Si la semana pasada nos detuvimos en hablar sobre el error que supone la indefinición de la meta de un proyecto, ahora vamos a completar esta primera idea con la falta de precisión e incluso la inexistencia de los objetivos o metas secundarias.
Estos objetivos deben darnos una orientación más precisa de los componentes del proyecto.
Si seguimos con el ejemplo de la digitalización de pólizas de seguros, podríamos suponer que un listado de objetivos o metas secundarias podrían ser:
- Preparación de la documentación
- Captura de imágenes y datos
- Carga de información en el sistema de gestión documental
Esta relación de objetivos secundarios no sólo es incompleta, sino que carece de definición. Sin entrar en detalles, se echa en falta la logística y los controles de calidad, pero sobre todo la indefinición cuantitativa y cualitativa de los objetivos.
CONTRAMEDIDAS
Debemos apoyarnos en el método S.M.A.R.T. formulado por George Doran, sencillo y de gran utilidad. Este método define las cinco características que debe tener un objetivo:
- Específico
- Medible
- Asignable
- Realista
- Ligado al tiempo
Redefinamos entonces parte del objetivo de preparación de la documentación: “Preparación de los 206.000 expedientes de pólizas de vida por el primer turno de trabajo de 7 a 15 horas durante el mes de abril de 2011; el equipo está compuesto de 1 jefe de equipo y 14 técnicos auxiliares. Deberán estar listos para la digitalización a principios de mayo, cuando se esté finalizando el tratamiento de los 55.000 expedientes de la rama de salud”.
Además, en todas las definiciones es recomendable señalar indicadores para evaluar el grado de éxito, como por ejemplo que a fecha de inicio se haya alcanzado un 95% del objetivo de preparación y que se hayan resuelto el 85% de las incidencias detectadas.
Emilio Sanz, fecit.
sin objetivos prefijados ningún proyecto funciona, no sólo los de la gestión documental, si no todos. la planificación es la base que sustenta la proyección
Efectivamente y hablaremos de eso un poco más adelante, Un saludo,
Hola, me parece muy interesante vuestra página, me parece genial cómo tratais estos temas, pero no me ha quedado claro por qué hay que especificar tanto el objetivo secundario, no vale con especificar la meta y sus objetivos generales? quedaría muy pobre la definición del proyecto si nos quedáramos en exponer meta y objetivos nada más?. Gracias por vuestro trabajo
Buenos días Eva
Estas entradas están enfocadas a identificar errores, sus consecuencias y contramedidas. Estamos seleccionando elementos individuales, puedes ver aquí en enfoque que le estamos dando (https://sorprendemos.com/consultoresdocumentales/?p=1931).
Hemos escrito en otras ocasiones sobre meta y objetivos, puedes verlo aquí (https://sorprendemos.com/consultoresdocumentales/?p=637). Desde mi punto de vista el grado de definición que le llegues a dar a una meta y a sus objetivos o metas secundarias, llámalo como quieras, debe ser suficiente para que ambos elementos cumplan su función; la meta como elemento orientador global y los objetivos como elementos más precisos orientados a los componentes del proyecto. Fíjate en las contramedidas que hemos propuesto en las entradas del error nº 1 y en del error nº2.
Respecto a lo que comentas sobre “quedaría muy pobre la definición del proyecto si nos quedáramos en exponer meta y objetivos nada más?” Efectivamente me parecería incompleto ya que la definición de un proyecto implica más elementos entre ellos por ejemplo la planificación. La primera parte de la historia de este blog es un recorrido sobre la definición y planificación de un proyecto, consulta esas materias si te interesan esos contenidos. Recorrimos durante 59 entradas la definición y ejecución de un proyecto.
Puedes además acceder a la pestaña “Conocer +” del blog donde tienes todos los contenidos estructurados en lo que denominamos Guías Útiles (https://sorprendemos.com/consultoresdocumentales/?page_id=1309).
Bienvenida al debate.
Emilio Sanz