Consultores Documentales cumple en este mes de junio un año de colaboración con el Equipo de Imthe Consultores y, aprovechamos este momento, para conocer algo más de cerca su servicio de tratamiento archivístico, presentado por Angela Congost y Karina Reyes.
¿Quiénes son Angela Congost y Karina Reyes?
Ángela Congost es Licenciada en Historia por la Universidad de Alicante (2002) y especialista en Archivística y Gestión Documental, dirige la Delegación de Imthe Levante y el Departamento de Archivo, desde el que se emiten los informes técnicos de los proyectos de tratamiento documental, convenientemente previa valoración “in situ”, y se lleva a cabo la supervisión y el seguimiento de los trabajos.
Karina Reyes es Licenciada en Bibliotecología y Documentación por la Universidad de la Habana, Cuba (2004), con un amplia experiencia en el tratamiento de fondos documentales administrativos (Ministerios y Diputaciones) y fondos privados y familiares (Bufetes de Abogados, Estudios de Arquitectos, etc.). Tiene a su cargo la dirección, supervisión y seguimiento de los proyectos en Imthe_BCN.
¿Qué es el servicio de tratamiento archivístico?
Se entiende por Tratamiento Archivístico todas aquellas operaciones que se han de llevar a cabo en cada una de las fases que componen el proceso de control intelectual y físico de los fondos a lo largo del ciclo vital de los documentos.
Lo que se pretende con el tratamiento archivístico es saber qué documentación se tiene y tenerla controlada, para facilitar su recuperación, consulta, difusión, intercambio, etc. A través de unos campos de descripción mínimos y la asignación de un localizador unívoco o signatura. Como todos sabemos se puede trabajar en diferentes niveles, pudiendo elaborar desde un inventario somero a un catálogo de documentos.
Cada uno de nuestros proyectos de tratamiento documental queremos que contenga un alto valor añadido, que podríamos resumir en tres puntos clave:
- Servicio técnico cualificado, con profesionales en plantilla especialistas del sector de la Archivística, Biblioteconomía y Documentación.
- Servicio de seguimiento de los proyectos: informes semanales o mensuales, supervisión de los trabajos in situ y memoria final del proyecto.
- Servicio de calidad, con una garantía de un año de los trabajos ejecutados.
¿A qué clientes va dirigido este servicio?
Nuestro Servicio de Tratamiento Archivístico va dirigido a todas aquellas instituciones y empresas interesadas en organizar y conservar sus fondos, así como también salvaguardar su patrimonio documental.
Normalmente son los propios archivos o bibliotecas, tanto de ámbito privado como público, los que a veces externalizan este servicio, aunque suelen contar con personal técnico en plantilla, por necesidad de controlar una documentación de forma urgente, por haber recibido unas transferencias o un ingreso extraordinario, una donación, etc.
¿Qué necesidades satisface este servicio?
El tratamiento archivístico posibilita poner los documentos al servicio de los investigadores y de los ciudadanos en general, así como agilizar la gestión de las organizaciones y fomentar la legalidad, la calidad, la eficacia y la transparencia.
Las mejoras más habituales que encontramos con el tratamiento documental responden a problemas de espacio, tiempos de búsqueda, descontrol en la ubicación y el acceso a la información, duplicidad de documentos, pérdida de conocimiento corporativo, contenedores inapropiados para la conservación, etc.
Según las características de los propios documentos o de la información que contienen, se pueden explotar para diversas actividades, como campañas publicitarias, exposiciones, publicaciones, actividades didácticas, etc.
¿Qué beneficios aporta el tratamiento archivístico propuesto por Imthe?
La formación del personal técnico, nos permite comprender las necesidades de este tipo de proyectos y elaborar propuestas que se ajustan a sus requisitos.
Nuestra experiencia nos ha permitido familiarizarnos con materiales muy heterogéneos y sobre todo de carácter histórico. A modo de referencia comentar dos casos prácticos:
Proyecto de Descripción de Fondos Fotográficos en el INSPAI (Diputación Provincial de Gerona)
Los fondos fotográficos fueron descritos a través de la Norma de Descripción Archivística de Catalunya (NODAC), a nivel de catálogo:
- Valentí Fargnoli, 834 placas de vidrio de principios del siglo XX (compra)
- Marí Roura, 321 placas de vidrio de 1941-1980 (donación)
- Josep María Bohigas y Pujol, 350 negativos de acetato de 1950-1980 (donación)
Proyecto de Inventario del Fondo Documental del Festival de Teatro Clásico de Mérida en la Biblioteca Pública del Estado en Mérida.
Este fondo les fue transferido desde el Área de Cultura y se compone de prensa, revistas, fotografías, carteles, láminas de dibujo artístico, programas de mano, material audiovisual (cintas de video, DVD´s, DVC pro, cintas de cassette, mini DVD), monografías, memorias, actas, anuarios y libros de firmas, con un volumen de 1702 registros.
¿Si estoy interesado en recibir información específica de este servicio cómo puedo contactar con Imthe y quién me puede atender de forma personal?
Karina Reyes Serrano
- Directora de Proyectos Imthe_BCN
- Imthe – Tratamiento y Gestión Documental, S.L.
- Jaume Casanovas, 27 08820 EL PRAT DE LLOBREGAT (Barcelona)
- t. 936 11 10 60 f. 936 11 19 72 imthe@imtheconsultores.com
Ángela Congost Pina
- Directora de la Delegacion Imthe Levante y del Departamento de Archivo de Imthe
- ALICANTE, Muelle de Poniente, s/n – (Antigua Casa del Mar) 03001 ALICANTE
- t. 966 37 72 58 f. 965 92 86 16 imthelevante@imtheconsultores.com
Desde Consultores Documentales agradecemos nuevamente al Equipo de Imthe la oportunidad de conocer con más detalle sus servicios y valores añadidos, así como a su Equipo de Profesionales.
Emilio Sanz / www.conocimientopractico.es / @InfoPractico
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