Una vez revisado el concepto de estimación de esfuerzo, debemos detallar y desglosar las actividades y tareas objeto de trabajo. Esta técnica se denomina E.D.T. o Estructura de Desglose de Tareas. Ya lo hemos visto en otras entradas y lo que se pretende hacer es ir dividiendo las actividades en tareas, hasta alcanzar un nivel de detalle operativo adecuado.
Recordemos que este desglose se debe llevar a cabo hasta que la tarea cumpla las siguientes condiciones:
- Debe tener un propósito único
- Debe tener una duración específica
- Se debe poder administrar
- Deben tener una estimación de tiempo y coste sencilla
- Se debe asignar a un responsable
Veamos el ejemplo práctico de esta idea aplicada a la fase que nuestro archivero está acometiendo, EDT del «Análisis de Situación Actual y Propuesta de Plan de Actuación».
1. ANÁLISIS DE SITUACIÓN ACTUAL Y PROPUESTA DE PLAN DE ACTUACIÓN
1.1. Análisis de situación actual
1.1.1. Toma de datos
1.1.1.1. Diseño de guión de toma de datos
1.1.1.2. Determinar los departamentos objeto de análisis
1.1.1.3. Determinar entrevistas por departamento
1.1.1.4. Diseñar una base de datos para análisis
1.1.1.5. Grabar datos de las entrevistas en base de datos de análisis
1.1.1.6. Imprimir las primera versión de informes de análisis y datos anexos
1.1.1.7. Enviar entrevistas en formato pdf a cada entrevistado para su visto bueno o sugerencia de corrección
1.1.1.8 Corrección y versión final de informes de toma de datos y datos anexos
1.1.2. Informe de análisis
1.1.2.1. Redacción del informe de análisis
1.1.2.2. Redacción de presentación ejecutiva
1.1.3. Presentación ejecutiva
1.1.3.1. Verificación de agendas de asistentes
1.1.3.2. Reserva de sala y de material complementario
1.1.3.3. Comunicación de fecha propuesta para la presentación
En este ejercicio se puede ver el nivel de desglose al que hemos llegado y es un gran método para gestionar actividades sencillas o complejas. Tened en cuenta que en esta fase de análisis todavía queda mucho por hacer ya que la lista de actividades iniciales era:
1. ANÁLISIS DE SITUACIÓN ACTUAL Y PROPUESTA DE PLAN DE ACTUACIÓN
1.1. Análisis de situación actual
1.2. Diagnóstico y propuestas de mejora
1.2. Plan de implantación
Si os dais cuenta solo hemos desglosado la actividad 1.1. Análisis de situación actual, pero como ejemplo es más que suficiente. Desde ahora es ya otra herramienta que queda incorporada en nuestro método de dirección y gestión de proyectos.
Pero la EDT no está terminada, debemos estimar su duración, quién es el responsable y su coste estimado.
Continuamos en la siguiente entrada.
Emilio Sanz, fecit.
Buenas tardes: felicitaciones por la pagina muy buena informacion. Les queremos por favor solicitar si tiene un listado completo de tareas para un registro academico.
Estaremos atentos a su respuesta.
Att. Lorena Vera.
Buenos días Lorena
No entiendo muy bien tu consulta relativa a un registro académico ¿qué es un registro académico? ¿cuál es su función?… ten en cuenta que tu escribes desde Colombia y yo desde España y posiblemente no entendamos el concepto de igual forma.
Si me facilitas un poco más de detalle igual te puede resultar útil mi ayuda.
Saludos, El Escribano.
Bueno te explico un registro academico quiere decir cuando no tienes dinero para cancelar el estudio te dan un credito en la universidad, y las activiades que necesito es relacionado a esto, realizar un credito para pago de estudios. Te agradezco por toda la informacion.
Buenos días Lorena. No veo relación entre tu consulta y el contenido y objetivos de este blog. Por favor dirigente a la fuente de información adecuada, no soy especialista en créditos ni financiación como puedes ver en el apartado «Acerca de este blog» en la página principal. Recibe un cordial saludo.
Buenas noches, muy bueno tu articulo…serias muy amable en ayudarme con mi proyecto. que trata de «Control de Pacientes de los subcentros de salud de la provincia de El Oro», y pues hemos decidido utilizar la metodologia PMBOK. y pues no entiendo muy bien como puedo aplicar lo que dices en tu articulo a mi proyecto…….de antemano muchos saludos y gracias por la ayuda.
