Organización natural

Sun Tzu apunta desde el principio algunos elementos que se repiten constantemente en los diferentes capítulos y que se relacionan de forma directa con la naturaleza de nuestro trabajo como gestores de información, como son la importancia y el uso de la información en las organizaciones y la flexibilidad.

“Las organizaciones naturales eficaces según Sun Tzu  tienen tres características:

1.- La duración de su existencia se corresponde con el plazo de tiempo necesario para cumplir su propósito.

2.- Se basan en la información. Buscan datos y los utilizan como base para sus actos. Evitan las opiniones no fundadas y las conjeturas, y optan por enfrentarse a las situaciones de incertidumbre estimando razonablemente las posibilidades.

3.- Son completamente flexibles y totalmente adaptables. Reaccionan con rapidez y con eficacia ante los cambios de entorno que afecten a su capacidad para cumplir su propósito definido.”

Donald Krause destaca que “El concepto de equipo temporal de proyecto ha tenido tanto éxito que los teóricos modernos de la gestión de empresas lo proponen como modelo organizativo de futuro”.

Un servicio de gestión de información y documentos corporativo puede adaptarse perfectamente a este modelo para reducir costes y ejecutar proyectos utilizando recursos humanos y materiales de forma temporal. No es nada nuevo y se hace desde hace mucho tiempo, por ejemplo cuando es necesario abordar proyectos urgentes y/o de tratamiento masivo de información y documentos (digitalización, grabación de datos, inventario, catalogación, instalación de fondos, expurgos…).

No obstante si tuviéramos la oportunidad de configurar un equipo de trabajo partiendo de cero quizá podríamos inspirarnos en este principio para dimensionar un grupo reducido de técnicos/gestores cuyo coste fijo no sea un factor negativo y con capacidad para manejar un presupuesto que permita identificar necesidades, analizarlas, valorarlas e implantarlas, utilizando medios humanos y materiales ex profeso para el proyecto.

El equipo de gestores de la información y documentos  no se lastraría de costes fijos y dispondría de una flexibilidad y adaptación constantes a las necesidades presupuestarias, algo que en estos tiempos que nos toca vivir es un factor crítico.

Las organizaciones modernas que se reforzarán con esta crisis conocen perfectamente el valor de la información y su buen uso. Donald Krause dice que “Las organizaciones basadas en la información producen un número de canales superior para mover la información con mayor rapidez. Reducen los gastos fijos del sistema aminorando los requisitos de datos internos innecesarios.”

Por lo tanto, la figura del gestor de información es clave en el modelo estratégico de las organizaciones y es necesario presentar y defender un planteamiento de valor para reforzar la misma.

La organización a la que servimos adquiere una ventaja competitiva desde el momento en que orientamos una parte de nuestra estrategia “formando a los miembros de la organización para que hagan buen uso de la información, asegurándose de que los miembros de la organización tienen acceso rápido a los datos, y permitiéndoles tomar y ejecutar decisiones bien documentadas.”

No nos engañemos, debemos conseguir una perfecta simbiosis entre la función de gestión de información y documentos y la consecución de objetivos de la institución a la que prestamos servicio. Ambos entes se benefician.

Estamos obligados a adaptarnos constantemente a sus necesidades. La subsistencia de la organización garantiza nuestra propia existencia como servicio corporativo.

Emilio Sanz, fecit.


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