Bibliodoc

Bibliodoc Servicios Documentales colabora como patrocinador desde febrero de 2011. En este periodo hemos tenido oportunidad de “asomarnos” a esta empresa especializada, dirigida y gestionada por personal experto

En esta ocasión vamos a pedir a Almudena Fernández, Responsable de Cuentas, que nos presente tres servicios de valor añadido de Bibliodoc y que, incluso, nos ofrezca detalles técnicos.

Toda la información sobre Bibliodoc está accesible en su portal de internet (www.bibliodoc.com), recientemente renovado. Os sugiero que lo visitéis, tienen secciones interesantes e innovadoras

¿Quién es Almudena Fernández?

Licenciada en Filología Francesa comencé la trayectoria profesional como vendedor jr. de servicios de tratamiento y compensación de la documentación bancaria. La información en todas las vertientes siempre ha sido mi sector de actuación, con un papel de desarrollador de software (Level Data), de propietario (SIRSI), o en gestión de proyectos y servicios documentales (Bibliodoc). Desde 1989 he conocido de cerca cómo ha evolucionado el mercado y yo con él. Sólo las grandes Entidades tenían conciencia de preservación, normalización, clasificación y automatización de sus fondos de bibliotecas, archivos, centros de documentación… Ahora no concebimos la sociedad sin un libre y ágil acceso a la información. En Bibliodoc, como Responsable de Cuentas, estudio cómo adecuar nuestra cartera de servicios de gestión de la información a las necesidades del Cliente. La presentación de nuevos proyectos y su gestión, la complemento con el seguimiento del control de calidad y acciones de marketing. Este es un mercado feroz, y más para nosotros que trabajamos fundamentalmente con la empresa pública. Hemos de diferenciarnos, y para nosotros es la calidad de nuestros profesionales.

Tres servicios documentales de valor añadido

Gracias Almudena. Para hacer esta entrevista he pedido al Equipo de Bibliodoc que nos presente tres tipos de servicios documentales, en los que por su conocimiento y experiencia, serían una buena opción a considerar por aquellos clientes que requieran servicios de características similares. Aunque su catálogo es más amplio, en esta ocasión han seleccionado:

  • Selección de profesionales de gestión de información, documentación, archivos y bibliotecas
  • Gestión integral de archivos administrativos
  • Conocimiento práctico y normalizado de gestión documental para empresas TIC

Selección de profesionales de gestión de información, documentación, archivos y bibliotecas

La experiencia acumulada desde 1994 en la selección de profesionales, para la gestión de proyectos, nos ha provisto de una extensa BD de CV’s. Alberga desde especialistas en las últimas tecnologías de tratamiento documental hasta perfiles expertos en movimientos documentales. Este servicio está orientado a empresas consultoras o clientes finales que necesitan reforzar o ampliar sus recursos, sin incrementar su estructura… La calidad en el servicio contribuye al desarrollo y a la rentabilidad de la empresa de nuestro Cliente, aportando al proyecto nuevas ideas e inquietudes.

Caso práctico. Una empresa consultora de tecnología nos invita a colaborar en la selección de personal para un proyecto de gestión integral de la documentación emitida y recibida por una gran Ingeniería industrial. Nuestra labor es localizar los perfiles expertos partiendo de un determinado nivel educativo, y una capacitación laboral demostrable. El objetivo es formar dos equipos de trabajo independientes, pero enlazados en el flujo de tareas para tratar un volumen superior a 40.000 documentos y datos de media mensual.

Localizado el primer bloque de documentalistas profesionales en nuestra BD profundizamos en sus conocimientos y capacitaciones, siempre recurrimos en primera instancia a personal que haya trabajado con nosotros, o haya sido referenciado por contactos de confianza, porque nos permite avalarlos. Esto es, quién conoce determinada herramienta, quién tiene perfil de líder… La especialidad del proyecto es la gestión de la información desde un portal a medida que soporta ERP, ECM, SGD, y utilizar lenguajes expertos. Lo presentamos en una reunión donde es el socio quien decide los recursos finales que proporciona a su Cliente. Siempre hay matices pero en este caso el resultado fue satisfactorio. Fueron seleccionados y su valoración muy alta.

