Toma de decisiones

Decía Paulo Coelho que el “mundo entero se aparta cuando ve pasar a un hombre que sabe adónde va”. Matizo, hombre o mujer. En definitiva, cuando se toman decisiones se adquiere la capacidad de emprender, siempre claro con el riesgo de equivocarse.

Nosotros tenemos por delante un archivo desnaturalizado, más parecido a un almacén de papeles. Recordemos aquí nuestro punto de partida. En las últimas entradas del blog he comentado que alcanzar el objetivo de monitorizar el servicio es una meta más que deseable. Ya disponemos de dos puntos de referencia, el de partida y una primera meta, un servicio operativo y bajo control. Fíjate que importante, estas dos referencias me van a permitir trazar un plan.

Lógicamente si miramos el archivo y no miramos más allá el asunto llega a asustar. Como hemos dicho en varias ocasiones el plan a desarrollar está basado en métodos y no en la improvisación.

Dotamos a nuestro gestor de archivo, de una nueva virtud, la prudencia que es perfectamente compatible con su naturaleza emprendedora. Esta combinación para mi es sinónimo de inteligencia. Hasta el momento no se ha tocado ningún papel, todo está como se ve, amontonado y sucio. Esto en el depósito, pero imagínate que aspecto tendrán los archivos de oficina.

Lo que debemos hacer por lo tanto es tomar nuestra primera decisión, que es sin duda la mejor. Lo que no debemos hacer es quedarnos parados a ver si esto se arregla.

Algo muy importante he aprendido en estos años en la labor de gestión de proyectos: no se puede gestionar lo que no se conoce, de forma cualitativa y cuantitativa. Perfecto, me aproximo cada vez más a mi primer paso. Voy a trazar una meta y si es necesario ya la iremos retocando en función del contexto.

Empieza la carrera de fondo:

  1. Voy a elaborar un plan de acción para conocer la situación actual del archivo
  2. Quiero identificar para mi servicio, en la medida que pueda: fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas
  3. Con toda esa información, diseñaré con carácter general un plan de implantación, valorado económicamente, cuya meta es prestar servicios documentales a mi organización
  4. Me impongo un plazo máximo de 3 meses.

A continuación pido una reunión con mi jefe, le “vendo” el plan y le comunico el plazo.  Me lo recorta un tercio, de 3 a 2 meses. Me comprometo, me asusto un poco y vuelvo a mirar el archivo, ya de otra forma, casi como un depredador a la caza.

Decido celebrar la toma de decisión con los colegas de oficio (los archiveros/as son gente muy rumbosa, se lo digo yo), sobre todo pensando que los dos próximos meses trabajaré hasta los fines de semana. En fin pensaremos en todo lo que vamos a aprender y ahorrar por no poder salir.

Emilio Sanz, fecit.