En este punto de nuestro análisis va a resultar muy evidente la necesidad de definir la meta y los objetivos que hemos comentado en las entradas anteriores. A medida que tratamos de avanzar en la definición del proyecto, la inconsistencia previa se manifiesta y se vuelve muy incómoda. Empezamos a no tener respuestas ni argumentos a algunas preguntas.

Recordemos que estamos en la fase nº 1 de las 5 etapas genéricas de un proyecto: definición, planificación, organización, control y conclusión.

Creo que, junto con la meta y los objetivos, no debería faltar una reflexión sobre los recursos que requiere el proyecto, así como  una identificación de los riesgos y dudas más importantes que pueden manifestarse y comprometer el éxito del mismo.

Respecto a los recursos, si esta reflexión o escenario no se hace, ¿quién responde a estas preguntas?:

-¿Cuál es el equipo de proyecto y cómo participa cada uno de sus miembros

-¿Disponemos de esos perfiles en nuestra organización

-¿Qué medios materiales se requieren

-¿Dónde están

-¿Se deben subcontratar?, etc.

Veamos algunos interrogantes en el contexto de nuestro ejemplo de digitalización:

-¿Tenemos un jefe de proyecto disponible con experiencia en digitalización de archivos de empresas de seguros?

-¿Quién hace el control de calidad?

-¿Disponemos de lugar para operar el proyecto en nuestras instalaciones o habría que alquilar una oficina?

-¿Podemos hacerlo en la empresa de seguros?

-¿Quién traslada los documentos a nuestro centro de producción?

-¿Hace falta un seguro?

-¿El equipamiento de escáner y servidores actuales van a ser suficientes para dar cobertura a este servicio o deberíamos comprar más?

¿Hacen falta contratos de mantenimiento?, etc.

Sin la meta, los objetivos y la reflexión inicial, deberemos plantearnos lo siguiente: ¿Cómo podemos estimar riesgos?.

-Considerar si con este escenario de partida es viable alcanzar la meta deseada.

-Saber cuáles son los problemas principales con que nos podemos encontrar.

-De qué forma puedo valorar que un determinado operador logístico sea el adecuado para este servicio.

-Qué ocurre si se retrasa el proceso de preparación de la documentación.

-Si se puede poner en marcha un turno de trabajo en horario nocturno.

-Si se ha considerado el sobrecoste de la nocturnidad.

-Qué ocurre si mi proveedor habitual de tecnología quiebra y no puede servir el equipamiento.

-Dónde, cómo y por qué se pueden producir demoras o gastos extra.

Hagamos, en definitiva un ejercicio sencillo basado en la empatía. Póngase en el lado contrario, es usted al que le presentan una definición de proyecto con este grado de inmadurez: ¿se atrevería a autorizarlo y se haría responsable de ello?; ¿entiende este proyecto?; ¿dirigiría este proyecto?

Seguro que ya tiene la respuesta.

CONTRAMEDIDAS

Definir un plan general de proyecto que al menos contemple:

• Identificación del proyecto
• Descripción de la necesidad
• Meta
• Objetivos
• Indicadores generales de éxito
• Estimación global de necesidades de recursos humanos
• Estimación global de necesidades de recursos materiales
• Cronograma tentativo
• Identificación y análisis general de riesgos

Quizá ahora sí se atreva a dirigir este proyecto y luchar con su equipo por alcanzar la meta o incluso mejorarla.

Si es así, vayamos hacia la planificación para comentar algunos errores.

Emilio Sanz, fecit.