Dirección de proyectos

El método que emplearemos para la gestión de nuestro proyecto archivístico está suficientemente probado y va a reducir los errores y riesgos de desviación que con seguridad aparecerán. Hace unos años, me vi en la misma situación que he ido describiendo. Indagando y preguntando, llegó a mis manos un excelente texto sobre Dirección de Proyectos que fui adecuando a mis necesidades. Considero que fue una buena referencia metodológica porque sin tener mucha idea obtuve las pautas básicas y me permitió conseguir mis objetivos. Existe muchísima literatura al respecto, busca en la web.

Siempre he valorado y he dedicado un sitio preferente en mi biblioteca a aquellos libros, sencillos de no muchas páginas ni tecnicismos, que son capaces de trasladar las ideas más esenciales de la materia en cuestión de forma práctica y útil, y es el caso del texto al que hago referencia: Weiss, Joseph; Wysocki, Robert. (1994) Dirección de Proyectos. Las 5 fases de su desarrollo. Addison-Weslwy Iberoamericana S.A. Wilgminton, Delaware, USA ISBN 0-201-6182-7.

En la figura que encabeza esta entrada se detallan las dos etapas de todo proyecto, Planificación y Ejecución y el detalle de las cinco fases principales, definir, planificar, organizar, controlar y concluir. Esta secuencia se aplica igual para organizar un congreso que para implantar un sistema archivístico o digitalizar un fondo documental.

En otro de los textos de referencia, que aconsejo echar un vistazo si os interesa el tema, Project Management Institute (2004) Guía de los fundamentos de la dirección de proyectos. Four Campus Boulevard, Newton Square, PA 18073-3299 EEUU (Norma Nacional Americana ANSI/PMI 99-001-2004), se establece una diferencia entre los proyectos y lo que denominan trabajos operativos. Éstos últimos se caracterizan por ser continuos y repetitivos, mientras que los primeros son temporales y únicos.

La etapa de planificación, implica el establecimiento de objetivos claros y precisos para alcanzar la meta general planteada. Deberán ejecutar este plan apoyándose en un esquema organizativo que incluya los recursos humanos, materiales y plazos necesarios para concluir con éxito. Deberá asegurar la buena marcha a través de un sistema de control eficiente.

Veamos algunas de las causas por las que fracasan proyectos:

  • No está impulsado por la Dirección
  • Nadie tiene asignada de forma clara la dirección del proyecto
  • No existe una definición clara de objetivos
  • No existe detalle
  • Se ha estimado deficientemente y los recursos son insuficientes
  • No existe un sistema de información y seguimiento…

Todavía estamos en preliminares, pero pronto encenderemos los fogones

Emilio Sanz, fecit.


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