El tiempo es una de las variables más importantes de los proyectos y las reuniones son mecanismos necesarios en el ciclo de vida de un proyecto que consumen parte de ese tiempo. Por lo tanto el diseño, planificación y ejecución de las mismas de manera eficaz y eficiente debe ser una rutina.
No abuse de las reuniones, no es el único medio para transmitir información a sus equipos, a sus directores, a sus clientes… compruebe en cada caso cuál es el canal más apropiado de acuerdo con los objetivos que se marque.
Es importante que conozca, antes de decidir una convocatoria, los costes de hacer una determinada reunión (preparativos, espacios, medios, pero sobre todo las horas de las personas que están relacionadas con el evento), se puede llevar una desagradable sorpresa.
Debe analizar además el tipo de reunión que quiere convocar y liderar, ya que los planteamientos y objetivos difieren mucho (informal, formal, ordinaria, extraordinaria, tipo conferencia, brainstorming, seguimiento, planificación, arranque de proyecto…).
No abuse de las reuniones, molestan al personal y podría perder el valor de una herramienta tan valiosa para la gestión de proyectos pero si ha llegado a la conclusión de que es necesaria, pase entonces a la acción.
Continuamos en las siguientes entradas.
Emilio Sanz, fecit.
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