Cuando el software libre encuentra diversos intermediarios. Servicios interinstitucionales y servicios empresariales … ¿cuál elegir?

Cuando el software libre encuentra diversos intermediarios…

El uso y posicionamiento de plataformas de software libre ha dado lugar al surgimiento de diversos servicios comerciales enfocados a facilitar a las Instituciones la implementación de estos sistemas, así como su adopción e integración dentro de sus procesos internos.

Servicios como el alojamiento, configuración, migración de datos, capacitación, soporte técnico y mantenimiento son algunos de los requerimientos de las Instituciones cuando se plantean el uso de alguna plataforma de software libre.

Específicamente en el ámbito de la información científica, en los últimos años ha habido una tendencia importante respecto al uso de sistemas libres que gestionan el proceso de publicación, almacenamiento y difusión de la información. Incluso una de las tendencias  que se mencionan en el Reporte Horizon 2015 para las Bibliotecas, es concretamente el incremento en la visibilidad de los contenidos de investigación como parte del movimiento mundial de acceso abierto. (http://cdn.nmc.org/media/2015-nmc-horizon-report-library-EN.pdf )

Sin embargo, este contexto no sólo ha fomentado la creación de nuevas empresas que ofrecen estos servicios, sino también es cada vez más común que existan acuerdos entre Instituciones en los que se aprovecha la experiencia de alguna de ellas o bien se promueva el uso de su infraestructura tecnológica para facilitar la implementación de algún proyecto de gestión.

Ante esta premisa, los equipos responsables de la implementación de un proyecto, suelen enfrentarse a una disyuntiva: Implementar su proyecto a través de una empresa o hacerlo a través de un acuerdo interinstitucional.

Suele ser común que las instituciones puedan implementar sus soluciones a través de ambas alternativas, utilizando lo mejor que cada una de ellas tiene para ofrecerles. Ocurre también que los responsables de los proyectos toman la decisión basándose solo en las condiciones de su presupuesto o sobre ideas erróneas de lo que implica cada una de las dos opciones.

A partir de la experiencia acumulada en la implementación de más de 300 proyectos hemos detectado una serie de aspectos sumamente importantes que un responsable de proyecto debe considerar antes de tomar cualquier decisión, ya que de ellos dependerá su éxito.

Aspectos a considerar al elegir una vía de implementación para su proyecto

Equipo dedicado

Es importante tener la garantía de respuesta por parte de un equipo dedicado a la atención de las instituciones usuarias, que pueda responder desde dudas relacionadas al uso del sistema, hasta resolver aspectos técnicos o errores y fallos de las plataformas.

• Equipo dedicado: Ya sea una institución o una empresa, el proveedor de los servicios deberá ofrecer por escrito una lista de las personas dedicadas al proyecto, así como la certeza de que el personal se enfocará exclusivamente a estas tareas. En este punto tanto empresas como instituciones suelen saturar a sus recursos humanos con más proyectos de los que pueden atender, lo que afecta directamente los servicios recibidos por la institución.

• Especialización: El proveedor de los servicios debe indicar la especialidad de los recursos humanos asignados al proyecto, así como su experiencia y en caso de tenerlas, las certificaciones que acrediten su formación en el uso de la plataforma que se va a instalar. Específicamente en este aspecto, muchos responsables de proyecto suelen asumir incorrectamente que cuando el proveedor de los servicios es una institución y no una empresa, ésta contará con personal experimentado y dedicado al proyecto, algo que en ocasiones no sucede.

• Nivel de servicio: El proveedor de los servicios deberá indicar el nivel de servicio que está dispuesto a ofrecer, indicando al menos, los acuerdos de nivel de servicio y soporte. En este punto hay que asegurarse de contar con los mecanismos que permitan exigir el servicio acordado, ya sea a través de contratos y de algún tipo de mecanismo de control fiable / auditable.

Independencia

Es fundamental contar con total independencia, tanto del servicio como de la infraestructura tecnológica ofrecida, ya que el uso de sistemas libres persigue este objetivo.

• Control: Es fundamental que el administrador del proyecto tenga un control total sobre su solución, por lo que no debe depender de ningún recurso humano del proveedor para realizar tareas administrativas. Por otro lado, hay que tener en cuenta que la solución sea independiente, es decir, que no es conveniente aceptar esquemas en los que una sola instalación de un sistema opera soluciones para instituciones diferentes (por ejemplo, una sola instalación del gestor de contenidos para diferentes instituciones) ya que limitará las capacidades de personalización o ajustes del código de acuerdo con los requerimientos específicos de cada institución. 

