Debemos reflexionar sobre los medios que se precisan para poder llevar a cabo el plan diseñado, en el plazo estimado. Nuestro archivero ha confeccionado una lista material tentativa: 2 ordenadores personales, 1 impresora, telefonía, acceso a internet por banda ancha, aplicaciones ofimáticas y correo electrónico, mobiliario de trabajo para dos personas y espacio de trabajo.
El espacio de trabajo, el mobiliario, acceso a red y servicios comunes de telecomunicaciones son suministrados por el departamento del que dependo, y no son imputables como coste directo en el proyecto, pero el resto si se debe presupuestar.
Además algunas tareas van implicar que el técnico se desplace a otra localidad, lo que hace necesario presupuestar un desplazamiento y dietas de viaje.
Es importante tener en cuenta que algunas de las inversiones que se hacen en este momento no sólo son para esta actividad, como es el caso de los ordenadores o la impresora, mientras que otras si son específicas para una tarea de esta actividad y la inversión no se puede considerar para otros alcances, como es el caso del viaje. Si quisiéramos ser más exhaustivos estimaríamos el plazo de amortización de estos equipos, distribuyendo el valor de los mismos en el tiempo (por ejemplo cuatro años) he imputando el coste al plazo temporal de la actividad que estamos valorando (sería un importe aproximado de 74 euros y estamos imputando la totalidad = 1.774 euros).
Sin embargo, como estamos analizando la puesta en marcha de un servicio corporativo de gestión documental y archivo para la organización, vamos a ir dotándonos de medios según se puedan ir justificando.
El cuadro que encabeza esta entrada resume el presupuesto de recursos materiales.
Cada vez estamos más cerca de cerrar la estimación de plazo y presupuesto.
Continuamos.
Emilio Sanz, fecit.
Buenas tardes a todos,
Me gustaría comentar una cuestión que me resulta de mucho interés. Hasta hace varios meses he trabajado como archivera siempre por cuenta ajena, pero ahora me decidí a iniciarme por cuenta propia como consultora. Sin embargo, se me plantea la problemática de que, a la hora de elaborar un proyecto, el evaluar costos, tiempos y recursos es para mí un problema. Me gustaría saber si existe alguna web o bibliografía, artículo etc, que pudiera indicarme las estimaciones de este tipo de cuestiones para poder hacer un presupuesto sin correr demasiados riesgos. Por ejemplo, en el informe de toma de datos, ¿hay alguna referencia que me permita evaluar las horas o días que tardaré en hacerlo?, ¿cuánto se tarda en organizar un metro lineal de documentación totalmente desorganizada?, y este tipo de cuestiones.
Un saludo y gracias.
Buenos días Isabel
No puedes generalizar, tienes que estimar de la forma más precisa que puedas, pero no sobre hipotéticos parámetros sino sobre la realidad específica del fondo documental objeto de trabajo. Es como decir cuánto vale hacer una carretera, dependerá si transcurre por un valle o una zona montañosa. Piensa en las tareas que debes acometer y estima cada una por separado, si puedes hacer una pequeña toma de datos o cata sobre en el fondo documental dispondrás de una información estratégica.
Te adjunto una Guía sobre Consultoría Documental muy operativa que tengo publicada y que igual te puede servir de apoyo.
https://sorprendemos.com/consultoresdocumentales/?p=980
Un saludo