Esta frase de Duke Ellington es perfecta para iniciar este post. No cabe duda de que el genial músico podría haber sigo un gran archivero con esta actitud, pero eligió el jazz y sin duda acertó. No obstante, la música del Duque es una magnífica herramienta para todo archivero que la sepa utilizar adecuadamente, relaja, anima y acompaña el razonamiento.
La historia que irá tomando forma en este blog durante un tiempo podría iniciarse así… Una mañana de primavera, concretamente del mes de mayo, un responsable de una organización toma conciencia de que los archivos de su institución se han convertido en inútiles e ineficientes almacenes de papeles.
Antes de volver la espalda al problema, se da una vuelta por internet a ver que se puede hacer en estos casos y descubre la existencia del archivero (nota: utilizo el término archivero indistintamente para hombre y mujer) y de la problemática de los archivos corporativos.
Ya que la trama de la historia nos permite elegir, vamos a dotar a este responsable de una buena inteligencia organizativa. Tiene claro por lo tanto que ha identificado una oportunidad de mejora para su organización y que requerirá una inversión con el objetivo de corregir esa ineficiencia.
Debe buscar aquellos profesionales que sean capaces de llevar a cabo esa transformación. Por su parte, deberá conseguir los recursos necesarios e impulsar internamente el proyecto.
Nuestra historia nos lleva al siguiente actor, el archivero. Primavera, mes de mayo, ha finalizado su postgrado de rigor para poder completar más su curriculum a la vez que sigue preparando contenidos para la oposiciones, mientras busca anuncios de ofertas de trabajo. Los trabajos temporales que ha hecho van dando sus frutos pero todavía queda mucho trabajo que hacer. Está en casa tranquilamente escuchando Such Sweet Thunder de Duke Ellington, se encuentra relajado.
11.30 de la mañana, suena el teléfono y una monótona voz le comunica que su curriculum se encuentra en un proceso de selección para cubrir una plaza de responsable de gestión documental y archivo. Duke Ellington hubiera dicho que sí, así que da el visto bueno y cierra una cita para la entrevista personal.
En la cita le han dicho que en la organización hay quejas constantes sobre la pérdida de documentos. El responsable de servicios generales ha tenido que alquilar más espacio para ubicar personas ya que hay muchos documentos viejos que están ocupando espacio pero nadie se responsabiliza de los mismos. Además desde el departamento de organización y métodos han avisado que esa situación es incompatible con las certificaciones de calidad. El proyecto se deberá hacer con medios escasos y se esperan resultados a corto plazo.
Nuestro archivero, ve la situación como una gran oportunidad profesional y apuesta por que es capaz de aportar soluciones en el contexto actual. Por parte de la empresa se autoriza la inversión y se procede a la contratación.
Es una ficción, pero más de uno seguro que se reconoce.
Emilio Sanz, fecit.
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