Análisis de situación actual: estimación de esfuerzos (II)

Con la información que disponemos de nuestra organización, sabemos que existen cuatro grandes departamentos:

1. Un departamento con funciones de carácter horizontal (servicios generales, rrhh, jurídico, administración, informática, gestión documental…)
2. Tres departamentos con funciones verticales relacionados con el análisis, diseño, producción, comercialización e I+D de productos y servicios.

Estimamos que debemos realizar hasta 20 tomas de datos con la siguiente distribución:

• Entrevistas de toma de datos a los responsables de cada área, para obtener una visión general de cada departamento (4 entrevistas)
• Entrevistas de toma de datos en cada unidad organizativa para descender al detalle de su contexto documental (16 entrevistas)

Ya disponemos de un dato de gran interés, debemos hacer aproximadamente 20 entrevistas.

Pero ¿qué esfuerzo supone hacer 20 entrevistas?. De nuevo hago referencia al texto de Weiss, Joseph; Wysocki, Robert. (1994) Dirección de Proyectos. Las 5 fases de su desarrollo. Addison-Weslwy Iberoamericana S.A. Wilgminton, Delaware, USA ISBN 0-201-6182-7.

La fórmula de estimación se basa en realizar un sencillo cálculo con los siguientes parámetros:

• TE = Tiempo estimado
• TO= Tiempo óptimo
• TM= Tiempo medio
• TP= Tiempo pésimo

Estos valores se procesan en la siguiente fórmula:

• El TIEMPO ESTIMADO = (TO+4x(TM)+TP)/6

Voy a estimar el tiempo que deberé emplear para hacer cada entrevista de toma de datos a los responsables de área. Con el formulario en la mano, viendo todas las preguntas y datos que voy a recabar, estimaré:

• TO= tiempo óptimo, en el caso de que la toma de datos sea rápida y sin interrupciones = 30 minutos
• TM= Tiempo medio, lo normal, con alguna interrupción y aclaraciones que solicite el entrevistado para entender bien la pregunta = 45 minutos
• TP= Tiempo pésimo, en el caso de interrupciones frecuentes y mala disposición del entrevistado para facilitar informaciones = 85 minutos

El tiempo estimado para la ejecución de esta tarea es de =

• El TIEMPO ESTIMADO = (30+4x(45)+85)/6 = 49,1 minutos.

Esta técnica es de gran utilidad y muy sencilla, no dudéis en haced uso de ella.

Seguimos con las estimaciones en la siguiente entrada.

Emilio Sanz, fecit.