Servicios de digitalización

¿Cómo valorar la oportunidad de introducir la digitalización masiva de documentos en nuestra gestión archivística corporativa?. La digitalización está suficientemente extendida, desde el punto de vista tecnológico y organizativo. Cada vez más la legislación nos aproxima a un modelo en el que la custodia del original en soporte en papel se cuestiona (digitalización certificada). La relación coste – beneficio en ese modelo es incuestionable, una vez que hayan quedado garantizados los valores documentales en el soporte digital.

La implantación es progresiva y no hay marcha atrás. Por lo tanto más pronto o más tarde, bien por propia iniciativa o bien porque seamos requeridos en nuestra organización deberemos plantearnos abordar un proyecto de este tipo.

Este supuesto trata de identificar las fases esenciales de un proyecto de digitalización en fondos documentales de naturaleza administrativa. No abordaremos cuestiones técnicas de digitalización ya que para ello disponen de múltiples fuentes especializadas en internet relativas a equipamiento, formatos de imagen, tratamiento de materiales especiales… si tenéis necesidad de abordar de forma rápida y ordenada cuestiones técnicas de base os aconsejo para empezar, el Tutorial sobre Digitalización de Imágenes de la Universidad de Cornell, un excelente manual en línea de consulta gratuita.

En nuestro caso, siempre un tanto más humildes pero muy prácticos, vamos a intentar identificar de forma rápida las fases operativas de un proyecto y los elementos a tener en cuenta desde el punto de vista más organizativo y de gestión.

Durante las próximas entradas trataremos diversos temas como:

  • ¿El uso de recursos propios, la externalización o un modelo mixto?
  • Logística
  • Manipulación de originales
  • Captura de imagen
  • Captura de datos
  • Controles de calidad y acabados
  • Carga y explotación en servidor documental
  • Custodia / expurgo

Espero obtener una guía práctica y de fácil lectura.

Emilio Sanz, fecit.


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