Asignación de tareas

Con la planificación hecha, así como la infraestructura organizativa, de medios humanos y materiales disponible, resulta relativamente sencillo ir asignando paquetes de trabajo. En este punto el responsable de proyecto valora el esfuerzo realizado hasta este momento, ya que su criterio de asignación de tareas tiene como base un modelo cuantificado y cualificado y además puede verificar el progreso de cada actividad y valorar su riesgo.

Esta guía de referencia es la EDT que ha creado en la fase de planificación y que mantiene como primera propuesta de operación, que podrá ser modificada o no, en función de la marcha del proyecto.

Qué diferente es esta situación frente a la improvisación y falta de previsión ¿verdad?

Esa EDT y planificación temporal plasmada en el cronograma facilitan la asignación los paquetes de trabajo, en el orden temporal que corresponda y a los responsables implicados.

Una vez asignados, deberá controlar el estado de cada uno y su grado de progreso de acuerdo con el modelo de seguimiento (veremos más adelante) que haya implantado para la vigilancia de cada tarea.

Las variables mínimas a revisar serían:

  • Identificación del paquete de trabajo
  • Fecha de inicio
  • Fecha de finalización
  • Responsable de la ejecución

Además debe tener una visión un poco más amplia, revisando las tareas que deben ejecutarse antes y después de las tareas en curso para conocer el grado de impacto en caso de desviación.

Por ejemplo, imagine que ya ha acordado una agenda de entrevistas con los distintos departamentos y ha recibido una confirmación de la disponibilidad de las personas para atenderle en su toma de datos. Llegado el día de las entrevistas, parte del personal al que tenía que entrevistar dice no estar disponible y se queda parado con más de una cuarta parte de las entrevistas sin realizar. Este personal que ha fallado le propone las entrevistas para la próxima semana.

Esta situación constituye un factor de riesgo para su plan de trabajo ya que afecta al plazo, al coste y a la calidad de su proyecto.  Deberá valora inmediatamente el impacto de la situación elaborando las posibles alternativas y presentando un informe de cambios a su responsable.

Por lo tanto, la asignación de paquetes de trabajo no debe ser ambigua, sino clara y precisa con un responsable nominado y una estrategia de seguimiento y progreso para poder reaccionar de la mejor forma posible ante situaciones no previstas.

Emilio Sanz, fecit.


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