Hace unos años un cliente me pidió valoración de un escáner de alta producción para digitalizar en su archivo. Identificamos conjuntamente de forma somera sus necesidades y si no me equivoco se decantaba por un equipo valorado entre 12.000 y 18.000 euros, es decir una inversión importante.
Me comentaba que el proyecto lo quería hacer con recursos propios y no quería plantearse la colaboración de una empresa externa sino que obtendría la fuerza de trabajo a través de colaboraciones puntuales de personal tipo becario o similar y con su propio esfuerzo en tiempos muertos.
Le pedí que me comentara el modelo de costes que estaba utilizando, los compromisos de plazo, los medios de explotación de información… y me comentó que no había hecho ese ejercicio.
Mi sugerencia fue que no acometiera la inversión, ya que el riesgo de fracaso en su objetivo inicial era elevado al no conocer las variables básicas del proyecto y los posibles escenarios de trabajo para identificar el contexto más eficaz y eficiente.
Hemos visto en múltiples ejemplos a lo largo del blog como las decisiones es mejor tomarlas sobre una base de conocimiento y no sobre el atrevimiento.
Parece claro que los tres modelos básicos para acometer el proyecto serían:
- Ejecutar el mismo con medios propios: asumiendo en los presupuestos de la organización nuevos costes fijos derivados de la digitalización (recursos materiales, recursos humanos…). Se tiene que tener claro que los compromisos de plazo para la puesta a disposición de la organización del fondo digitalizado deben ser serios y no vincularlos al modelo de «en ratos libres».
- Externalizar la función de digitalización a un proveedor especializado: en este caso, se debe estimar adecuadamente el alcance del trabajo de digitalización y los acuerdos de nivel de servicio que se van a solicitar al proveedor externo. Evidentemente, deberá estimar la parte de costes fijos que le suponen a la organización la implementación de la nueva mejora.
- Un modelo mixto: que suele ser habitual y se apoya en el modelo de externalización cuando es necesario hacer una carga masiva voluminosa sobre un fondo documental acumulado. Una vez digitalizado, cabe plantearse si se mantiene un servicio externalizado ajustado a la producción documental del día a día o bien la organización se dota de recursos humanos y materiales propios para mantener esta nueva actividad.
En definitiva lo importante para determinar cuál es el mejor modelo de servicio es conocer:
- Alcance y compromisos de calidad y servicio
- Seleccionar el mejor modelo para acometer el proyecto
- Inversiones necesarias
A partir de este punto ya se puede comenzar el proyecto, veamos que lo caracteriza.
Emilio Sanz, fecit.
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