Toma de datos

¿Y qué datos debo recopilar?. No es una repuesta sencilla, es más no existe respuesta si se plantea de esa forma.

Una consultoría documental puede abordar un conjunto casi inabarcable de ámbitos de estudio (valoración documental, organización de fondos, digitalización, expurgo, externalización de custodia, normativa, catálogos de servicio, modernización…).

Como siempre hemos recordado en Consultores Documentales será el propio proyecto el que nos diga qué debemos estudiar. La meta y los objetivos definidos en el mismo nos facilitan la respuesta.

Dos tipos de datos conformarán nuestro modelo de captura de información.

Por un lado tenemos datos de naturaleza cuantitativa cuyo objetivo es determinar cantidades (metros lineales, unidades de instalación, número de documentos, depósitos, incremento anual del fondo documental, registros de descripción en la base de datos del archivo…).

Por ejemplo, si estoy tratando de analizar las necesidades de infraestructura de espacio de archivo necesitaré saber al menos el espacio existente, la capacidad de archivo, el grado de saturación actual, el incremento anual del fondo, la oportunidad de expurgo… como vemos son datos de naturaleza cuantitativa que convenientemente cruzados permiten realizar una estimación o al menos trazar un posible escenario a corto y medio plazo sobre datos reales.

El resultado deberá ser una cifra o un dato que pueda ser representado de forma gráfica para facilitar su asimilación por un interlocutor no experto.

Pero además de los datos cuantitativos será necesario manejar datos cualitativos, es decir si el anterior enfoque permite determinar cantidades en este caso se trata de descubrir o identificar elementos. Por ejemplo necesitaría recabar información sobre el estado de los cuadros de clasificación, la normativa interna de gestión documental, los criterios de expurgo, los criterios de confidencialidad…

Igual que el porcentaje de saturación de un depósito lo puedo cuantificar en un 110%, la inexistencia de un cuadro de clasificación me permite identificar en la toma de datos una gran debilidad en el sistema de gestión documental corporativo.

En un proyecto de consultoría la toma de datos puede representar entre el 30% al 40% del esfuerzo total del proyecto. Dicho de otro modo, si se hace mal el proyecto es ruinoso y la calidad seguramente cuestionable.

La toma de datos debe estar alineada con los objetivos y con los resultados esperados y debe existir una gran disciplina y experiencia suficiente en la recopilación de información.

Insisto, esta fase del proyecto no admite muchos errores, si la captura de datos es inadecuada el resultado final es deficiente y además no suele existir una “segunda  oportunidad” para tomar datos… se imagina repetir las entrevistas a un usuario ya entrevistado, mal asunto.

Continuamos trabajando sobre la consultoría documental introduciéndonos en la fase de análisis.

Emilio Sanz, fecit.

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