{"id":689,"date":"2009-07-15T09:07:15","date_gmt":"2009-07-15T07:07:15","guid":{"rendered":"http:\/\/sorprendemos.com\/consultoresdocumentales\/?p=689"},"modified":"2012-08-20T13:44:11","modified_gmt":"2012-08-20T11:44:11","slug":"logistica","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/sorprendemos.com\/consultoresdocumentales\/?p=689","title":{"rendered":"Log\u00edstica"},"content":{"rendered":"<p><a href=\"http:\/\/sorprendemos.com\/consultoresdocumentales\/?p=689 \"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"size-medium wp-image-694 alignleft\" title=\"Digitalizaci\u00f3n\" src=\"http:\/\/sorprendemos.com\/consultoresdocumentales\/wp-content\/uploads\/2009\/07\/75-logistica.jpg\" alt=\"Log\u00edstica\" width=\"181\" height=\"130\" \/><\/a><\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Cualquier proyecto de digitalizaci\u00f3n masiva obliga a dise\u00f1ar un modelo log\u00edstico m\u00e1s o menos complejo.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Evite la idea de trasladar la totalidad del fondo documental al centro de digitalizaci\u00f3n y opte por transportar el volumen de documentos que sea capaz de procesar diaria o semanalmente (depende del esquema de producci\u00f3n elegido) sumando un peque\u00f1o excedente para cubrir posibles incidencias en la cadena de producci\u00f3n. No se debe en ning\u00fan caso pasar por alto este aspecto ya que del mismo dependen algunas variables importantes (sin tener en cuenta otros argumentos de costes):<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\"><strong>Seguridad de los documentos e informaci\u00f3n<\/strong>. Tenga en cuenta que trabajar\u00e1 habitualmente con documentos de archivo en soporte papel cuya naturaleza los hace \u00fanicos. Deber\u00e1 tener habilitados los medios de custodia adecuados al volumen documental almacenado (condiciones medioambientales adecuadas, medidas de detecci\u00f3n y extinci\u00f3n de incendios, vigilancia pasiva y activa&#8230;).<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\"><strong>Responsabilidad de custodia.<\/strong> Desde el momento en el que se hace custodio de los documentos asume la responsabilidad de los mismos con lo que ello supone. Recuerde que los documentos encierran valores documentales y suelen ser garantes de derechos y deberes de las partes. Por lo tanto, con su custodia asume esa importante carga.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\"><strong>Control de consulta y pr\u00e9stamo<\/strong>. L\u00f3gicamente desde el centro de digitalizaci\u00f3n se deber\u00e1 dar servicio de consulta y pr\u00e9stamo a las oficinas productoras de documentos para su gesti\u00f3n diaria y el centro de digitalizaci\u00f3n deber\u00e1 asumir los costes de este servicio. Cuanto mayor volumen y\/o permanencia de los documentos mayor carga de trabajo derivada.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Habiendo hecho estas reflexiones sencillas pero necesarias, deber\u00e1 evaluar entonces la capacidad de producci\u00f3n del centro y el volumen documental \u00f3ptimo para mantener una carga de trabajo constante reduciendo al m\u00ednimo la custodia temporal de originales.\u00a0 En la cadena log\u00edstica, cualquier movimiento de documentos debe ser perfectamente documentado. Ser\u00e1 muy habitual que dise\u00f1e una valija regular de entrada y salida de documentos en el centro de proceso, subcontratando una empresa especializada de transporte.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Deber\u00e1 hacer uso de albaranes con firma original para el movimiento de la valija. Adem\u00e1s cada entrada o salida debe ser convenientemente cotejada para asegurar que lo documentado en el albar\u00e1n se ajusta a la entrega o retirada.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Adem\u00e1s de este primer nivel log\u00edstico digamos general, existe otro m\u00e1s espec\u00edfico en la cadena de digitalizaci\u00f3n que debe ser igualmente documentado con exactitud. La documentaci\u00f3n recibida debe ser instalada temporalmente de forma ordenada. Posteriormente se producir\u00e1 un nuevo movimiento desde este punto a la zona de manipulado, para la preparaci\u00f3n de lotes de digitalizaci\u00f3n. Una vez digitalizada la documentaci\u00f3n, ser\u00e1 instalada de nuevo f\u00edsicamente seg\u00fan se determine, para su reubicaci\u00f3n en la zona de custodia temporal hasta su salida definitiva del centro de proceso.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Como ve la cadena log\u00edstica tiene un protagonismo importante y es un coste que no se debe obviar sino desea llevarse una nefasta noticia cuando ponga en marcha el proyecto.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Veremos en la siguiente entrada otra actividad cr\u00edtica para estimar adecuadamente el proyecto, la preparaci\u00f3n documental.<\/p>\n<p style=\"text-align: justify;\">Emilio Sanz, fecit.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Cualquier proyecto de digitalizaci\u00f3n masiva obliga a dise\u00f1ar un modelo log\u00edstico m\u00e1s o menos complejo. 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