Estimar esfuerzos

En muchas ocasiones nuestro archivero se va a encontrar con la incómoda situación de tener que valorar algo que no conoce con detalle, básicamente porque no lo hace con frecuencia y por lo tanto no tiene un criterio más o menos objetivo.

En alguna ocasión, en trabajos de consultoría, cuando estaba entrevistando a usuarios para cuantificar algo me encontraba con respuestas como “mucho”, “poco”, “bastante”… pero no nos valen, ya que son criterios no cuantificados que no permiten realizar simulaciones. Debemos evitar también la situación de no tener ningún dato o un dato igual a 0. Para superar esto existen las estimaciones y como mejor estrategia para aplicar las mismas, el sentido común.

Veamos un ejemplo práctico. Para el estudio de análisis de situación actual y propuestas de mejora nuestro archivero se ha comprometido a hacer como primera actividad un informe de toma de datos de contenido técnico-documental.

Yo siempre recomiendo que este tipo de toma de datos sean presenciales y bajo la responsabilidad de un consultor experto en materia documental. Evita enviar formularios para que te lo rellene el usuario, no entenderá nada y además no le prestará atención.

Para llevar a cabo esta toma de datos deberé hacer:

  • Un formulario/s de toma de datos
  • Conocer en número de unidades organizativas objeto de análisis
  • Estimación de entrevistas por unidad organizativa
  • Estimación de tiempo medio por entrevista
  • Diseño de herramientas de análisis  y carga en la misma de los datos recabados
  • Edición de informes de análisis y corpus de datos anexos.

El formulario de toma de datos, deberá contener al menos tres tipos de informaciones, para poder llevar a cabo un análisis coherente:

  1. Datos de control del formulario: datos de la unidad, nombre de personas entrevistadas, fechas, direcciones…
  2. Datos cualitativos: tipología documental, procesos, normas…
  3. Datos cuantitativos: volumen documental, frecuencia de uso, crecimiento del fondo…

Continúa en la siguiente entrada.

Emilio Sanz, fecit.

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