Buenos días William
Por un lado comentarte que si habéis decidido utilizar la metodología PMBOK me parece una decisión muy acertada. Concretamente en el capítulo 5.3 de la Guía PMBOK (tercera edición) se detalla cómo crear una EDT con todo tipo de detalles. Desde el punto de vista práctico y como primer paso te recomiendo que hagas un borrador inicial sencillo de la siguiente forma: revisa la META general del proyecto de Control de Pacientes de Subcentros de Salud en la que se habrá definido qué se quiere hacer. Esa meta a su vez deberá ser subdividida en sus diferentes OBJETIVOS por ejemplo: definición del modelo de acogida y atención a pacientes, informatización de la historia clínica, campañas informativas y preventivas, tarjeta sanitaria… es decir identificar los subproyectos. En este punto, deberás seguir detallando cada objetivo hasta conseguir TAREAS o paquetes de trabajo gestionables, es decir que cumplan las cinco condiciones que aparecen descritas en la entrada.
No podrás hacer esto si desconoces la metas y objetivos del proyecto o no se ha realizado una consultoría previa que permita conocer en qué consiste el «Control de Pacientes de Subcentros».
Espero haberte ayudado. Recibe un cordial saludo.
El Escribano
MUCHAS GRACIAS……ESPERO NO HABERTE MOLESTADO…LA VERDAD ESQUE ESTA ES LA PRIMERA VEZ QUE ME TOCA HACER DE ADM DE PROYECTO Y YA PUESSSSS….LO QUE TENGO DUDA ES COMO HACER LAS IDEAS QUE ME ESTAS RECOMENDANDO…ME PODRIAS DAR ALGUN LINK DE PROYECTOS DE SOFTWARE QUE HAYAN YA IMPLEMENTADO ESTA METODOLOGÍA….? SALUDOS Y GRACIAS POR LA AYUDA…
Buenas tardes William. No me molesta tu consulta, todo lo contrario. Vamos a ver si te puedo ayudar algo más. En el mes de noviembre estuve intercambiando unas informaciones con un lector del blog, Carlos Arce de Perú sobre un tema que creo que te puede resultar útil en parte, ya que se trataron algunos aspectos de consultoría y metodologías T.I. Creo que eso más la referencia PMBOK son dos puntos de partida para que orientes tu búsqueda experta. Te adjunto el link del la entrada con los comentarios que crucé con Carlos: https://sorprendemos.com/consultoresdocumentales/?p=872
Recibe un cordial saludo y éxito con tu proyecto.
Estos pasos son formales?
°Debe tener un propósito único = tiene algo que ver con la meta.
°Debe tener una duración específica = ¿ estimación de tiempo y algo que ver con el punto 3 ?
°Se debe poder administrar ¿no comprendo en que caso no es posible administrar algo?
°Deben tener una estimación de tiempo y coste sencilla ¿Otra vez tiempo ?
°Se debe asignar a un responsable ¡Comprendo!
Buenos días Day. Más que cuestiones formales, trato de aportar mi punto de vista o sugerencias, totalmente abiertas y que se enriquecen con vuestros comentarios y puntos de vista, distintos o afines.
La idea de la EDT es desglosar las actividades hasta obtener paquetes de trabajo. Respecto a tus comentarios, efectivamente la tarea debe tener un propósito único, como una pieza de un puzle, una duración en el calendario o fecha de inicio y fin, debe ser administrable. Efectivamente hay tareas que no se pueden administrar bien, porque su definición es imprecisa, por ejemplo cuando son muy generalistas.
En el punto que indico “tiempo y coste”, como tu indicas con tu interrogación, quizá debería poner esfuerzo y coste, estaría mejor expresado.
Gracias por tu comentario y recibe un cordial saludo.
Hola, para hacer una EDT de equipamiento de una institución de salud, esto es lo que me pide . Los principales componentes del proyecto son:
1) Diagnóstico de necesidades de equipo,
2) Adquisiciones,
3) Instalación del equipo,
4) Pruebas y uso del equipo.
g) Para el componente “Adquisiciones” desglose dos “paquetes de actividades”, en los que usted incluya, para cada uno de éstos, un entregable.
4. Estime el costo total del proyecto, asignando a cada paquete de actividades (y en consecuencia a cada componente), un costo.
5. Elabore un Diccionario a la EDT que facilite la ejecución del proyecto.
no se que poner en cada punto