Util y práctico

Muchos de nosotros somos conductores y esta es una actividad habitual en la que ejercemos la planificación de proyectos, por ejemplo cuando vamos de viaje. Nos basamos en una serie de indicadores de servicio para vigilar la buena marcha del mismo, controlando en todo momento la ausencia de niveles críticos.

Supongamos que el viaje tiene una distancia total de 300 kilómetros. Antes de empezar a conducir y durante el trayecto, vigilamos los niveles (combustible, aceite, frenos, etc.). Como dispongo de una información adecuada sobre las principales variables tengo una sólida base sobre la que tomar decisiones, por ejemplo repostar combustible, cuando el indicador llegue al nivel crítico (la reserva).

Algo muy importante, el sistema me informa de la existencia de un elemento crítico, niveles de reserva. Si no presto atención a los mismos se producirá un fallo que me impedirá conseguir mi objetivo y en definitiva, habré hecho una gestión inadecuada de mis medios.

Otro aspecto a tener en cuenta es que dispongo de recursos económicos limitados y cuando sea necesario repostar, podré calcular que parte de los mismos necesito emplear para obtener el combustible suficiente y cubrir el trayecto de 300 km., sin que deba emplear la totalidad de los mismos en esto.

Este primer conjunto de informaciones las podemos denominar variables operativas, pero no son las únicas ya que podemos definir un segundo conjunto denominado variables de planificación, en este caso, el itinerario, la distancia, los tiempos de descanso, los recursos económicos disponibles, las comunicaciones, etc.

Como puedes observar, los indicadores de servicio no están al 100 % (=perfección), pero eso no me impide, de acuerdo con las variables de planificación conocidas, hacer el viaje. Dispongo de un equilibrio operativo óptimo.

Para llegar a esta situación cuento con:

  1. Un plan con objetivos (el viaje)
  2. Medios materiales adecuados (vehículo, recursos económicos…)
  3. Un sistema de control y seguimiento de todas las variables

No debemos olvidar que el arte de una buena gestión reside en mantener el equilibrio entre lo útil y lo práctico

En el próximo comentario trataré de trasladar este ejemplo a un contexto archivístico, verás como encuentras muchas similitudes.

Emilio Sanz, fecit.

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