Gestión de errores

Santiago Ramón y Cajal decía que “lo peor no es cometer un error, sino tratar de justificarlo, en vez de aprovecharlo como aviso providencial de nuestra ligereza o ignorancia“. La existencia de errores es una circunstancia inevitable y sana. Siempre he desconfiado de la gente que no se equivoca, o mejor dicho, de la gente que “dice que no se equivoca”, ni son sinceros ni forman equipo.

Creo que los errores son una fuente de conocimiento de primer orden. Como decía Ramón y Cajal, ponen de manifiesto nuestra inmadurez en algún aspecto y eso nos debe hacer reflexionar. Una vez que el error se manifiesta, debemos hacerle frente con un sencillo método:

  1. Se identifica y se asume la responsabilidad
  2. Se acota, cualifica y cuantifica, en definitiva, se analiza.
  3. Se plantean los posibles escenarios de solución
  4. Se soluciona
  5. Se documenta el fallo completo y su solución

Es evidente que se obtienen dos lecciones importantes, conocer su existencia y anticiparnos en caso de que se diera el mismo contexto en el que apareció.

Vemos un ejemplo simple. Imagina que estás haciendo una descripción en un fondo archivístico con una estructura de datos determinada. Los técnicos tienen claro el método y profundidad de la descripción pero a la hora de reflejarlo manualmente en la ficha cada uno utiliza abreviaturas no normalizadas. Cuando se pasen las 2.000 fichas a un grabador de datos, éste capturará la información tal y como la lee. El resultado no será el esperado, ya que la descripción no está normalizada. Si analizamos el error, llegamos a la siguiente conclusión:

  1. Se ha identificado una descripción inadecuada por falta de normalización. El Jefe de Proyecto, que marca las pautas del equipo de técnicos es responsable de este fallo.
  2. El alcance es de 877 fichas en las que se identifican abreviaturas no normalizadas. Equivale a 73 horas de trabajo de un archivero técnico.
  3. Se crea una norma homogénea de descripción y de grabación de datos, que debe ser conocida por todo el equipo. Será actualizada y publicitada por el Jefe de Proyecto.

Una vez superado el error, el equipo de proyecto habrá aprendido una buena lección y estará alerta para evitar un fallo similar. Sin embargo, ¿qué ocurriría si esta situación se repite? Ya no se trata de ligereza o ignorancia, sino de un trabajo mal hecho, dejadez, falta de control, incompetencia… llámalo como quieras, pero eso exige una acción correctiva inmediata.

Como conclusión, los errores no deben asustarnos. Deberás dedicar un esfuerzo complementario y a cambio obtendrás una experiencia muy valiosa.

Emilio Sanz, fecit.

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