No tengo la fortuna de conocer personalmente a Pilar Gil ni a las integrantes del equipo que lidera, pero, en el ámbito profesional, es un grupo cercano a muchos profesionales porque mantienen una actividad intensa, constante y útil en los canales web profesionales.

Recientemente le propuse a Pilar intercambiar unas notas para esta entrevista exprés con el objetivo de hacer hincapié no sólo en la actividad de su equipo en el Archivo Universitario de la UCLM, sino en su actitud proactiva con los resultados tangibles que todos conocemos. ¿Qué me contesto? Con su permiso, esta fue su respuesta: “Buenas tardes, Emilio, me parece muy bien el plan de trabajo que me comentas y, si te parece bien, puesto que vamos a compartir tarea, podríamos tutearnos ¿no crees? Un cordial saludo, Pilar”

A esto me refiero. No hay “peros”, es más bien “hagamos todo fácil y a trabajar…”

Pregunta: ¿Quién es Pilar Gil?

Respuesta: Alguien que siendo muy joven tuvo muy claro a que quería dedicarse profesionalmente y ha tenido la oportunidad de poder formarse para ello y ejercer la profesión desde hace más de 25 años. Soy licenciada con grado en Filosofía y Letras, especialidad de Historia Medieval, y especialista-máster en Información y Documentación. Mi formación, perfil y trayectoria profesional me ha permitido conocer y trabajar en diferentes tipos de unidades de información mayoritamente archivos, administrativos e históricos de diversas administraciones públicas, pero también en bibliotecas universitarias. Por lo demás, en un cuarto de siglo da tiempo a hacer muchas cosas: participar en acciones formativas, tanto de formación profesional como de usuarios; coordinar y elaborar publicaciones, individuales y colectivas; organizar algún que otro evento profesional. Desde su creación en 1996 soy directora del Archivo de la Universidad de Castilla-La Mancha y, en representación de la UCLM, miembro del Comité Técnico de Normalización 50 “Documentación” y del SC1 “Gestión de Documentos y Aplicaciones” de AENOR.

Pregunta: ¿Puedes presentarnos al equipo del Archivo Universitario y señalar sus fortalezas?

Respuesta: El trabajo en equipo ha sido desde siempre la piedra angular de la gestión del servicio del Archivo Universitario. Mis compañeras en el equipo son Luisa Mª Hernández,  María Isabel Sánchez y Ana Belén Tercero. Aunque se trata un equipo pequeño, está formado exclusivamente por personal técnico de archivos y bibliotecas de diferentes niveles: dirección, técnico II y gestores técnicos. Formamos un equipo profesional, cohesionado, en continua formación y altamente especializado que intenta aprovechar al máximo cualquier tipo de recurso a su alcance, pero muy especialmente los intangibles, para orientar el servicio y los productos informativos al cliente, intentando ofrecer, además, un valor añadido. La capacidad y la dinámica del propio equipo, la creatividad, la aplicación innovadora de las tecnologías de la información y la comunicación es lo que nos permite abordar proyectos que, de otra manera, sería imposible asumir no sólo en el ámbito interno sino también en el externo como, por ejemplo, la participación en acciones de cooperación archivística como la Conferencia de Archiveros de las Universidades Españolas (CAU/COSEG/CRUE), de la que el Archivo Universitario forma parte desde su creación. 

Pregunta: El contenido de la página web del Archivo Universitario es muy descriptivo en cuanto al enfoque de trabajo de este equipo. Hay poco contenido, pero está todo volcado al servicio, a la operativa y al compromiso con los resultados. No es muy habitual ver publicado un plan de trabajo mensual (accedan a su sección “Programación mensual”). Esto nos indica que no sólo hay técnicos al frente de este servicio, sino que, además, hay buenos gestores que dicen lo que van a hacer y, sobre todo, que asumen la responsabilidad sobre los resultados. 

Pilar, por favor, describe los objetivos de vuestro servicio.

Respuesta: Como servicio público integrado en la administración universitaria, el Archivo Universitario es el servicio universitario de apoyo a la administración, la docencia y la investigación que tiene encomendada la gestión, la organización, el control, el acceso, la difusión y la conservación del Patrimonio Documental Universitario de la UCLM. Pero, como la unidad informativa que es, el objetivo principal y final del servicio es uno sólo: satisfacer las necesidades de información de nuestros usuarios. Todas las actividades que realizamos en las diferentes áreas de administración, recogida, proceso técnico, instalación, acceso y difusión, así como todos los proyectos que desarrollamos están subordinados a este objetivo final y nos permiten alcanzarlo. Concebimos el Archivo Universitario como un “centro de información” que realiza las funciones que le son propias pero dispone de la capacidad suficiente para diversificar y ofrecer productos informativos anticipándose a las demandas de información.

Pregunta: ¿Quiénes son los clientes internos y externos del Archivo Universitario de la UCLM? Es decir, ¿a quién prestáis servicio?

