Análisis de situación actual

Los datos recopilados desde las diversas fuentes de información consultadas deben ser procesados, elaborados, analizados y como resultado de todo ello plasmados en un informe de situación actual estructurado y comprensible para cualquier persona involucrada en el proyecto de perfil técnico o no en sus apartados clave.

Veamos algunos contenidos que parecen imprescindibles en este documento independientemente de la estructura de contenidos que cada uno desee emplear:

  • En la introducción del informe se recordará brevemente la meta y objetivos del proyecto para dar a conocer al lector el alcance y ámbito de estudio.
  • Es recomendable también incluir las principales pautas metodológicas empleadas y un breve inventario de las fuentes de información a las que se ha accedido.
  • Si han existido tomas de datos a través de entrevistas presenciales es conveniente introducir una tabla resumen con datos de cada entrevista (persona, departamento, puesto, fecha…)
  • Suele ser interesante esquematizar la estructura orgánica y funcional del organismo o empresa. En los estudios de naturaleza documental este aspecto suele ser relevante.
  • El contenido del informe deberá responder a la meta y objetivos descritos si bien es recomendable que aporte datos desde un punto de vista cualitativo. Por ejemplo en una consultoría en materia de archivos puede resultar interesante presentar el estado de la cuestión en aspectos como contexto normativo, madurez del sistema archivístico,  procedimientos operativos de gestión documental, instrumentos de control y descripción, modelo de gestión y planificación, etc.
  • Por otro lado  no deben faltar datos cuantitativos sobre el fondo documental como volumen en metros lineales, inventario previo, incremento anual, uso de los documentos, espacios de almacenamiento, etc.

Insisto que todo este compendio de datos no se debe ofrecer en forma de tablas incomprensibles sino que es necesario sintentizarlo y representarlo a través de modelos gráficos de interpretación inmediata.

El informe puede concluir apuntado una conclusión del estado de situación actual así como un breve análisis DAFO (debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades).

Dedicaremos la siguiente entrada al análisis DAFO por tratarse de un método que encaja bien en nuestros objetivos.

Emilio Sanz, fecit.


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