Plan de implantación

Como continuación de la entrada anterior seguimos describiendo los contenidos a incluir en el plan de implantación y valoración. 3.- Marco metodológico y operativo

Debemos dejar constancia, de forma sucinta, del marco metodológico a emplear en el proyecto, metodología archivística, modelos de digitalización, contexto normativo y de calidad a emplear, y cualquier otro aspecto que permita transmitir seguridad y garantía al cliente de que se está tratando con especialistas.

4- Modelo de seguimiento, control y ejecución del proyecto

Se deben señalar las principales líneas de actuación en esta materia para que se pueda conocer en tiempo real la información operativa. Se monitorizará el servicio, la productividad, las incidencias, etc., de forma constante y se complementará además con los informes de seguimiento regular que se deban emitir.

5.- Requisitos generales del servicio

Una parte importante de los proyectos documentales se desarrollan en las propias instalaciones del propietario y gestor del fondo documental, sea un organismo público o una institución privada.

Por lo tanto, será interesante detallar algunos requisitos que pueden condicionar el servicio como:

-Localización de las ubicaciones de trabajo y horario.
-Medidas en materia de acceso, seguridad, control y confidencialidad.
-Composición, características técnicas y profesionales del equipo de trabajo.
-Acuerdos de nivel de servicio, medidas e indicadores de calidad.
-Entrega y recepción de los trabajos.
-Coordinación, inspección y seguimiento.
-Etc.

Cualquiera de estos aspectos, como la  seguridad o la logística, deben ser tenidos en cuenta porque condicionan la operativa del servicio y en definitiva los costes.

Imagina que debes digitalizar documentos que por la naturaleza de la información no pueden salir del archivo que los custodia y además el servicio sólo se puede operar en turno de mañana. Este aspecto limita nuestras capacidades productivas al no poder operar un segundo turno en la misma jornada, quedando las máquinas paradas. Esto supone que debes contemplar un plazo temporal mayor, así como la imputación de esos costes a la valoración del proyecto.

Continuamos en la siguiente entrada.

Emilio Sanz, fecit.

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