Podemos conocer el tiempo de ejecución de cada actividad si hemos reflexionado sobre ello. Por ejemplo, sabemos cuántas horas son necesarias para preparar los expedientes de pólizas de seguro de vida para su digitalización.
Sin embargo esto no es suficiente y es necesario reflexionar sobre las relaciones y dependencias de todas las actividades del proyecto.
Si no tiene en cuenta esto, corre el riesgo de crear las condiciones favorables para sumir a su equipo en un caos operativo en la fase de ejecución.
Recuerde además otro aspecto no menos problemático: Cuando le pregunten, y se lo van a preguntar, ¿cuál es el plazo de ejecución del proyecto?, no va a poder contestar, ya que la suma de tiempos estimados por actividad no le permite conocer el plazo real estimado. Debe considerar, por ejemplo, alguna de estas situaciones:
-Existen actividades que no se pueden iniciar hasta que otras han finalizado. No puede grabar índices manualmente si previamente no se ha instalado y configurado el software de captura de datos.
-Otras actividades se pueden solapar y se pueden ejecutar paralelamente en un determinado momento. Se pueden preparar documentos y digitalizar de forma simultánea.
Además, si no hace esa reflexión sobre las dependencias y relaciones deberá asumir que alguna actividad pueda paralizar el proyecto por falta de previsión, tendrá dificultades para evaluar la criticidad de determinadas tareas, no será capaz de diseñar planes de contingencia coherentes o desconocerá los umbrales razonables de plazos de ejecución.
CONTRAMEDIDAS
1.- Haga una lista de actividades con su plazo estimado de ejecución e incluso el plazo máximo permitido
2.- Identifique las actividades precedentes y en qué medida condicionan el inicio de la actividad
3.- Todas las actividades, excepto las de inicio y fin, tendrán al menos una actividad precedente y sucesora
Si bien esto se puede representar de forma manual, le recomiendo, por economía de esfuerzo, que utilice alguna aplicación informática para hacer las simulaciones de cálculo, plazos, fechas estimadas de finalización, etc. Existe una oferta amplia de software comercial y aplicativos Open Source.
Emilio Sanz, fecit.
COMENTARIOS RECIENTES