Cuando el consultor disponga de un conocimiento suficiente de la organización podrá aproximarse de una forma segura y productiva al segundo entorno de captura de información, la entrevista presencial. Remarco presencial ya que la entrevista se puede hacer a distancia si bien no soy partidario en esta fase de recopilar datos que no sea a través del contacto directo.
La meta y objetivos del proyecto de consultoría documental nos dirigirán a determinados perfiles de alto nivel que nos introducirán en la organización y nos facilitarán una visión general y sobre el terreno de nuestras áreas de interés. Veamos un ejemplo. Imaginemos que me han contratado para realizar un estudio de situación actual y propuestas de mejora de un organismo de la Administración Pública en el que es evidente una situación de colapso en la gestión documental.
El consultor interactúa en la organización a través de su “cliente”, es decir del departamento que le ha contratado en esa asistencia técnica y que le introduce en la organización explicando con antelación a la entrevista quién es, su cometido, objetivos y resultado final esperado para que las distintas personas objeto de entrevistas se encuentren cómodas y faciliten la información sin sentirse amenazadas.
Se habrá creado una agenda tentativa para gestionar de forma eficiente esa actividad evitando la improvisación y cerrando compromisos para no hacer perder el tiempo al consultor ni a las personas de la organización, recordemos tiempo = coste.
Se habrán identificado en el estudio previo de la organización desde el punto de vista orgánico y funcional aquellos puestos de trabajo cuyos titulares podrían facilitar información y datos de primera mano para el objeto de estudio como por ejemplo:
- Responsable funcional de la gestión documental y archivos en la organización (quizá en los entornos de Secretaría General Técnica).
- Técnicos de gestión documental y archivo (en el caso de existir).
- Responsables de departamentos de Organización y Métodos, Inspección General de Servicios o similares vinculados a la eficacia y eficiencia administrativa, catálogos de procedimientos, etc.
- Responsables funcionales de las Subdirecciones / Servicios de tramitación en los que se observan disfunciones en la gestión documental.
- Responsable del entorno tecnológico, informático y de modernización
- Etc.
En definitiva, se trata de definir una estrategia de toma de datos orientada a conocer a alto nivel la situación de partida de los principales implicados en los aspectos críticos de la gestión documental y archivo:
- Responsables de la función de gestión documental y archivo (actividad e infraestructuras).
- Responsables de la función de la eficacia y la eficiencia en la gestión administrativa.
- Responsables de la producción documental y usuarios naturales de los servicios de gestión documental.
- Responsable del soporte tecnológico y modernización en la organización.
- Etc.
El consultor habrá diseñado/adaptado el modelo de entrevista para este caso específico a partir del contexto, meta y objetivos del proyecto para obtener:
- La información
- Los contactos necesarios en cada área funcional para hacer entrevistas de detalle y recopilar datos cualitativos y cuantitativos que permitan dimensionar perfectamente la problemática.
Recordemos que el resultado de la consultoría no es escribir una vaguedad, sino una conclusión argumentada con datos, plazos, inversiones…
Un elemento crítico en esta fase del proyecto es la tarea de coordinación entre el consultor y las personas de la organización, si falla, el consultor tiene un grave problema para acceder a la información y el proyecto inevitablemente se desviará.
Seguimos comentando aspectos relativos a la toma de datos en la siguiente entrada.
Emilio Sanz, fecit.
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