Un profesional de nuestro sector, es una persona cuya meta es generalmente la prestación de servicios documentales, en una organización, de naturaleza pública o privada.
Todas las organizaciones tienen una vida propia, una idiosincrasia, es decir, unos rasgos distintivos, su temperamento, su carácter, sus valores, pero ¿en qué sentido es importante tener esto en cuenta para nosotros?.
Para mi es vital. Nuestra función tiene un marcado carácter horizontal, es decir, está presente en toda la organización y su naturaleza es la prestación de un servicio, como se ha dicho al principio.
El responsable tiene que relacionarse con todos los departamentos, como le ocurre a informática o a recursos humanos. Son actividades que dan soporte a las unidades productivas o de servicio público. Por lo tanto, se considera un factor crítico:
- Se debe conocer bien la estructura orgánica y funcional de la organización y si es posible sus antecedentes y plan estratégico a corto, medio y largo plazo.
- La meta de nuestra actividad es la prestación de un servicio, valorado con indicadores de eficacia y eficiencia.
Esta reflexión que parece lógica y evidente en muchos casos no está clara y se tiende a descuidar la meta del servicio, perdiéndose en multitud de tareas de detalle, sin valor añadido y no priorizadas.
Recomiendo siempre o al menos es cómo yo lo suelo hacer, que se parta de lo más general hacia lo más particular, es decir desde la totalidad de la empresa u organismo público hasta las unidades organizativas menores. Cuanto más conozca la organización mejor criterio tendrá a la hora de tomar decisiones.
Cuando diseño un proyecto, siempre reservo en la fase inicial del mismo un tiempo o esfuerzo del equipo que lo vaya a operar, para que capturen este conocimiento, se rentabiliza rápidamente y da confianza a nuestro cliente que observa como conocemos su organización (lo positivo y lo negativo) y nos permite movernos con mejor criterio internamente.
Es importante no obstante, delimitar adecuadamente esta carga de horas. Por lo tanto, debemos dirigirnos a las fuentes de información adecuadas, aquellas que facilitan el conocimiento rápido de la empresa u organismo desde el punto de vista cualitativo y cuantitativo, por ejemplo memorias anuales, organigramas, catálogos de funciones, páginas web, catálogos de procedimientos, cuadros de clasificación, mapas documentales, etc.
Estamos ante un magnífico panorama, seguimos progresando.
Emilio Sanz, fecit.
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