Cargas de trabajo

  • Disponibilidad de los rrhh: no podremos iniciar la ejecución de una tarea si por algún motivo no disponemos del recurso adecuado. Esta circunstancia ocurre con más frecuencia de lo que podría parecer (baja médica, cambio de asignación del recurso, …) y por lo tanto debemos disponer de un plan para salvar esta contingencia, como apoyarnos en otro recurso, modificar la secuencia de tareas o cualquier otra que garantice los objetivos de proyecto.
  • Disponibilidad de los recursos materiales: muy similar al caso de los recursos humanos. Imagina que tenemos planificado un servicio externo de expurgo documental (retirada de material expurgable, traslado y destrucción certificada). Este expurgo es necesario para habilitar espacio de archivo y recibir una transferencia. Si no es posible su ejecución en el plazo planificado, puede afectar al resto de las tareas y deberemos habilitar una solución temporal de emergencia, por ejemplo, solicitar al departamento de servicios generales la ocupación temporal de plazas de aparcamiento para depositar el material expurgable. ¿Por qué plazas de aparcamiento? Alguien se quejará de la presencia de papeles inservibles en este espacio de uso de diario y los responsables de servicios generales acelerarán el plan de expurgo programado.
  • Plazo: si por algún motivo se modifica el plazo de proyecto, bien porque se alargue o por lo más frecuente, que se acorte, deberá evaluar de forma urgente el impacto de esta variable. El plazo afecta a la programación y a la disponiblidad de los recursos. Imagine que su consultor experto en toma de datos está temporalmente asignado a otro proyecto. Esta modificación de plazo pudiera suponer un conflicto. Veamos otra variante, si la toma de datos se la reducen de dos semana a una manteniendo el mismo alcance, necesitará el doble de recursos humanos para ejecutar la tarea.
  • Criticidad de la tarea: cualquier tarea se puede volver crítica en un momento dado, no hay tareas que no se deban vigilar, si bien si hay algunas que a priori comprometen más en programa en caso de desviarse, dicho de otra forma mantengamos siempre al equipo alerta.
  • Tolerancia de retraso, antes de que suponga un riesgo. Las tareas suelen tener una tolerancia al retraso y debemos jugar a favor de esa elasticidad, sin romper el equilibrio y provocar un desajuste en la programación.

A tener en cuenta. Muchas veces he visto programaciones en las que la suma parcial de cada tarea excede el 100% del plazo disponible, se cuidadoso y realista.

Emilio Sanz, fecit.


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