[Nota: Periódicamente recibimos en el blog a autores invitados. Este artículo está escrito en colaboración con Iron Mountain España S.A, especialistas en custodia y destrucción de documentos y complementa la actual serie que estamos publicando sobre Plan de contingencia y gestión de crisis.].
Todo plan de emergencia empresarial debe prever cualquier posible incidencia que pueda afectar a la buena marcha del negocio o, incluso, provocarle pérdidas. Y en plena era tecnológica, la pérdida de datos es un riesgo que cada vez más empresas tienen en cuenta a la hora de prevenir.
La filtración de información confidencial es un buen ejemplo. Por desgracia, ni el mejor sistema de gestión documental y protección de archivos del mundo nos va a salvar si uno de nuestros empleados pierde un portátil o un “smartphone” con información confidencial. Errar es humano.
Contactar
Lo primero que hay que hacer es ponerse en contacto con todos los empleados involucrados en el incidente y determinar qué departamentos de la empresa se han visto afectados. Para ello, es necesario actualizar y revisar periódicamente la información de contacto que tengamos.
Informar y ayudar a los afectados
Si existe la posibilidad de que la filtración haya afectado a algún cliente, hay que avisarle para evitar que los daños vayan a más. También podemos plantearnos la posibilidad de informar a los organismos reguladores pertinentes o de buscar consejo jurídico.
Prevenir
Es esencial que los jefes de cada departamento entiendan la importancia de manejar con cuidado la información gestionada en sus respectivos equipos de trabajo. Tienen que ser conscientes del terrible impacto que un incidente así puede tener sobre la buena marcha del negocio.
Existen empresas que pueden ayudar a gestionar nuestros documentos y la información de manera eficaz, y que ofrecen servicios que van desde la destrucción segura de ficheros confidenciales hasta la captura segura de datos, pasando por el escaneo de información en papel.
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