En muchas ocasiones a lo largo del blog hemos hablado de nuestros clientes (internos y externos), pero ¿nosotros que nos dedicamos a la gestión documental o a cualquier otro servicio de naturaleza horizontal tenemos clientes?
Pues eso depende del grado de responsabilidad que hemos asumido en nuestra práctica profesional. Habrá gente cuyo principal objetivo en su puesto de trabajo es tratar por todos los medios posibles que nadie le moleste (yo le llamo también hacerse invisible) y si eso se acompaña con un poco de mal genio, pues incluso mejor.
Otro grupo, el más numeroso afortunadamente, trata por todos los medios de dar un buen servicio y quiere ser reconocido por ello.
A este segundo grupo se dirige esta entrada. Un aspecto que no debes descuidar es tratar de conocer en profundidad las características y necesidades de tu cliente, tanto interno como externo.
La gestión documental, la gestión de recursos humanos, los servicios de información… son actividades horizontales que se relacionan con todos los departamentos o unidades organizativas y cuya misión suele ser proveer servicios generales de forma eficaz y eficiente, bajo coste y alto rendimiento.
Por lo tanto para prestar un servicio adecuado debes conocer en profundidad las características de la actividad de tu cliente y sus necesidades.
Vamos a poner un ejemplo que resuma la idea. Imagina que trabajamos en una empresa descentralizada con actividad globalizada en la que el intercambio de documentos es un factor clave y por la diferencia horaria este servicio debe ser continuo.
¿Tendría sentido prestar este servicio con el horario de mi oficina de Madrid? Aunque fuera en horario extendido de 8:00 a 20:00.
Es evidente que no, y es más, si no hago nada al respecto dejo claro dos cosas que no conozco a mi cliente y con seguridad no satisfago sus necesidades y expectativas.
De la forma que sea uno de mis objetivos deberá ser para este caso operar de forma satisfactoria un servicio de intercambio de documentos en horario 24 x 7. Pero vamos más allá, si soy el responsable deberé luchar y justificar las inversiones necesarias para obtenerlo en mi organización analizando y presentando las ventajas en calidad y coste para el conjunto de mi empresa.
Por lo tanto ¿para quién una gestión por procesos?, para mi cliente.
Seguimos con más contenidos.
Emilio Sanz, fecit.
Es lo mejor que me he encontrado, no saben cuanto he necesitado un apoyo administrativo de formulacion de proyectos etc. yo necesito aprender hacer una formulaciion de proyectos, ademas de diagnosticos (ya he llevado uno) pero siento que es mas de lo que yo he hecho, en fin, como puedo hacer para aprender hacer un diagnostico y formulacion de proyectos etc. todos los pasos que necesitan para llevar a cabo un proyecto por ejemplo la creacion de archivo central dentro de una institucion u organismos internacionales.
Buenas tardes Ileana. Creo que para lo que necesitas te podemos ayudar, al menos con una orientación de contenidos metodológicos que ya hemos escrito sobre la materia que precisas en nuestro blog.
En la columna derecha del blog, apartado categorías puedes ver una sección denominada “Guías y Métodos” donde se resumen los contenidos del blog desde el punto de vista metodológico.
1.- Para la fase de planificación de proyecto entra aquí:
https://sorprendemos.com/consultoresdocumentales/?p=573
2.- Para la fase de ejecución de proyecto entra aquí:
https://sorprendemos.com/consultoresdocumentales/?p=309
3.- Sobre metodología de consultoría documental entra aquí:
https://sorprendemos.com/consultoresdocumentales/?p=980
Toda esa información son 76 entradas que te aconsejo que leas con detalle. A partir de esa información y si te resulta útil puedes profundizar en cualquier concepto.
Creo que la esencia de lo que necesitas lo tienes ahí, pero deberás personalizarlo con los detalles, información complementaria y de contexto de la institución u organismo al que debas dar servicio.
Respecto a los contenidos archivísticos debes apoyarte en otras fuentes de información ya que nuestro blog no trata en detalle la faceta técnica.
Recibe un cordial saludo y esperamos haberte podido ayudar.
El Escribano