• Acceso: Tanto la información depositada en la plataforma como los accesos administrativos, deben estar totalmente disponibles para la Institución usuaria de la plataforma en todo momento y durante la vigencia del contrato y/o acuerdo. Este punto debe entenderse como una buena práctica. Si el acuerdo interinstitucional termina o bien el contrato con la empresa proveedora de los servicios finaliza, la Institución usuaria debe tener la garantía de que su información y sus accesos no quedarán suspendidos o sujetos a algún proceso de recuperación de la información.

• Respaldos: Forma parte de los servicios que deben tenerse claros desde el inicio del proyecto, ya sea a través de una Institución o bien si se han contratado los servicios de una empresa.  Es muy importante conocer qué tipo de política y procesos de respaldos se están aplicando.

Migraciones

La migración de datos entre sistemas es uno de los puntos estratégicos para asegurar el éxito en la implementación y puesta en marcha de una plataforma. Es importante saber qué tipo de herramientas y servicios nos ofrecerá el proveedor.

• Servicio de migración de datos: Este es un factor crítico que puede condicionar el éxito o el fracaso del proyecto. Es indispensable conocer con detalle qué tipo de servicio nos proporcionará el proveedor para garantizar que la migración de nuestros datos sea totalmente efectiva (archivos históricos, datos de usuarios, etc.). En este aspecto ya sea una institución o una empresa que se seleccione como proveedor, deberá indicar claramente qué tipo de migraciones ofrece, con qué metodología de trabajo y los alcances de esta migración.

• Herramientas de migración masiva: En caso de que resulte factible, es importante conocer si el proveedor de servicios que hayamos seleccionado ofrece algún tipo de herramientas de migración masiva, y sobre todo, saber si estas herramientas pueden ser controladas por el equipo encargado de coordinar el proyecto.

Continuidad en el servicio

Es fundamental que antes de realizar cualquier acuerdo entre instituciones, se haga una revisión acerca de algunos aspectos como: el tiempo que llevan operando el programa de apoyo, la seguridad sobre la asignación de recursos en el largo plazo, la capacidad que tenga el programa de operar independientemente de los cambios en la estructura institucional, etc.

Por otro lado, en caso de que el acuerdo se realice con una empresa, es importante asegurar que se contará siempre con copias de los contenidos y del sistema, incluyendo código fuente y bases de datos completas, de forma que se tenga la certeza de que el servicio se podrá migrar hacia cualquier alojamiento en el momento en que se considere necesario.

En ambos casos es altamente recomendado, como una buena práctica, que siempre que se trate de sistemas o aplicaciones web, sea el equipo encargado de coordinar el proyecto quien mantenga el control de su dominio de Internet, es decir de la URL que permite el acceso a la solución, esto le permitirá tomar cualquier medida de emergencia en caso de que sea necesario.

Conclusiones

Presentamos algunas recomendaciones finales:

• Sin importar si se trata de acuerdos interinstitucionales o contratación de empresas, el coordinador del proyecto siempre deberá tener claro que el organismo encargado de dar el servicio es un proveedor y por lo tanto, es justo exigir alta calidad y el cumplimiento total de los servicios ofrecidos.

• Un punto importante a tener en cuenta, es que el apoyo a la industria local siempre va a repercutir directamente en el desarrollo de la economía, en la absorción de conocimientos y en el desarrollo de tecnología nacional.

• En cualquier caso, el coordinador del proyecto debe mantener comunicación permanente con una sola persona de enlace que deberá ser asignada por el proveedor, esto facilitará no sólo el seguimiento del proyecto, sino que asegura una comunicación fluida desde el inicio hasta la liberación del proyecto.

• Siempre es necesario recopilar y solicitar la documentación técnica del proyecto, ésta será siempre necesaria en caso de tener que migrar hacia cualquier otro alojamiento.

Aún cuando muchas veces la elección de los servicios que recibirá la Institución no queda en manos del coordinador del proyecto, siempre merece la pena tener en cuenta los parámetros de evaluación que hemos comentado, con la intención de que la plataforma implementada realmente cumpla su objetivo y logre un impacto positivo dentro y fuera de la Institución.

Desde eScire y Conocimiento Práctico hemos promovido siempre el uso de plataformas libres, así como del movimiento Copyleft; asimismo la experiencia en la implementación de plataformas de software nos ha llevado a la creación de metodologías de trabajo que permiten llevar un control detallado del proyecto y de los tiempos de implementación.

Equipo de Escire

eScire y Conocimiento Práctico – 2016

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