Logística

Cualquier proyecto de digitalización masiva obliga a diseñar un modelo logístico más o menos complejo.

Evite la idea de trasladar la totalidad del fondo documental al centro de digitalización y opte por transportar el volumen de documentos que sea capaz de procesar diaria o semanalmente (depende del esquema de producción elegido) sumando un pequeño excedente para cubrir posibles incidencias en la cadena de producción. No se debe en ningún caso pasar por alto este aspecto ya que del mismo dependen algunas variables importantes (sin tener en cuenta otros argumentos de costes):

Seguridad de los documentos e información. Tenga en cuenta que trabajará habitualmente con documentos de archivo en soporte papel cuya naturaleza los hace únicos. Deberá tener habilitados los medios de custodia adecuados al volumen documental almacenado (condiciones medioambientales adecuadas, medidas de detección y extinción de incendios, vigilancia pasiva y activa…).

Responsabilidad de custodia. Desde el momento en el que se hace custodio de los documentos asume la responsabilidad de los mismos con lo que ello supone. Recuerde que los documentos encierran valores documentales y suelen ser garantes de derechos y deberes de las partes. Por lo tanto, con su custodia asume esa importante carga.

Control de consulta y préstamo. Lógicamente desde el centro de digitalización se deberá dar servicio de consulta y préstamo a las oficinas productoras de documentos para su gestión diaria y el centro de digitalización deberá asumir los costes de este servicio. Cuanto mayor volumen y/o permanencia de los documentos mayor carga de trabajo derivada.

Habiendo hecho estas reflexiones sencillas pero necesarias, deberá evaluar entonces la capacidad de producción del centro y el volumen documental óptimo para mantener una carga de trabajo constante reduciendo al mínimo la custodia temporal de originales.  En la cadena logística, cualquier movimiento de documentos debe ser perfectamente documentado. Será muy habitual que diseñe una valija regular de entrada y salida de documentos en el centro de proceso, subcontratando una empresa especializada de transporte.

Deberá hacer uso de albaranes con firma original para el movimiento de la valija. Además cada entrada o salida debe ser convenientemente cotejada para asegurar que lo documentado en el albarán se ajusta a la entrega o retirada.

Además de este primer nivel logístico digamos general, existe otro más específico en la cadena de digitalización que debe ser igualmente documentado con exactitud. La documentación recibida debe ser instalada temporalmente de forma ordenada. Posteriormente se producirá un nuevo movimiento desde este punto a la zona de manipulado, para la preparación de lotes de digitalización. Una vez digitalizada la documentación, será instalada de nuevo físicamente según se determine, para su reubicación en la zona de custodia temporal hasta su salida definitiva del centro de proceso.

Como ve la cadena logística tiene un protagonismo importante y es un coste que no se debe obviar sino desea llevarse una nefasta noticia cuando ponga en marcha el proyecto.

Veremos en la siguiente entrada otra actividad crítica para estimar adecuadamente el proyecto, la preparación documental.

Emilio Sanz, fecit.

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