Rentabilidad

El uso de la digitalización se recomienda para preservación, seguridad, etc., pero en este caso lo vamos a considerar en un contexto de eficacia, eficiencia y sobre todo rentabilidad.

Seguimos hablando de un archivo de naturaleza administrativa, en el que predomina el soporte documental, impreso en papel, formato A4, grapado o similar, en carpetilla conformando un expediente… es decir lo habitual en un archivo de gestión de una organización actual.

En alguna ocasión me han hecho esta consulta ¿cuánto cuesta digitalizar mi archivo? y me respuesta ha sido, “no lo se, pero no lo haga bajo ese planteamiento, se está equivocando”.

Aquellos que estamos acostumbrados a trabajar en el entorno de servicios documentales en la organizaciones sabemos que de todos los documentos que se crean en el día a día, sólo una parte de ellos son realmente críticos en la actividad central de la organización. Si observamos un cuadro de clasificación es posible identificar un grupo de series documentales, que son sistemáticamente consultadas por los usuarios internos y externos.

Es decir, uno de motivos más importantes que justifican la digitalización es la necesidad de uso y consulta de los documentos originales. Pero no sólo eso, ya que debemos hacer un análisis coste-beneficio, para justificar la inversión requerida.

Creo que estos dos últimos argumentos, son sencillos y contundentes para la toma de decisión sobre un proyecto de inversión en digitalización. Es decir, los principales objetivos son:

  • Ahorro de costes
  • Eficacia administrativa

Si eres capaz de justificar esto, tienes garantizado el argumento de la digitalización como mejora en tu organización. Veamos en las siguientes entradas las características generales de un proyecto.

Emilio Sanz, fecit.