Mapa de procesos

En cualquier organización existen múltiples tipos de procesos. A quienes alguna vez hemos participado en los diseños de cuadros de clasificación de un archivo de un organismo público actual, o de una empresa privada, no nos resultarán desconocidos algunos de los aspectos que vamos a comentar.

Seguimos con el ejemplo del post anterior. Somos responsables de la gestión documental corporativa de nuestra organización y hemos comentado que el paso previo para prestar un buen servicio es conocer profundamente nuestra organización. En ese ejercicio previo ya nos hemos aproximado de una forma indirecta, pero no sistemática, al mapa de procesos.

Es habitual hacer una clasificación de los procesos en tres grupos generales:

 –Procesos estratégicos: son de ámbito global y pueden incluir desde la dirección estratégica de nuestra organización, hasta las leyes de aplicación obligatoria para nuestro sector de actividad  o la metodología de obligado cumplimiento.

Procesos clave: podemos considerarlos nuestros procesos, los que aplican a nuestro servicio de gestión documental corporativa.

Procesos de soporte: son aquellos que permiten que una organización funcione y que no están directamente vinculados con la actividad productiva o de servicio público (gestión de recursos humanos, económico-financiera, servicios generales…). En un organismo público aparecen muy vinculados a las Secretarías Generales Técnicas, por poner un ejemplo.

Todos los procesos son necesarios y entre ellos se mantiene un complejo sistema de relaciones parecido a una red neuronal. Si quiero implantar un servicio de difusión selectiva de información para el  cliente interno de mi organización, es seguro que  intervendrán tareas vinculadas a procesos estratégicos y de soporte (presupuestos generales, gestión de compras, homologación de proveedores, etc.).

Veremos, en la siguiente entrada, qué partes básicas tiene un proceso.

Emilio Sanz, fecit.


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