La tarea de vigilancia y control del proyecto es una actividad cuya responsabilidad recae en el gerente o director de proyecto. Podrá llegar a delegar algunos aspectos si bien se debe tener claro que para controlar el proyecto se debe disponer de una información elaborada y además resulta imprescindible tener una visión general, algo que sólo el gerente conoce.
Controlar no es vigilar, es sobre todo conocer y tener capacidad de anticipación, corrección y evaluación para identificar desviaciones y mejorar la implantación. Como vemos es algo que va más allá del día a día de las tareas operativas.
El control contempla aspectos como:
- Estilos de dirección: afecta de forma directa a las relaciones sociales del equipo de proyecto y un buen estilo de dirección es algo que requiere experiencia. Un buena dirección es la que facilita-convence y una mala dirección es la que impone.
- Establecer herramientas de control: orientadas al control del coste, el plazo y las acciones correctivas ante la identificación de desviaciones.
- Elaborar informes del estado del proyecto: como se ha dicho en alguna ocasión en entradas anteriores, sólo se puede gestionar lo que se conoce. Por lo tanto se deben establecer herramientas de información que permitan evaluar la evolución y trasladar dicha información de forma sencilla a informes regulares de seguimiento.
- Revisar el programa de proyecto: toda la información de control debe permitir comparar la EDT y el diagrama de Gantt actual con el de partida. La programación y la planificación son actividades permanentes durante el ciclo de vida de proyecto.
- Emitir cambios de órdenes: ante nuevos requerimientos, debe existir un procedimiento normalizado de gestión del cambio, cuyo impacto debe ser valorado y recogido en la meta, plazo y coste de proyecto.
En definitiva podemos entender como control que lo esperado que ocurra, ocurra.
Durante las próximas entradas se irán desarrollando diversas ideas relativas a la fase de control.
Emilio Sanz, fecit.
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