{"id":803,"date":"2009-10-20T09:00:16","date_gmt":"2009-10-20T07:00:16","guid":{"rendered":"http:\/\/sorprendemos.com\/consultoresdocumentales\/?p=803"},"modified":"2012-08-20T13:39:35","modified_gmt":"2012-08-20T11:39:35","slug":"captura-de-datos-iv","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/sorprendemos.com\/consultoresdocumentales\/?p=803","title":{"rendered":"Toma de datos IV"},"content":{"rendered":"<p><a href=\"http:\/\/sorprendemos.com\/consultoresdocumentales\/?p=803 \"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"size-full wp-image-818 alignleft\" title=\"Consultor\u00eda documental\" src=\"http:\/\/sorprendemos.com\/consultoresdocumentales\/wp-content\/uploads\/2009\/10\/82-Toma-de-datos-IV.jpg\" alt=\"Toma de datos\" width=\"194\" height=\"161\" \/><\/a><\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">\u00bfY qu\u00e9 datos debo recopilar?. No es una repuesta sencilla, es m\u00e1s no existe respuesta si se plantea de esa forma.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Una consultor\u00eda documental puede abordar un conjunto casi inabarcable de \u00e1mbitos de estudio (valoraci\u00f3n documental, organizaci\u00f3n de fondos, digitalizaci\u00f3n, expurgo, externalizaci\u00f3n de custodia, normativa, cat\u00e1logos de servicio, modernizaci\u00f3n\u2026).<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Como siempre hemos recordado en Consultores Documentales ser\u00e1 el propio proyecto el que nos diga qu\u00e9 debemos estudiar. <strong>La meta y los objetivos definidos en el mismo nos facilitan la respuesta<\/strong>.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Dos tipos de datos conformar\u00e1n nuestro modelo de captura de informaci\u00f3n.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\"><strong>Por un lado tenemos datos de naturaleza cuantitativa<\/strong> cuyo objetivo es determinar cantidades (metros lineales, unidades de instalaci\u00f3n, n\u00famero de documentos, dep\u00f3sitos, incremento anual del fondo documental, registros de descripci\u00f3n en la base de datos del archivo\u2026).<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Por ejemplo, si estoy tratando de analizar las necesidades de infraestructura de espacio de archivo necesitar\u00e9 saber al menos el espacio existente, la capacidad de archivo, el grado de saturaci\u00f3n actual, el incremento anual del fondo, la oportunidad de expurgo\u2026 como vemos son datos de naturaleza cuantitativa que convenientemente cruzados permiten realizar una estimaci\u00f3n o al menos trazar un posible escenario a corto y medio plazo sobre datos reales.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">El resultado deber\u00e1 ser una cifra o un dato que pueda ser representado de forma gr\u00e1fica para facilitar su asimilaci\u00f3n por un interlocutor no experto.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Pero adem\u00e1s de los datos cuantitativos ser\u00e1 necesario manejar <strong>datos cualitativos<\/strong>, es decir si el anterior enfoque permite determinar cantidades en este caso se trata de descubrir o identificar elementos. Por ejemplo necesitar\u00eda recabar informaci\u00f3n sobre el estado de los cuadros de clasificaci\u00f3n, la normativa interna de gesti\u00f3n documental, los criterios de expurgo, los criterios de confidencialidad\u2026<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Igual que el porcentaje de saturaci\u00f3n de un dep\u00f3sito lo puedo cuantificar en un 110%, la inexistencia de un cuadro de clasificaci\u00f3n me permite identificar en la toma de datos una gran debilidad en el sistema de gesti\u00f3n documental corporativo.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">En un proyecto de consultor\u00eda la toma de datos puede representar entre el 30% al 40% del esfuerzo total del proyecto. Dicho de otro modo, si se hace mal el proyecto es ruinoso y la calidad seguramente cuestionable.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">La toma de datos debe estar alineada con los objetivos y con los resultados esperados y debe existir una gran disciplina y experiencia suficiente en la recopilaci\u00f3n de informaci\u00f3n.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Insisto, esta fase del proyecto no admite muchos errores, si la captura de datos es inadecuada el resultado final es deficiente y adem\u00e1s no suele existir una \u201csegunda\u00a0 oportunidad\u201d para tomar datos\u2026 se imagina repetir las entrevistas a un usuario ya entrevistado, mal asunto.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Continuamos trabajando sobre la consultor\u00eda documental introduci\u00e9ndonos en la fase de an\u00e1lisis.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Emilio Sanz, fecit.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>\u00bfY qu\u00e9 datos debo recopilar?. 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