Gestión integral de archivos administrativos

Cuando los costes de suelo y los cambios de personal crean la necesidad de trasladar el archivo, Bibliodoc proporciona la solución en el análisis, la gestión y la organización del proceso. La búsqueda de soluciones adaptadas a cada uno de nuestros Clientes, nos lleva a desarrollar nuevas ideas continuamente. Bibliodoc ofrece el apoyo a entidades para el cumplimiento del Real Decreto 1708/2011 que regula el Sistema Español de Archivos.

Caso práctico. Una Entidad pública con necesidad de liberar espacio en sus instalaciones solicita los servicios de Bibliodoc para realizar un análisis de la documentación y enviarlos a una instancia superior. A lo largo de los años la Entidad ha tenido diversas localizaciones, fusiones y responsables lo que ha provocado el desconocimiento de la ubicación de la documentación y su dispersión. Tras un primer proyecto y alcanzar su confianza, comenzamos una nueva colaboración con el objeto de crear una unidad homogénea de documentación.

Consiste en un primer paso en una consultoría, el estudio de documentos históricos y actuales, los procesos departamentales y su generación, nomenclaturas… Hablamos de Km de documentos. El objeto es conocer la información, acotar lo años y series…, depurar, liberar espacios y trasladar las unidades resultantes a depósitos controlados u organismos superiores con una relación de entrega precisa y organizar los procesos de gestión aportando coherencia y normalización interna que ahorre tiempo y dinero.

Con qué nos hemos encontrado y cómo lo hemos resuelto:

Análisis de situación

  • Ubicación del fondo
  • Volumen
  • Calidad de mantenimiento de la documentación
  • Está relacionada
  • Situación en BD

Desarrollo

  • Inventariado y transporte
  • Limpieza manual
  • Identificación
  • Clasificación
  • Organización
  • Instalación en carpetillas y cajas normalizadas de la documentación
  • Elaboración de una relación de entrega
  • Creación de BD
  • Reubicación del fondo

Entrega

  • Control de calidad

Fruto de estas colaboraciones hemos iniciado una serie de proyectos de traslado físico de archivos y de fondos bibliográficos en los que aportamos nuestro conocimiento técnico de la materia y unos costes ventajosos frente a los proveedores habituales de empresas de transportes.

Conocimiento práctico y normalizado de gestión documental para empresas TIC

Las Tecnologías de la Información y la Comunicación han transformado nuestra manera de trabajar y gestionar recursos. Las empresas tienen como objetivo principal vender sus productos en el mercado. Para conseguirlo necesitan primero presentar el producto a sus Clientes para que lo conozcan.

Nuestra experiencia, y el conocimiento en los procesos, perfiles y elementos documentales, favorecen a las empresas a introducir o adaptar sus Productos a las necesidades de sus Clientes finales. En la actualidad tenemos acuerdos con socios tecnológicos, como desarrolladores de SharePoint o software propio, pero prestamos nuestro servicio a todas aquellas que soliciten nuestra colaboración en un enfoque o consultoría documental.

Caso práctico. El departamento de calidad de un organismo solicita nuestra colaboración para la informatización de su sistema documental. Hemos visto con él los flujos y tipos documentales que tiene en su organización y ahora es nuestra labor presentar una herramienta que informáticamente dinamice los procesos. Tenemos en cuenta para la selección el entorno y plataforma principal de la organización, el perfil de los usuarios, para el mantenimiento técnico y diario, la capacidad… La elección de una herramienta y socio debe cubrir la parte tecnológica, el compromiso profesional, y la relación precio y dimensión del proyecto. En este caso nos decidimos por SharePoint.

Otras referencias

Almudena, en la nueva web de Bibliodoc, el visitante puede encontrar referencias a vuestros proyectos. Aprovechando la entrevista, me gustaría que me hicieras una selección de referencias que estén relacionadas con el contenido de los servicios descritos o que pudieran ser complementarios

Quiero ponerme en contacto con Bibliodoc Servicios Documentales

Almudena, si estoy interesado en recibir información específica de estos servicios cómo puedo contactar con Bibliodoc y quién me puede atender de forma personal.

Almudena Fernández: Dpto. Marketing, Responsable de Cuentas

Desde Consultores Documentales agradecemos a Almudena y al Equipo de Bibliodoc la oportunidad de conocer con más detalle a sus profesionales y su catálogo de servicios.

Emilio Sanz / www.conocimientopractico.es  / @InfoPractico

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