con la administración autonómica y estatal. Muchos nos dicen que hemos tenido suerte y yo siempre contesto que la suerte nos pilló trabajando.  Y así nos tiene que seguir, porque las oportunidades pueden surgir en el momento menos esperado. Ahora nuestras principales líneas de actuación son: consolidar el programa educativo y las visitas al Centro ICARO como oferta de ocio cultural, aumentar la oferta de servicios cualificados (transcripción, reproducción digital, asesoría en organización de archivos), hacer del Centro ICARO un referente como centro de interpretación de archivos y actualizar nuestra web, mejorando los canales de comunicación e interactuación con los usuarios.

Por ello, hemos diseñado para el 2013 un programa de talleres infantiles, de visitas y actividades en familia y estamos diseñando nuevas ofertas.  Hemos puesto también en marcha un proyecto piloto de recuperación de memoria y trabajo con fuentes orales, que se está llevando a cabo en el Centro de Formación de Somorrostro (con alumnado de la ESO). Seguimos colaborando con el Museo Diocesano y la Escuela de Magisterio (BAM) en una asignatura compartida para dar a conocer el archivo como recurso didáctico susceptible de servir  para preparar contenidos de diversas asignaturas. También estamos aprovechando las sinergias de las distintas actividades ofrecidas en el edificio del Seminario, lleno de historia y futuro. Seguimos contactando con las universidades, aulas de cultura, ayuntamientos, centros educativos y también con entidades diocesanas y empresas, porque estamos plenamente convencidas de la potencialidad del Archivo y del Centro ICARO como recurso  educativo  y como equipamiento cultural de primer orden. Y todo esto intentando generar ingresos por servicios prestados y conseguir nuevas vías de financiación con empresas y entidades privadas, al margen de presentarnos a diversas subvenciones y colaborar con entidades y asociaciones. El no ya lo tenemos, pero sólo hay posibilidad de conseguirlo si se intenta.

PREGUNTA: Por último ¿Y si quiero contactar con AHEB/BEHA o el Centro Icaro, cómo debo hacerlo y quién me va a atender?

RESPUESTA: 

Puedes contactar con nosotras

Equipo responsable

El resultado de lo descrito en esta entrevista se debe en gran medida a la proactividad de sus gestores y técnicos. El fondo documental del Archivo Histórico Eclesiástico de Bizkaia / Bizkaiko Elizaren Histori Arkibua, está bien instalado y custodiado. Podrían refugiarse en las dificultades de la crisis para no meterse en nuevo proyectos, y sin embargo, no lo van a hacer. Es una cuestión de actitud, ¿conseguirán algo?, pues no lo sé, pero si crean condiciones para ello, y eso, les acerca mucho más a sus objetivos.

Emilio Sanz / www.conocimientopractico.es  / @InfoPractico

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