Errores

Si la semana pasada nos detuvimos en hablar sobre el error que supone la indefinición de la meta de un proyecto, ahora vamos a completar esta primera idea con la falta de precisión e incluso la inexistencia de los objetivos o metas secundarias.

Estos objetivos deben darnos una orientación más precisa de los componentes del proyecto.

Si seguimos con el ejemplo de la digitalización de pólizas de seguros, podríamos suponer que un listado de objetivos o metas secundarias podrían ser:

  • Preparación de la documentación
  • Captura de imágenes y datos
  • Carga de información en el sistema de gestión documental

Esta relación de objetivos secundarios no sólo es incompleta, sino que carece de definición. Sin entrar en detalles, se echa en falta la logística y los controles de calidad, pero sobre todo la indefinición cuantitativa y cualitativa de los objetivos.

CONTRAMEDIDAS

Debemos apoyarnos en el método S.M.A.R.T. formulado por George Doran, sencillo y de gran utilidad. Este método define las cinco características que debe tener un objetivo:

  • Específico
  • Medible
  • Asignable
  • Realista
  • Ligado al tiempo

Redefinamos entonces parte del objetivo de preparación de la documentación: “Preparación de los 206.000 expedientes de pólizas de vida por el primer turno de trabajo de 7 a 15 horas durante el mes de abril de 2011;  el equipo está compuesto de 1 jefe de equipo y 14 técnicos auxiliares. Deberán estar listos para la digitalización a principios de mayo, cuando se esté finalizando el tratamiento de los 55.000 expedientes de la rama de salud”.

Además, en todas las definiciones es recomendable señalar indicadores para evaluar el grado de éxito, como por ejemplo que a fecha de inicio se haya alcanzado un 95% del objetivo de preparación y que se hayan resuelto el 85% de las incidencias detectadas.

Emilio Sanz, fecit.

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