Manual de proyecto

No sólo por que la normativa de control y gestión de calidad te va a exigir su presencia, sino por un motivo más importante, el sentido común, debes saber que todos tus proyectos deberían ser operados con un Manual de Proyecto aprobado por el comité de dirección del proyecto.

Si hasta ahora hemos venido comentando que el proyecto debe ser medido, registrado, comparado, mejorado… el manual de proyecto ayuda en la operación del mismo fijando diversos ámbitos como la responsabilidad o los procedimientos de trabajo para los participantes.

Piensa que los recursos humanos del proyecto rotarán, por estar establecido en el programa o bien por que se producirán bajas no programadas que deben ser sustituidas ¿cuántas veces hemos participado en proyectos en los que nadie nos decía con claridad cómo hacer las cosas?, si has pasado por esto sabes el valor que adquiere un manual de proyecto.

Considero que es el gerente o jefe de proyecto el perfil indicado para responsabilizarse de su redacción, publicación, difusión y actualización. En este manual deben quedar recogidas las directrices operativas y metodológicas del proyecto, de tal forma que sirva de referencia única a todas las personas implicadas. Es un instrumento vivo que se irá modificando y adaptando a lo largo del ciclo de vida del proyecto, pudiendo ser muy distinto en la fase final si lo comparamos con la versión 1 del inicio del proyecto.

Por ejemplo, en un proyecto de organización archivística el sumario de partida del manual podría ser:

  • Introducción. Objetivo del manual
  • Descripción del proyecto, objetivos, recursos humanos, materiales y planificación.
  • Perfiles profesionales y delimitación de responsabilidades.
  • Procedimientos operativos: inventario previo, organización, descripción…
  • Seguimiento y gestión de proyecto: registro de información, informes de gestión y seguimiento, gestión de cambios…
  • Otros…

Dos aspectos de gestión muy importantes:

  • Si cuando incorporas un recurso nuevo le facilitas este manual para que conozca el contexto del proyecto, eliminarás miedos, incertidumbres, errores y sobre todo disminuirás la curva de aprendizaje consiguiendo un buen nivel de productividad en poco tiempo.
  • Si se produce una incidencia, podrás verificar si se está operando algo de forma diferente a lo registrado en el manual (que es de obligado cumplimiento para todo el equipo) o bien se trata de una situación que hay que subsanar e incorporar al manual para evitar su presencia nuevamente.

Sirve para muchas cosas más… pero seguimos avanzando con más ideas.

Emilio Sanz, fecit.


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