Ya hemos escrito anteriormente sobre meta y objetivos . Tan importante nos parece este concepto que vamos a elegir como primer error la indefinición de la meta de un proyecto.
En más de una ocasión me han comentado que se iba a llevar a cabo “un proyecto para digitalizar todo el archivo”. En ese caso he tratado de entender si se me estaba comunicando una idea, una intención, una necesidad, o por el contrario un planteamiento técnico de un posible proyecto. Si se trata de esto último es, o bien una pérdida de tiempo, o un planteamiento muy atrevido con un alto coste final para alguien (cliente, proveedor o ambos).
Si la necesidad se conoce pero no se ha profundizado sobre ella, la función de orientación permanente y de referencia constante que la meta provee al conjunto del proyecto se diluye, creando las condiciones favorables para que afloren tempranamente factores de riesgo muy peligrosos. En este contexto es además muy probable que no existan indicadores para evaluar el éxito del trabajo (plazos, coste y calidad entre otros).
Un planteamiento erróneo en la descripción de una meta de proyecto podría ser: “Digitalización del archivo de pólizas de clientes.”
CONTRAMEDIDAS
1.- La meta debe ser sencilla, comprensible y orientada a la acción
2.- Debe definir globalmente qué se va a hacer
3.- Estará tentativamente acotada en el tiempo
4.- Debe ser realizable
5.- Se puede administrar
Con este esquema deberemos reorientar el planteamiento anterior: “Digitalización del archivo de pólizas de clientes de rama salud (55.000 expedientes), rama automóvil (206.000 expedientes) y rama hogar (88.000 expedientes), antes del 31 de octubre de 2011.”
Emilio Sanz, fecit.
¿No crees que para poder definir un proyecto no debería existir antes la oferta? No me entiendas mal, los consejos que das son muy interesantes pero si redacto un proyecto para digitalizar 55.000 expedientes de pólizas, etc. es ¿porque ya tengo la inversión asegurada? Y si es así ¿no me marca el presupuesto gran parte del alcance del proyecto?
Buenos días Mónica (Docufilos)
Respecto a tus observaciones continúo el debate con varias opiniones personales que creo que pueden enriquecer.
En relación a lo que comentas sobre si para definir un proyecto debería existir antes una oferta, desde mi punto de vista no siempre es así o no necesariamente.
Una gestión de proyecto por ejemplo vinculada a una oferta de servicio efectivamente creo que tiene dos grandes etapas, una precontractual que se inicia con la identificación de una oportunidad comercial, elaboración de oferta y la negociación y una segunda gran etapa contractual donde se ejecuta el proyecto hasta su entrega de acuerdo con los compromisos adquiridos por ambas partes.
No obstante la definición de la meta y objetivos puede no estar vinculado a eso obligatoriamente. Se puede dar el caso de que se utilicen estos métodos para analizar una necesidad y estimar la viabilidad de algo sin que necesariamente sea un proyecto o esta acción se vincule con un presupuesto. En este caso estoy hablando más del uso de determinadas técnicas de análisis o de definición.
La próxima entrada del blog trata de eso, de definir escenarios y riesgos tomando como referencia la meta y objetivos.
Ten en cuenta que el objetivo de las 15 entradas que estoy publicando tiende más a la reflexión del elemento en si mismo, eso si, dentro de un contexto general de una gestión de proyecto para darle coherencia.
Por último comentabas ¿no me marca el presupuesto gran parte del alcance del proyecto? Si, pero vinculado también a otras variables que no se pueden disociar como el plazo o la calidad.
Creo que en el fondo hablamos de lo mismo pero con enfoques diferentes y eso es muy interesante ya que nos obliga a considerar diversos puntos de vista.
Por ultimo agradecerte los comentarios y recomendar a nuestros lectores tu blog Docufilos, un estilo personal y aires frescos.
Emilio Sanz.
Buenos días Emilio,
Me has hecho pensar pero cuando me refería al alcance del proyecto no me estaba refiriendo expresamente a la meta, sino más bien a los objetivos. Además las técnicas de análisis y de definición de las que hablas ¿no deberían estar estructuradas a priori? Quizás sea un poco pesada con lo de no perder de vista el presupuesto del proyecto pero es que, en el caso de proyectos de carácter documental, es frecuente la generación espontánea de necesidades que no se han contemplado en el proyecto inicial. Y no es por falta de análisis y buena definición del proyecto, es más bien por que los licitadores se dan cuenta del potencial para la mejora de su gestión y van añadiendo puntos que, a veces, llegan a desvirtuar el proyecto inicial.
De todas formas, no voy a adelantar acontecimientos y seguiré detenidamente la evolución de tus propuestas. Muchas gracias por tus palabras.
Hola Mónica
Te invito a seguir los contenidos para que en el contexto de una dirección y gestión de proyecto puedas conocer la propuesta que hago de selección de errores.
Por otro lado comentaremos esa situación que describes “…en el caso de proyectos de carácter documental, es frecuente la generación espontánea de necesidades que no se han contemplado en el proyecto inicial. Y no es por falta de análisis y buena definición del proyecto, es más bien por que los licitadores se dan cuenta del potencial para la mejora de su gestión y van añadiendo puntos que, a veces, llegan a desvirtuar el proyecto inicial”
Este es sin duda un factor de riesgo al que debemos estar muy atentos, ya que las nuevas necesidades deben ser gestionadas como un cambio. Lo hemos comentado varias veces, si asumes esa nueva necesidad sin evaluarla, valorarla y contextualizarla en tu proyecto probablemente sea el inicio de un camino tortuoso y un síntoma de una gestión de proyecto incoherente. Siempre se va a producir un impacto en las variables más importantes: plazo, coste y calidad.
Emilio Sanz