Toma de decisiones Hemos escrito en varias ocasiones y los seguiremos haciendo a lo largo de este blog que no se puede gestionar aquello que no se conoce, desde el punto de vista cuantitativo y cualitativo, es decir no es lo mismo saber que:

  • Esto que tengo delante en un archivo de documentos administrativos desorganizado
  • que decir… esto que tengo delante es un archivo de documentos administrativos, de la Institución X, generado desde 1975 hasta la actualidad, que ocupa 1.650 metros lineales, de los cuales un 20% esta en un estado de organización y conservación óptimo, un 50% en una situación regular y un 30% deficiente y en riesgo de pérdida. Se ubica en tres depósitos distantes geográficamente, no se dispone de técnicos de archivo con responsabilidad sobre su gestión y servicio…

Para tomar decisiones, parece imprescindible tener cierto conocimiento sobe el asunto a tratar. Cuanto menos se conozca más incertidumbre deberemos asumir y menos certeza de poder tomar la decisión adecuada.

Un error habitual en la toma de decisiones es la falta de conocimiento sobre los objetivos que se persiguen. Por ejemplo, si como planteamos en la entrada anterior debo hacer una toma de datos pero no se cuál es el alcance final ¿cómo decido a quién debo entrevistar y cuándo? ¿cómo debe ser mi formulario? ¿cómo proceso la información? ¿que cuantifico?, ¿qué cualifico?…

La precipitación suele ser otro error habitual y muchas veces inevitable, que provoca un porcentaje elevado de fallos en la toma de decisiones. Ante los constantes incumplimientos de las citas para mi toma de datos es muy probable que si me precipito y tomo una decisión unilateral para atajar está situación me equivoque. Es más seguro recabar informaciones sobre cada fallo en la agenda e igual descubro que la persona responsabilizada de preparar las citas y confirmarlas está haciendo dejación de sus funciones.

La falta de información suele acompañar a la precipitación. En nuestro ejemplo, yo como consultor externo debo recabar datos sobre procesos documentales de la organización objeto de estudio, pero qué ocurre si las personas a las que debo entrevistar no han sido suficientemente informadas sobre el objeto del trabajo. Desconfiarán de mis preguntas y me facilitarán información parcial porque no conocen el alcance de mi estudio, se pueden sentir amenazadas. Habrá sido un error tomar la decisión de lanzar el plan de entrevistas sin un nivel de información adecuado tanto por la parte de las personas entrevistadas como por mi parte, por poner en marcha un proceso de toma de datos con información insuficiente.

Huye de la intuición para tomar decisiones, además y como dice el sabio, el ignorante suele ser atrevido. La intuición debe ser sustituida por el conocimiento, cuanto más conocimiento tengas sobre algo más posibilidad de acierto tendrás a la hora de tomar una decisión. Si soy una técnico experimentado en realizar tomas de datos controlaré desde un primer momento el riesgo de que se produzca una mala gestión de la agenda de citas para entrevista y en caso de producirse lo detectaré en sus momentos iniciales, tomando una decisión basada en la experiencia y no en la intuición.

Hay más causas… pero no olvides la meta, debes disponer de un método, empezamos a comentarlo en la siguiente entrada.

Emilio Sanz, fecit.


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