Respuesta: Por su condición de servicio universitario, nuestros usuarios internos son los propios miembros de la comunidad universitaria de la UCLM, principalmente el personal de administración y servicios, ya que la mayor parte de los fondos documentales son de carácter administrativo dado que la UCLM es una universidad con poco más de 25 años. No obstante, esporádicamente, los escasos fondos documentales históricos que se custodian son objeto de consulta tanto por usuarios internos, por lo general alumnos, como por usuarios externos. En lo que respecta a los usuarios externos, como servicio público, cualquier ciudadano puede ser usuario del Archivo Universitario, así como cualquier miembro de la comunidad profesional puede ser considerado como tal en la medida que proporcionamos productos informativos al mercado especializado en Archivística, Información y Documentación.

Pregunta: Realmente el foco de esta entrevista exprés es vuestra proactividad en los canales de internet. Con regularidad recibimos las “Actualizaciones del Archivo Universitario”, una píldora de información útil y concentrada, que, muchas veces,  es el resultado de un trabajo intenso. Por ejemplo, ahora tenemos accesible la  “BIBLIOGRAFÍA ESPECIALIZADA EN ARCHIVÍSTICA, DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN 2011”, con 50 referencias.

Pilar, este contexto de dificultades temporales, que con seguridad os afecta, no os impide mantener esta actitud de aportar valor de forma constante. Es una magnífica estrategia que os hace visibles y útiles. ¿Nos puedes desvelar cuáles serán vuestros próximos pasos?

Respuesta: Lo que se trasmite a través de la web del Archivo Universitario no es algo casual sino el resultado final de la gestión corporativa en la que se integra el Archivo Universitario. Ten en cuenta que la UCLM tiene implantado un sistema de gestión de calidad de sus servicios de acuerdo con el modelo EFQM, que obtuvo y mantiene el sello de calidad 500+. Los procedimientos operativos de gestión están así mismo certificados por ISO 9001:2008 y todos los servicios del Archivo Universitario sujetos a los términos de compromiso de la Carta de Servicios siendo objeto de revisión anual. Justo en estos momentos nos encontramos en el inicio de un nuevo ciclo pues acabamos de cerrar el II plan estratégico 2008-2011. Confiamos en la planificación estratégica que, desde 2004, nos ha servido para ir adaptándonos a las circunstancias, internas y externas, del entorno que nos ha tocado en suerte, aspirando a mantener y, si es posible, mejorar el servicio que se presta con los recursos disponibles. Me preguntas por nuestros próximos pasos, pues vamos a seguir las mismas líneas estratégicas: orientación al usuario, transversalidad e integración de servicios y sistemas de información. Junto con el equipo de los servicios UCLMtic seguiremos compartiendo un contexto de trabajo que nos gusta denominar ArchivisTIC y que engloba tanto los recursos informativos web: mapas interactivos, base de datos en línea con perfiles de acceso, exposiciones virtuales, agenda profesional, novedades bibliográficas, etc., como la integración de los servicios del Archivo Universitario en los sistemas corporativos de carácter transversal: centro de atención al usuario (CRM), el repositorio institucional RUIdeRA, o el desarrollo de proyectos como el e.Archivo UCLM.

Pregunta: ¿Por qué debemos tener entre nuestras páginas web imprescindibles la del  Archivo Universitario de UCLM?

Respuesta: Decir imprescindible es mucho decir. Digamos que lo que diferencia a la web del Archivo Universitario de la UCLM es que se puede encontrar no sólo información sobre el propio Servicio en sus diferentes facetas sino también información especializada sobre Archivos, Información y Documentación desde una perspectiva amplia e interdisciplinar. Ofrecemos aquellos recursos informativos que creemos que pueden ser útiles para el profesional, el estudiante, el opositor, o a cualquier persona interesada en el mundo de los archivos, en general, y de los archivos universitarios en particular. Se trata de facilitar el acceso a los recursos informativos allí donde estén y si no existen, elaborarlos en el Archivo Universitario, cuando ello nos es posible, claro, pero siempre bajo la perspectiva de la utilidad.

Pregunta. ¿Y si quiero contactar con el Archivo Universitario de UCLM, cómo debo hacerlo y quién me va a atender?

Respuesta: Cualquier persona interesada puede contactar con el equipo del Archivo Universitario de la UCLM en la dirección electrónica archivo@uclm.es; telefónicamente, en el 902 204 100, extensión 3018; a través del buzón del Archivo Universitario www.uclm.es/archivo y presencialmente, o por correo postal, en la calle Altagracia nº 50 de Ciudad Real (código postal 13071). Será atendido por alguna de las personas que formamos el equipo, quizá no siempre podamos resolver directamente las cuestiones que se nos planteen pero siempre daremos una respuesta con la información a nuestro alcance.

En las palabras de Pilar se pueden identificar conceptos como dedicación, trabajo en equipo, especialización, orientación al servicio, innovación, cooperación, anticipación, calidad, compromiso, planificación, estrategia, adaptación, etc. Yo entiendo todo eso como crear las condiciones para que las cosas ocurran.

Gracias a Pilar por habernos permitido conocer mejor el modelo de servicio y de gestión del Archivo Universitario de la Universidad de Castilla La Mancha.

Emilio Sanz