Gestión por procesos

Curiosamente uno de los contenidos que con el paso de estos dos años de experiencia con el blog reciben más consultas es una entrada que en su momento publicamos para tratar de aclarar dos conceptos a mi entender muy importantes cuando acometes un proyecto qué es una meta y qué son objetivos.

En el contexto de la gestión por procesos esos conceptos siguen estando muy vigentes. Si soy el responsable de un servicio de gestión documental corporativo o de cualquier otro tipo antes de acometer cualquier acción debería tener muy clara al menos mi meta y objetivos de partida que evolucionarán con el paso del tiempo hacia algo más complejo, condicionado por nuevas necesidades y por el contexto socio-económico en el que se desarrolla la actividad de mi empresa u organización.

Si no tienes claro ese punto de partida probablemente tus primeros movimientos serán erráticos e incurrirás en gastos e inversiones no muy bien orientadas. En muchas ocasiones algunos responsables te devuelven el reto con una afirmación del tipo ” nadie me ha dicho qué tengo que hacer“.

Desde mi punto de vista tenemos dos alternativas:

a.- No hago nada o más bien poco y me quedo durmiendo el sueño de los justos hasta que alguien diga algo y vamos improvisando arropándonos en el escudo de “nadie me ha dicho qué tengo que hacer”.

b.- O bien tomo la iniciativa y defino un plan de partida realizable, sencillo, bien hecho, asumible en costes y que de resultados a corto plazo tangibles. Se supone que si eres la persona adecuada para el puesto que ocupas además de conocimiento tienes actitudes y aptitudes como buen gestor.

Por lo tanto parece claro que primero debes definir una:

  • META y
  • OBJETIVOS

Como resultado de esta reflexión tendrás al menos un plan de partida que de respuesta a:

1.- Qué hacemos: desarrollando un catálogo de productos y servicios.

2.- Cómo lo hacemos: diseñando los procesos necesarios dotados de todos los medios y compromisos para prestar un servicio excelente

3.- Para quién lo hacemos: es decir nuestros clientes (usuarios internos de nuestra organización, ciudadanos, otras empresas, instituciones…)

Al menos presentamos una propuesta razonada (técnicamente viable), cualificada (haciendo destacar los beneficios) y cuantificada (conociendo los costes), de tal forma que nuestra proactividad y motivación respecto al reto quedan demostradas y de esta forma al menos tenemos muchas más posibilidades de seguir adelante con el proyecto.

Continuamos profundizando en las siguientes entradas.

Emilio Sanz, fecit.

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