{"id":780,"date":"2009-09-30T09:56:50","date_gmt":"2009-09-30T07:56:50","guid":{"rendered":"http:\/\/sorprendemos.com\/consultoresdocumentales\/?p=780"},"modified":"2020-02-09T20:11:09","modified_gmt":"2020-02-09T18:11:09","slug":"toma-de-datos-i","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/sorprendemos.com\/consultoresdocumentales\/?p=780","title":{"rendered":"Toma de datos I"},"content":{"rendered":"

\"Toma<\/a><\/p>\n

Por muy experto que sea un consultor no es un mago capaz de emitir un diagn\u00f3stico sobre la situaci\u00f3n actual de la organizaci\u00f3n objeto de an\u00e1lisis, sin haber realizado una captura de informaci\u00f3n previa.<\/span><\/p>\n

No obstante si es cierto que la experiencia te permite \u201cpercibir en el ambiente\u201d, con unas primeras miradas y conversaciones aspectos y pistas de situaciones susceptiblemente mejorables.<\/span><\/p>\n

En m\u00e1s de una ocasi\u00f3n, en consultor\u00edas de naturaleza documental \/ archiv\u00edstica las primeras ojeadas en las oficinas de gesti\u00f3n y archivos de oficina\/centrales en las que se aprecia acumulaci\u00f3n de documentos, instalaciones provisionales, documentos archivados en cajas de mudanza, clasificaci\u00f3n bajo criterios como \u201cvarios\u201d, falta de normativa de gesti\u00f3n\u00a0documental, procedimientos de gesti\u00f3n personales\u2026 dejan ver s\u00edntomas habituales de una deficiente gesti\u00f3n documental corporativa.<\/span><\/p>\n

Insisto no obstante que eso no es suficiente, el problema es percibido y sufrido por todas las personas de la organizaci\u00f3n y no necesitan de un consultor experto para que les diga lo que ya es evidente.<\/span><\/p>\n

El consultor debe ser capaz de cuantificar y cualificar el problema y proponer un plan de implantaci\u00f3n realista para corregir y mejorar el punto de partida, ligado a un presupuesto, a un plazo y un objetivo de calidad.<\/span><\/p>\n

La gesti\u00f3n documental es un servicio de naturaleza horizontal en las organizaciones y como tal debe cumplir sus par\u00e1metros de eficacia y eficiencia, es decir coste razonable y resultado excelente.<\/span><\/p>\n

Cuando un m\u00e9dico recibe en la consulta a un enfermo percibe s\u00edntomas generales de enfermedad y hace uso complementariamente de pruebas diagn\u00f3sticas para recopilar informaci\u00f3n y poder delimitar adecuadamente la situaci\u00f3n de partida como paso previo a una propuesta de tratamiento, el consultor documental precisa recopilar datos sobre el terreno para delimitar el punto de partida.<\/span><\/p>\n

En ocasiones \u201cclientes con poco criterio t\u00e9cnico\u201d se saltan la parte de consultor\u00eda, que en el fondo no implica una inversi\u00f3n importante en el conjunto de un proyecto, para pasar a la implantaci\u00f3n con un desconocimiento temerario de la situaci\u00f3n actual.<\/span><\/p>\n

En ese caso el jefe de proyecto que se haga cargo de la implantaci\u00f3n (sin consultor\u00eda documental previa) deber\u00e1 tener un control f\u00e9rreo sobre los objetivos, los costes y los alcances estimados ya que desde un principio se producir\u00e1n desviaciones que deben ser tratadas bajo el modelo de gesti\u00f3n del cambio, de lo contrario el riesgo operativo a asumir es extremadamente elevado.<\/span><\/p>\n

En una consultor\u00eda documental por lo tanto, el responsable debe plantear una primera etapa de captura de informaci\u00f3n vinculada directamente a la meta del proyecto.<\/span><\/p>\n

El consultor no sabe de todo, sencillamente suma a su experiencia previa m\u00e9todos de consultor\u00eda que le permiten en un plazo razonablemente corto obtener una idea precisa de la situaci\u00f3n de partida.<\/span><\/p>\n

Tres fuentes de informaci\u00f3n suelen resultar eficaces para la primera aproximaci\u00f3n:<\/span><\/p>\n